0318-830376 info@docco.nl

Mijn zoon stond in 2016 naast me in de supermarkt en zag mij pinnen. Hij zei tegen me: “Pa, waarom betaal je nog niet contactloos, dat kan gewoon. Het is gewoon handig en ik gebruik het altijd”. Ik heb op zijn aanraden een nieuwe pas aangevraagd. En ik moet eerlijk zeggen, hij had gelijk, dat werkt super eenvoudig en snel. 

Elektronisch factureren via UBL wordt uiteindelijk ook eenvoudig en scheelt gewoon tijd. Je hebt zelf weinig werk aan het maken van een eFactuur en ze worden ook sneller verwerkt. Met UBL heb je de mogelijkheid je factuur direct per mail of via het eFacturen-netwerk in de administratie van je crediteur te schieten. Omdat de factuur de juiste verwerkingsgegevens bevat kan deze direct en indien gewenst automatisch verwerkt worden. 

Achtergrond
Nog even de achtergrond: een UBL factuur is factuur in een elektronisch, standaard formaat (XML). De opmaak van dit bestandje maakt het mogelijk om digitale facturen op een relatief eenvoudige manier in te lezen in een boekhoudprogramma. De verzending van het UBL-bestand kan vervolgens op twee manieren: als bijlage in de mail, naast de pdf, of rechtstreeks naar de administratie van debiteur. 

Inrichting van UBL moeilijk? Nee hoor, alle administratieve pakketten kunnen dit, je moet het alleen in de meeste gevallen wel zelf aanzetten. Het kost je dus wel even tijd om het, eventueel samen met de klant, in te richten. En wil je de factuur vanuit je administratie rechtstreeks naar de administratie van de crediteur sturen via het eFactuurnetwerk, dan dien je je aan te melden. Maar daarna draait het als water uit de kraan. 

Het eFactureringsnetwerk (Simplerinvoicing)
Het wat? Voor het verzenden en afleveren van een ubl-factuur is een veilig netwerk beschikbaar, Simplerinvoicing. Net zoals een telefoon overgaat wanneer u een mobiel nummer belt en het u niet interesseert via welke provider de verbinding loopt, kunt u de UBL-factuur het netwerk insturen en zal deze door het netwerk bij de juiste administratie worden afgeleverd. Bij aansluiting op dit netwerk wordt de eFactuur automatisch bij de administratie afgeleverd. Dit versoepelt uw werkstroom en bespaart tijd. Daarnaast voldoen alle facturen die via het Simplerinvoicing-netwerk zijn ontvangen aan de fiscale regelgeving met betrekking tot authenticiteit en integriteit. Daardoor voldoen ze als bewijs in geval van een belastingcontrole. En door deze beveiliging behoren spookfacturen ook tot het verleden. 

Verwerking via Scan/herken of UBL? 
Voorlopig zal er nog steeds een PDF (en helaas papieren) stroom blijven bestaan. Om deze stroom efficiënt af te handelen kun je scan/herken software inzetten. Maar ontvang je nu een UBL-formaat dan zul je zien dat, als de scan/herken-software deze als voorkeur inleest, de herkenning 100% zal zijn. Dit scheelt dus weer tijd en verhoogt de kwaliteit van de boeking. 

Verplichtstelling?
Voor de Rijksoverheid is die verplichtstelling voor UBL-verwerking er sinds 2017. Ook veel grote bedrijven verplichten haar leveranciers in UBL te factureren. Vanaf april 2019 wordt het voor lokale overheden verplicht om e-facturen van ondernemers te accepteren. In Italië is er vanuit de overheid zelfs de verplichting om als bedrijf per 1 januari 2019 via UBL te factureren! Voor bedrijven in Nederland is deze verplichtstelling er niet.
Maar ja, die is er ook niet voor contactloos betalen… 

Henk Overbosch – IT adviseur bij DOCCO

Share This