0318-830376 info@docco.nl

Volgens de wet is het bestuur verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening. Daarna legt het bestuur de opgemaakte jaarrekening voor aan de Algemene Vergadering om de jaarrekening vast te stellen. Als de jaarrekening is vastgesteld, dan wordt dit feit alsmede de datum van vaststelling vermeld op de te deponeren jaarrekening (publicatiestuk).

Het bestuur is verantwoordelijk voor het tijdig deponeren van de jaarrekening. In de hardcopy wereld stuurt de samenstellende accountant het publicatierapport op naar de onderneming met een begeleidend schrijven. In het begeleidend schrijven wordt aangegeven dat de onderneming een deponeringsplicht heeft en het bestuur hiervoor verantwoordelijk is. Veelal staat ook vermeld dat de datum van vaststelling op het document moet worden ingevuld alvorens deze wordt opgestuurd naar de KvK.

Hoe gaat dit in SBR?
Veel accountantskantoren hebben een portal en zullen het versturen via deze portal laten verlopen als service richting de klant. Maar verschuift daarmee niet de verantwoordelijkheid voor het tijdig deponeren naar de accountant? En hoe zou dit in een optimaal proces gaan?

We starten gemakshalve bij het punt dat de jaarrekening opgemaakt is en dat de accountant via zijn portal de publicatiestukken aanbiedt aan zijn/haar klant. Mogelijk wordt daarbij ook een SBR accountantsverklaring bijgevoegd. De klant moet in de portal gevraagd worden op welke datum de jaarrekening is vastgesteld. Wanneer de klant een datum invult, moet de instance van het publicatiestuk aan de achterzijde van de portal worden aangepast. Er moet namelijk bij het veld ‘jaarrekening vastgesteld’ een Ja worden ingevuld en de datum van vaststelling moet worden opgenomen in het bijbehorende datumveld.

Eenvoudig? Dat is te bezien……
Dit moet technisch op dusdanige wijze gebeuren dat de instance nog blijft voldoen aan de technische richtlijnen van SBR. Voor de beeldvorming: de instance kan niet in een kladblok worden geopend om deze feiten toe te voegen. Er wordt dan namelijk een verborgen karakter opgenomen en daardoor zal de instance niet worden geaccepteerd bij de KVK.

Een andere bijkomstigheid is dat een eventuele SBR accountantsverklaring onlosmakelijk verbonden is, en moet blijven, aan het SBR rapport. Er wordt o.a. een hash total berekend over de instance van het publicatiestuk en over de verklaring.  Beide hashes worden vermeld in een apart detached signature bestand. Door het toevoegen van feiten aan de beide SBR-bestanden mogen de hashes dus niet wijzigen. Zou een hash verkeerd berekend zijn, dan verandert deze en vervalt onmiddellijk de koppeling met de verschillende bestanden. Dat is natuurlijk niet gewenst.

Eindelijk, we gaan verzenden
Wanneer de feiten op juiste wijze zijn toegevoegd en het instance document is nog valide, dan kunnen het SBR publicatiestuk en de SBR accountantsverklaring tezamen in een digitale envelop verstuurd worden. Of toch nog niet?

Nee, want de klant heeft nog niet akkoord gegeven om namens hem digitaal te gaan deponeren. In de portal moet de klant dus de documenten opnieuw aangeboden krijgen met de vraag of deze verstuurd mogen worden. Pas als de klant daarop akkoord heeft gegeven, kunnen de documenten digitaal ingediend worden en is het deponeren een feit.

Wat nu als het verzenden mis gaat?
Op de digitale snelweg kan van alles mis gaan. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Het lijntje tussen de portal van het accountantskantoor en Digipoort hapert
  • De server Digipoort (digitale postbus van de KVK) is niet bereikbaar
  • De server van de KVK is niet bereikbaar
  • De documenten zijn niet goedgekeurd bij ofwel Digipoort ofwel de KVK en moeten na aanpassing opnieuw worden aangeboden

Met name wanneer er ergens iets fout gaat, wordt het spannend. Het is namelijk wettelijk verplicht om binnen 8 dagen na het vaststellen van de jaarrekening te deponeren. Er is dus wel wat actie vereist bij zowel de klant als het accountantskantoor.

En als de documenten niet aan komen of te laat, dan is strikt genomen het bestuur van de onderneming in gebreke. Er kan het bestuur verweten worden een economisch delict te hebben gepleegd. Hoe zal het bestuur reageren als het op die digitale snelweg, die het accountantskantoor als service aanbiedt, mis gaat?

Juridisch gezien is en blijft het bestuur van de vennootschap verantwoordelijk maar zal de klant het ook zo ervaren als er iets mis gaat? De tijd zal het leren……

Vera van Dijk
BDO

Share This