0318-830376 info@docco.nl

datacenter_slider

Urenlange uitval van ICT voorzieningen is voor menig vennoot een bijzonder onprettig scenario. In toenemende mate is men zich hiervan bewust, in tijden waarin steeds meer (zo niet alle) werkprocessen binnen het accountantskantoor afhankelijk zijn van technische infrastructuren. Soms helpt een flinke stroomstoring op het kantoor om weer bepaald te worden bij de afhankelijkheid van ICT voorzieningen. En nee, dit is geen appél om terug te gaan naar het papieren tijdperk. We beschouwen enkele afwegingen die een rol spelen bij het verbeteren van de ICT beschikbaarheid door middel van uitbesteding.

Uitbesteding kan de beschikbaarheid van uw ICT voorzieningen vergroten, maar ook zelfstandig kan men verbeteringen doorvoeren een maatregelen treffen om uitval te voorkomen. Een steeds grotere   groep accountantskantoren heeft echter niet de behoefte hier nog intern in te investeren. Het optuigen van ICT voorzieningen is immers geen corebusiness. Uitbesteden van ICT voorzieningen en in het bijzonder werkplekken(zgn hosted desktops) groeit in belangstelling, mede als het aantal aanbieders.

Vorm van uitbesteding

De enorme hoeveelheid aan mogelijkheden en varianten op het gebied van ICT uitbesteden doen menigeen duizelen. Termen als Hosting, Colocating, IAAS, PAAS, Housing, ASP, On-premise, Cloud, Desktopvirtualisatie en alle hybride combinaties hiertussen zijn aan te treffen. Ze worden te pas en te onpas gebruikt door leveranciers bij het aanbieden van de diensten. Een minieme uiteenzetting van de meest voorkomende vormen zetten we uiteen.

uitbesteding

In het eerste schema (variant A-D) vindt u de varianten die voor de werkplekbeschikbaarheid momenteel het meeste voorkomen bij accountantskantoren. De voornaamste zorgen en risico’s bij de varianten liggen voor de hand:

  • Beheer eigen collega’s: continuïteitsrisico’s bij afwezigheid of uitval van beheerders maar ook de toenemende complexiteit in (virtuele)infrastructuren en bijvoorbeeld beveiliging die door een enkele beheerder niet meer overzien kan worden.
  • Beheer door derden: de afhankelijkheid van externen geeft beperktere mogelijkheid capaciteit (qua inzet) op te schalen. De kwaliteit van inrichting en beheer, alsmede de afwikkeling van incidenten vallen voor een deel buiten uw bereik.
  • Servers op eigen locatie: zorgen en risico’s rond continuïteit. Een hoeveelheid aan maatregelen dient te worden getroffen om beschikbaarheid te borgen, denk aan noodstroom, koeling, beveiliging en redundancy van voorzieningen.
  • Servers in datacenter: hoewel het plaatsen van servers in een datacenter veel zorgen wegneemt, speelt altijd het gevoel mee van bij het plaatsen van uw gegevens “buiten de deur”. Om ten alle tijden beschikbaarheid tot uw eigendommen te hebben is het juridisch beschouwen van de overeenkomst een must.

Het goed organiseren van de werkplekbeschikbaarheid geeft u een hogere waarborg op de productiviteit van uw medewerkers en voorkomt ergernis ten aanzien van ICT.

Beschikbaarheid voor klanten

De beschikbaarheid van ICT voor uw kantoor gaat echter verder dan het goed functioneren van de werkplekomgeving van uw medewerker. Ook uw klanten wilt u niet confronteren met haperende ICT. Om die reden zien we in bijna alle situaties dat de ICT omgeving waar de klant tevens gebruik van maakt, gescheiden is van de werkplekomgeving. In veel grotere mate zijn die ‘klantomgevingen’ al uitbesteed bij mening kantoor. Denk aan administratietoegang en omgevingen voor personeel & salarissoftware. Markante vraag hierbij is waarom u sneller de klantgegevens in grotere mate aan externen toevertrouwd dan uw eigen backoffice gegevens?
De klant heeft in de regel een door u gefaciliteerd ‘bureaublad op afstand’, ‘applicatie op afstand’ of volledig online toepassing. Beschikbaarheid is in deze gevallen vastgelegd in serviceniveau-overeenkomsten.

Cloud

Nu komt de term “cloud” regelmatig om de hoek. Een relevant onderscheid als we praten over cloud betreft de vorm: gaat het om een online omgeving die in zekere mate is afgeschermd (private cloud) of om een omgeving waarbij u beperkt beeld heeft waar deze zich bevindt (public cloud)? Cloud wordt daarnaast vaak ten onrechte verward met “hosting”. Wellicht geeft onderstaand figuur u enige opheldering rond de typeringen en de mate van ontzorging:

uitbesteding2Meer of minder zorgen?

Het overzetten van gehele omgevingen of specifieke applicaties naar een extern leverancier geeft menig vennoot hoofdbrekens. Er is redelijk besef dat steeds meer toepassingen richting de toekomst richting een SAAS-vorm ontwikkelen en dat de aandacht voor technische infrastructuren afneemt. Er komt steeds meer besef dat externe leveranciers tenminste hetzelfde niveau van beschikbaarheid en continuïteit kunnen bieden als eigen (interne)beheerders. Zorgen rond beschikbaarheid en continuïteit worden soms echter vervangen door zorgen rond afhankelijkheid en juridisch eigenaarschap. Ook performanceafspraken dienen zorgvuldig vastgelegd te worden om teleurstelling te voorkomen bij uitbesteding. Bij het voldoende borgen van dergelijke zaken in serviceniveau-overeenkomsten en een goede testperiode, heeft u met een (gedeeltelijke)uitbestede ICT infrastructuur wel in toenemende mate een flexibele ruggengraat tegen een voorspelbaar tarief.

Kosten

De vaste prijzen die dienstverleners rekenen voor het aanbieden van (gedeeltelijke) uitbestede ICT infrastructuur zijn soms fors bij eerste aanblik. Maar schijn bedriegt wellicht als u zich realiseert welke kosten bij intern beheer hier tegenover staan. Een opsomming van interne kosten die u niet meer maakt als u van Type A (intern) naar Type D (extern/hosting) gaat:

  • Geen investeringen meer in hardware, besturingssystemen, virtualisatiesoftware alsmede geen kosten voor onderhoud en updates ervan.
  • Geen projectkosten/tijdsinvestering bij vervangingen en uitbreidingen.
  • Geen kosten meer voor het bijhouden van kennis rondom bovenstaande.
  • Geen kosten voor instandhouding van koeltechniek(airco), inclusief besparing op jaarlijks verplicht onderhoud, reservematerialen en stroomverbruik.
  • Geen kosten voor instandhouding van noodstroomvoorzieningen, inclusief cyclus van vervangen accupakketten. Geen kosten voor stroomverbruik serverrack.

Wellicht bespaart u ook nog op kosten voor fysieke toegangsbeveiliging, complexe meervoudig uitgevoerde dataverbindingen en/of externe inhuur. Bestaande beheerders kunnen mogelijk hun focus verschuiven naar applicaties en procesoptimalisatie.

DOCCO adviseert u graag

Welke afwegingen spelen bij u een rol en welke vorm kiest u voor de komende jaren? Wellicht kunt u in kleine stappen continuiteitsrisico’s beperken, zonder grip te verliezen door afhankelijkheid en eigenaarschap uit handen te geven. Neem contact op met een van onze adviseurs voor een oriënterend gesprek.

Share This