0318-830376 info@docco.nl

De toepassing van scan-en-herken in de administratieve processen bij accountants- en administratiekantoren is nog steeds sterk in opkomst. Ondanks dat dit in mijn beleving een suboptimale oplossing is. Elektronisch factureren (in een standaard als UBL) levert namelijk meer voordelen op, zoals duidelijkheid over de inhoud van factuurvelden en daardoor een betere matching met de administratie. De ervaring leert echter dat de mens een stuk minder snel innoveert dan de techniek. De kloof tussen technische mogelijkheden, en wat wij als mens aankunnen, wordt met de dag groter. Dit is niet onoverkomelijk, maar met toepassing van scan-en-herken in combinatie met een ontwikkeling als het Referentie Grootboekschema (RGS) moet er wel aan één randvoorwaarde worden voldaan en dat is ‘robotisering’. Het systeem moet door de inzet van een slimme robot automatisch bepalen waar een boekingsdocument op geboekt wordt in de administratie. Ook als een document leidt tot meerdere boekingsregels.

Scan-en-herken steeds meer in opkomst

Er zijn kantoren die (nog) niet, of in beperkte mate, gebruik maken van scan-en-herken van boekingsdocumenten (zoals facturen en kassabonnen) als voorportaal voor het administratieve verwerkingsproces. Prima als volledig over zijn op elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking als onderdeel daarvan. Dat maakt scan-en-herken voor een belangrijk deel overbodig. Maar zolang dit laatste nog niet het geval is biedt scan-en-herken, in combinatie met elektronische factuurverwerking, de mogelijkheid om administraties efficiënter en frequenter bij te werken. Voor klanten van genoemde kantoren is dit ook een effectieve en laagdrempelige manier een bijdrage te leveren aan het optimaliseren van het administratieve proces van zijn of haar administratie.

Scan-en-herken is een typisch voorbeeld van een ontwikkeling waar de factor mens een bepalende rol in heeft. Wij vinden het nog steeds noodzakelijk om facturen letterlijk te zien, terwijl we eigenlijk meer op het systeem moeten vertrouwen.

RGS gaat ons helpen

Al jaren is RGS aanwezig maar een echte doorbraak heeft nog niet plaatsgevonden. Standaardisatie van het grootboek is een must om uiteindelijk als dataregisseur een toonaangevende rol gaan spelen. De RGS brugstaat is een mooi begin, maar er zijn meer mogelijkheden die weer tot nieuwe kansen kunnen leiden. Standard Business Reporting (SBR) wordt nog steeds als een verplicht feestje beschouwd en raakt door de opkomst van nieuwe ontwikkelingen een beetje naar de achtergrond. We leveren aan via SBR en dat is prima. RGS begint een stap eerder, namelijk in het grootboek.

STIPAC
Met het gezamenlijke initiatief STIPAC van DOCCO en GBNED willen we de mogelijkheden van RGS uitbreiden. Niet alleen aan de uitvoerkant, maar ook nog een stap eerder in het proces. Denk aan de (Loon)journaalposten, webwinkelverkopen en andere (sub)administratie die (grootboek)mutaties aanleveren. Hoe mooi zou het zijn als dat kan op basis van een standaard rekeningschema. En waarom zouden we de activastaat of de verplichtingenregistratie ook niet gaan standaardiseren?  De data zal losgetrokken moeten worden van de applicaties en hoe meer data wordt gestandaardiseerd hoe meer mogelijkheden dit biedt.

Zelfboeken is niet meer van deze tijd

Als we scan-en-herken, in combinatie met elektronisch factureren en bijvoorbeeld het RGS journaal, uitrollen bij zo’n beetje alle klanten dan blijft er weinig te boeken meer over. De banktransacties worden steeds gemakkelijker en meer geautomatiseerd verwerkt met behulp van PSD2. Als kantoor zou je graag alle klantadministraties in beheer willen hebben, want dan heb je hier zicht op waardoor je de adviesfunctie beter kunt invullen. Het traditionele boekhouden zal steeds sneller gaan verdwijnen. De technieken die geautomatiseerd boekhouden ondersteunen worden steeds vaker uitgerold bij de verschillende boekhoudoplossingen. Eerlijkheid gebied wel te zeggen dat de meeste leveranciers sneller willen dan hun klanten. Toch weer die factor mens die maar moeizaam wil veranderen.

Factor mens moet omlaag

De techniek biedt ons genoeg mogelijkheden om efficiënter te gaan werken en om nieuwe kansen te benutten. Veranderen vinden we lastig en we doen liever iets omdat we dit altijd al zo doen. Wie stelt zichzelf elke dag de vraag ‘hoe kunnen we het slimmer doen?’. Zo lang de mens te veel aanwezig is binnen een proces blijft het een uitdaging om substantiële stappen te zetten. We moeten het systeem voor ons laten werken, want dat is vele malen efficiënter en leidt altijd tot dezelfde uitkomst.

Scan-en-herken is op dit moment voor de meeste kantoren een aansprekend proces waarbij je de klant kunt betrekken en efficiency. Deze ontwikkeling staat niet op zich en houdt dan ook rekening met andere vormen van standaardisatie om ook duurzaam stappen te kunnen zetten.

Op het ‘Hands on seminar: Boekhoudsoftware, standaarden en koppelingen‘ op 30 maart 2022 staan onderwerpen als Open banking, E-factureren, Online betalingen, RGS, XML Auditfiles en Automatische winstaangifte op het programma. Hoever is de markt met PSD2 en andere standaarden? Naast voorlichting gaan gebruikers samen met softwareleveranciers aan de slag tijdens dit hands on seminar. En wordt de propositie van STIPAC uitgelegd.

Gaaf om elkaar weer eens fysiek te treffen 🙂

Mark Bisschop

Mark Bisschop

Adviseur