Steeds meer kantoren zijn actief aan de slag met Microsoft Power BI voor klant- of interne rapportages. Ook softwareleverancier zien in Power BI een handige aanvulling om klanten de vrije hand te geven in het samenstellen van rapportages en visualisaties, als de standaard mogelijkheden in de applicatie beperkt zijn (of kantoren uitzonderlijke wensen hebben 😊). Als de software beschikt over een vrije toegankelijke API is het eenvoudig om ermee te verbinden.
In deze howto laat ik je in een paar stappen zien hoe je eenvoudig een gegevensverbinding vanuit Power BI maakt met Simplicate. Een online softwarepakket voor relatie- en projectbeheer.
Je kunt daarmee handige rapportages maken over bijvoorbeeld de opbouw van je klantbestand, sales en project forecasts of productie of omzetverdeling op basis van diensten en omzetgroepen.
Stap 1
- Ga in Simplicate naar Instellingen. Kies onder Algemeen voor API.
- Kies rechtsbovenin voor nieuw om een nieuwe API-token te maken.
- Kopieer de API key en API secret naar je klembord.
Stap 2
- Start Power BI Desktop en maak een nieuw bestand.
- Kies Gegevens ophalen in het lint.
- Kies onder Overige voor “Web”
- Kies Geavanceerd
Stap 3
- Vul bij URL onderdelen de link in naar API, in deze opbouw https://KANTOORNAAM.simplicate.nl/api/v2/crm/organization
- Wil je met andere tabellen verbinden kijk dan in dit overzicht: https://developer.simplicate.com/explore
- Geef bij de parameters in de header de waarde op:
- Authentication-Key {Vul hier je API key in}
Authentication-Secret {Vul hier je API secret in} - En kies OK en voilà.
Stap 4
Je kunt nu aan de slag met het bewerken van de query, ophalen van achterliggende waarden bij de Arrays en het beheren van de relaties tussen de tabellen.
Aandachtspunten
De standaard (get)query naar de REST API is beperkt tot 100 regels. Je loopt al heel snel tegen die grens aan. Je kunt eventueel werken met een offset-parameter en meerdere requests doen. Het verbinden met live-data is het mooist, maar buiten van de regelbeperking mis je ook een historisch vergelijk. Als je visualisaties wilt maken die de opbouw van je klantenbestand in verloop van tijd moeten weergeven is het beter de data periodiek te dumpen (export knop in Simplicate), online op te slaan en via een Sharepoint-koppeling in te laden. Daarnaast kun je ook werken met het opzetten van een datawarehouse, maar dat gaat mening DIY-er te boven.
Meer leren over Power BI? Vragen over bijvoorbeeld datawarehousing? Schrijf je in voor één van onze trainingen ‘Starten met Power BI voor accountantskantoren’ of neem contact met ons op!