0318-830376 info@docco.nl

Gepubliceerd door inspireertbeterondernemen.nl

Achterop raken bij de rest van de branche? Dat wil geen enkele accountant. Maar voorop lopen valt ook niet mee, als je niet weet hoe de toekomst eruit ziet. Want welke ontwikkelingen zijn echt belangrijk? En hoe speel je erop in? Complexe vragen om te beantwoorden, volgens Reindert Doorn, oprichter van DOCCO IT & Verandermanagement. ‘Maar gelukkig kennen we wel de ingrediënten voor een wendbare organisatie. En dat is belangrijk. Want vergeet niet: de V&D had ook trouwe klanten.’

De accountancy verandert. Dat blijft ook zo. Maar – heel eerlijk – dat is ook nooit anders geweest. En tóch is het nu belangrijker dan ooit om bij te blijven. Omdat de aard van de veranderingen nog nooit zo fundamenteel was. En het tempo waarin ze op je afkomen, nog nooit zo hoog lag. Doorn: ‘Die veranderingen, dat zijn vooral allerlei nieuwe, disruptieve technologieën. Daar zul je als accountants en adviseurs iets mee moeten. Dat is een uitdaging voor een branche die van oudsher vrij conservatief is en waar je nogal wat risicomijdende persoonlijkheden vindt.’

Gebrek aan visie

De grootste risicofactoren om achterop te raken somt Doorn moeiteloos op. ‘In veel accountantskantoren is het leiderschap gebaseerd op senioriteit. Dat betekent dat mensen niet in een leiderschapsrol zitten omdat ze goede peoplemanagers zijn, maar omdat ze goede, ervaren accountants zijn. Dat leidt wel eens tot een gebrek aan visie, ze hebben soms geen idee waar ze met hun kantoor naartoe willen. Daarnaast zie je veel onwetendheid. Mensen hebben geen tijd om zich in ontwikkelingen ter verdiepen, of ze hebben er geen interesse in. En er is nog veel onderschatting. Mensen denken dat het wel losloopt. Of dat zeggen ze in ieder geval, tegen beter weten in.’

De juiste mensen

Inspelen op veranderingen is al moeilijk genoeg als je weet wat er wanneer gaat veranderen, maar de toekomst die Doorn schetst, klinkt als een bijna onmogelijke opdracht. Toch is het dat niet, verzekert hij. ‘Het wordt heel lastig als je voor allerlei voldongen feiten komt te staan. Maar dat kun je voorkomen door nu al te zorgen dat je organisatie in ieder geval wendbaar is. Bijvoorbeeld door de juiste mensen aan boord te halen. En door te zorgen dat je niet aan allerlei langlopende contracten met leveranciers vastzit.’

Deelgenoot maken

Doorn: ‘Een blauwdruk is niet te geven. Daarvoor zijn de onzekerheden te groot. Maar ingrediënten om een wendbare organisatie te worden, zijn er wel. Zo helpt het om concrete, daadkrachtige doelen te stellen. ‘Volgend jaar werken we papierloos, voor die en die segmenten’, bijvoorbeeld. En: betrek je team erbij. Ga gewoon eens zitten, leg uit dat er zaken anders worden in de toekomst, en vraag hoe zij dat voor zich zien. Dan maak je ze deelgenoot van de uitdagingen waar je als kantoor voor staat, én het helpt met draagvlak en creativiteit bij veranderingen die toch wel komen. Mensen vinden het altijd prettig om een kans te hebben hun eigen toekomst mee vorm te geven. Tot slot: zorg dat je de juiste kennis in huis haalt. Vooral qua IT en HR. Als je alleen maar mensen met een accountantsachtergrond hebt lopen, heb je je werkprocessen snel prima op orde – maar dan vallen de mensen en de middelen buiten de boot.’

Techniek, mensen en processen

Veranderingen worden in veel kantoren maar half doorgevoerd, ziet Doorn. ‘Zeker als het gaat om de inzet van nieuwe technologische middelen. Wat je ook verandert, je moet altijd op drie vlakken aan de bak: techniek, processen én mensen. Neem nou het introduceren van een klantportaal. Veel kantoren gebruiken dat inmiddels, maar je ziet dat de adoptiegraad nogal verschilt. Logisch, want als je bijvoorbeeld alleen de techniek introduceert, is de slagingskans gering. Je zult ook je processen aan moeten passen. Waar klanten altijd een machtiging vooraf gaven, geven ze nu actief een akkoord. En je zult mensen mee moeten nemen in de verandering. Als je je klanten alleen een brief stuurt met inloggevens, zullen ze niet spontaan het nieuwe portaal omarmen. Daarom zul je eerst intern je mensen mee moeten krijgen, uitleggen dat er door minder rompslomp meer tijd ontstaat voor persoonlijk contact, bijvoorbeeld. Dan kunnen zij dat vervolgens weer extern uitleggen. De mens bepaalt dus mede het succes.’

Digibetenprotocol

Als de introductie van bijvoorbeeld een klantportaal maar half doorgevoerd wordt, loop je het risico dat er twee systemen naast elkaar blijven bestaan. En dat zorgt voor onduidelijkheid en dubbel werk. Doorn: ‘Vaak zie je dat sommige collega’s niet willen. Zij vinden dat je een mooi verhaal vertelt, maar daar hebben ze er al veel meer van gehoord. ‘Papier zou ook verdwijnen’, zeggen ze dan. En helemaal ongelijk hebben ze niet, maar als je daarin meegaat, wordt de afstand heel snel onoverbrugbaar. Ga maar na: doe je nu nog de boekhouding op papier? Dan ben je eigenlijk al mijlenver achterop. Beter is het om wel mee te gaan met nieuwe ontwikkelingen en er desnoods een digibetenprotocol naast te houden, waarin je afkadert welke uitzonderingen je gedoogt. Zo zorg je dat jij en je klantenbestand door kunnen ontwikkelen. Achterover leunen kan gewoon niet. Er is geen enkele garantie dat je huidige manier van werken, en het vertrouwen dat je klanten nu in je hebben, over drie jaar nog relevant zijn. Vergeet niet: Nokia had ook trouwe klanten. Net als de V&D. En beide werden ze ingehaald.’

Share This