0318-830376 info@docco.nl

Door Reindert Doorn en Henk Overbosch

Nu Microsoft Teams bij de meeste administratie- en accountantskantoren gemeengoed is geworden, is het tijd om te ontdekken wat je er allemaal mee kunt. In deze blog geven we je zeven tips. Wist je trouwens dat er zeer frequent updates zijn, waardoor er steeds nieuwe mogelijkheden bijkomen?

1. Het downloaden van een ‘deelnemers’ rapport van een meeting.

Een handige functie voor presentie, ook voor interne (PE) bijeenkomsten. Deze functie is zowel beschikbaar bij webinars (in teams genaamd live-gebeurtenissen) als bij reguliere Teams-afspraken.

Je vindt de functie, door op het deelnemers overzicht te klikken. Kies vervolgens het middelste icoontje (pijltje naar beneden):

Afbeelding met vogel

Automatisch gegenereerde beschrijving

2. Instellen dat jij de enige bent als presentator die zijn scherm mag delen

Een handige functie als je wilt voorkomen, dat deelnemers tijdens een meeting (onverwachts) de presentatie van je overnemen.

Je vindt de functie door naar hetzelfde scherm te gaan als bij punt 1. Je kiest dan het linker icoontje (vinkje en kruisje). In de webapp wordt het instellingenvenster geopend. Daar zet je ‘Wie kan presenteren?’, naar ‘Alleen ik’.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

3. Eén taakoverzicht van taken vanuit al je verschillende projecten (Teams)

Als je werkt met de ‘Planner’-app binnen een team, heb je de mogelijkheid om samen een activiteitenbord bij te houden. Werk je aan meerdere projecten? Dan cumuleert Planner deze taken voor je. Je dient daarvoor niet te gaan naar het planner-tabblad binnen je Team, maar Planner aan de linkerkant in je Teams-menu te selecteren (deze kun je ook Vastpinnen, via de rechtermuisknop). In het overzicht ‘Mijn taken’ staan alle activiteiten die aan jou toegewezen zijn!

4. Een chatvenster in een nieuw scherm openen

Een functie die pas net is vrijgegeven, via de laatste update, is het werken met pop-up-vensters in chatgesprekken. Hiermee komt het chatvenster los te staan. Je kunt nu chatten en onderwijl andere zaken doen binnen Teams, zoals samenwerken in een document.

Je vindt de functie rechtsboven in, binnen een chatvenster:

5. Handige sneltoets: snel ‘muten’ van je microfoon

Bij videomeetings met grotere groepen deelnemers wordt vaak afgesproken, dat iedereen zijn/haar microfoon uitzet als diegene niet aan het woord is. Tijdens zo’n meeting moet je dus regelmatig je mic dempen. Deze sneltoets ga je niet snel vergeten! Gebruik CTRL+Shift+M om supersnel te muten.

6. Notulen vastleggen gekoppeld aan je (Teams)meeting

Een handige functie om tijdens je meeting verslag te doen en dit te koppelen aan de afspraak.  Je kunt vooraf al beginnen met het maken van notities en ze achteraf ook raadplegen. 

Ga tijdens de meeting naar de drie puntjes onderin, kies notulen weergeven. Als je nog geen notities hebt gemaakt, klik je  op vergaderingsnotities maken.

7. Je hand (virtueel) opsteken tijdens een meeting!

Een recent toegevoegde functie is ‘raise hands’.  Vooral bedoeld om bijeenkomsten in groepen beter te organiseren en te weten wie, wanneer het woord zou willen nemen. Ga tijdens een meeting naar de drie puntjes onderin. Via het handsymbool kun je je hand opsteken. De meeting-organisator krijgt hier een melding van. Door te gaan naar het deelnemersoverzicht, zie je wie zijn hand allemaal opsteekt. En netjes op volgorde!

Afbeelding met tekening

Automatisch gegenereerde beschrijving

Alles uit Teams halen? En voldoende gekeken naar de beheer aspecten? Doe hier binnen 5 minuten een gratis zelf-test om te ontdekken hoe ver jij met Teams bent!

Reindert Doorn

Reindert Doorn

Adviseur

Henk Overbosch

Henk Overbosch

Adviseur

Share This