0318-830376 info@docco.nl

Het kiezen van nieuwe software. Voor de één een peulenschil, voor de ander een energievretende aangelegenheid om het liefst uit te stellen. Hoe kies je nu uit meer dan 200 verschillende aanbieders en oplossingen binnen de accountancybranche! Help!

Het blijkt dat je hersenen bij het aanbod van meer dan zeven keuzealternatieven stresssymptomen gaan vertonen. Dat helpt al niet mee. En dan heb je nog het verschijnsel ‘voorkomen van spijt’. Het gevoel dat je zeker wilt weten niet de verkeerde keuze te maken. Je wilt álle details gecheckt hebben. Echt een klus voor de blauwe accountant zou je zeggen. Het verklaart misschien ook waarom selectietrajecten in onze branche relatief zo lang duren.

We begeleiden dagelijks kantoren die voor (software)keuzes staan. Laten we de (stereo)type beslissers die we tegenkomen eens in beeld brengen:

  • De ondernemende/risico-nemende stijl

Niet in grote getale aanwezig, maar zeker aan de orde bij een aantal kantoren. De visie/doelstellingen van je kantoor zijn vaak heel helder en er wordt met passie aan gewerkt. Software zijn slechts tools die helpen om te komen waar je wilt zijn. Meer tijd en woorden wil je er niet aan vuil maken. Als je op een event iets moois hebt gezien of door een (con)collega op iets nieuws bent gewezen ben je overtuigd: dit móeten we hebben. Keuzetrajecten duren doorgaans één week: de tijd die de accountmanager nodig heeft om de contracten op te stellen. Gas geven is het devies. Deze dynamiek hangt vaak samen met de persoonlijkheid en zorgt voor een vooroplopend kantoor. Door vele wisselingen van software is wendbaarheid het nieuwe goud. Je kunt supersnel acteren. Binnen het kantoor heeft het één voordeel: fouten maken is part-of-the-job en prima, daar leren we van. Het grote nadeel is: je bent supervaak teleurgesteld. De software biedt niet wat je ervan verwacht en je ontdekt dat je bij het selecteren aan functionele details voorbij bent gegaan. No worries natuurlijk: een ander pakket is zo geselecteerd.

  • De informerende stijl

Een gemiddeld kantoor laat zich goed informeren. Zo gaat het bij jou ook. Je doet je huiswerk en spreekt geregeld met andere kantoren. Het wiel uitvinden laat je liever aan anderen over. Achter de kopgroep is het prima vertoeven. Er wordt een inventarisatie gedaan en doelstellingen bepaald waaraan nieuwe aanbieders moeten voldoen. Je maakt een lijstje met wensen en stuurt deze naar een aantal aanbieders. In tweevoud verwacht je een vink-lijstje terug. Zo weet je zeker wie welke functionaliteiten heeft. Helaas vergeet je vaak dat alle vragen met ‘ja’ beantwoord worden. Om dieper op de mogelijkheden in te gaan laat je potentiele leveranciers komen voor een presentatie. Na afloop verzamel je alle input en maak je een keuze. Vaak op gevoel, maar in elk geval onderbouwd door de RFI’s. Een ding ben je vergeten: je doelstellingen. De vooraf gestelde criteria, zoals security, wegen toch opeens wat minder zwaar. Je bent onder de indruk geraakt. En daar is niets mis mee. Alleen kies je niet voor de leverancier die je aanvankelijk het hoogst had staan. Maar je kunt jezelf niets verwijten: jij hebt je huiswerk goed gedaan!

  • De alles-in-beeld-hebben-stijl

Het kantoor dat het zekere voor het onzekere neemt! Het maken van keuzes is niet echt jouw hobby. Je bent al druk zat met je klanten en ICT is in zekere mate een ongrijpbaar fenomeen. De hoeveelheid aanbieders maakt het er niet makkelijker op. Marketingtermen als ‘robotic’ accounting klinken jou goed in de oren, maar eigenlijk heb je geen idee wat er bedoeld wordt. Het feit dat er geen ICT-er op je kantoor werkzaam is die je hierbij kan helpen maakt het moeilijk. Er zit niets anders op dan op onderzoek uitgaan. Je download whitepapers, bezoekt congressen, laat je bijpraten en pluist de nuttige onderzoeksrapportage uit van GBBED. Je brengt alles goed in kaart voordat je in gesprek gaat met leveranciers. Een keuze maak je immers niet zomaar! De impact op je kantoor in enorm. Gelukkig verandert je kantoor niet al te vaak van applicatielandschap. Ook dat heeft zijn voordelen: de ICT-kosten in relatie tot de omzet zijn op een buitengewoon laag niveau. Echt vooruit kom je ook niet. De dynamische markt biedt weinig garanties en zekerheden. Dan stellen we het toch maar een jaartje uit. Misschien weten ze dan meer.

 

DOCCO IT&VerandermanagementWeet je. Je persoonlijkheidsstijl bepaalt in grote mate de omgang met zulke trajecten. Misschien om die reden wel een goed idee om het sowieso samen met een collega aan te pakken. Ook datgene wat de uiteindelijke doorslag geeft in een keuzetraject is voor een ieder anders. Heel vaak krijgen wij de vraag: ‘Kun je ons niet gewoon vertellen welke software we moeten kopen, dat is het makkelijkst?’. Daar passen we voor. Een keuze is subjectief en moet intrinsiek tot stand komen. Hierbij spelen veel meer facetten een rol dan het vergelijken van een lijstje functionaliteiten!

Kun jij wel wat hulp gebruiken?
Hieronder een paar onmisbare tips als je op zoek gaat naar nieuwe software voor je accountantskantoor.

  1. Strategisch kiezen. Vermijd de kunst der verleiding en bepaal je eigen stip aan horizon. Bepaal eerst welke richting je met je kantoor op gaat en wilt. Gebruik dit als referentiekader om hulpmiddelen bij te zoeken. Software is immers geen doel op zich, maar slechts een middel om je komen waar je wilt zijn.
  2. Deel jouw roadmap met leveranciers. Vaak gaat het andersom. Maar waarom deel je niet -in vertrouwen- de richting die jij met je kantoor op wilt? Vraag aanbieders om toe te lichten hoe ze erbij kunnen helpen. Zo worden ze uitgedaagd om niet alleen RFI’s te beantwoorden, maar actief met je mee te denken. En ze doen het graag! Zo ontdek jij of de aanbieder snapt waar je naar toe wilt.
  3. Selecteren op nu of straks? Software is voortdurend in ontwikkeling. Het is te kortzichtig om alleen uit te gaan van de status-quo bij je keuzes. Controleer de roadmap van de aanbieder ook en beoordeel of de ontwikkelrichting past bij de richting van je kantoor. Informeer ook altijd naar ontwikkelambities en -capaciteit.
  4. Als je toch een RFI doet.. maak het jezelf dan makkelijk. Stel een vragenlijst samen met open vragen. Zo min mogelijk ja/nee vragen; daar heb je weinig aan. Maak de vragenlijst in een online enquete- of feedbacktool. Dat is eenvoudiger voor de aanbieder en vooral voor de verwerking aan jouw zijde. En.. sommige vragen zijn al voor je gesteld! Check eerst even de handige onderzoeksrapporten van GBNED.
  5. Neem de AVG meteen mee! In mei 2018 wordt de nieuwe Europese privacywet actief. Alle aanbieders moeten zich hier ook op voorbereiden. Informeer meteen hoe ver ze zijn met de voorbereidingen en hoe serieus ze daarmee privacy- en securityvraagstukken nemen. Sluit je een overeenkomst af? In de meeste gevallen heb je ook een bijgaande bewerkersovereenkomst nodig. Direct regelen!
  6. De positieve referent overslaan. Volgens het boekje -heel waardevol- vraag je of je een ander kantoor mag bellen om te horen wat zijn ervaringen zijn. De aangedragen referentiekantoren stralen vaak van geluk. Vraag in dat geval dieper door naar de mogelijke beperkingen en check hoe de relatie met de leverancier wordt ervaren. Of, misschien nog een beter idee, vraag eens of je een vertrokken klant mag natrekken.
  7. Maak een (implementatie)scenarioplan. Heel vaak maakt de nieuwe software deel uit van een compleet applicatielandschap. Om teleurstelling te voorkomen is het fijn om samen met de aanbieder een scenarioplan te maken. Je brengt in beeld hoe de eventueel nieuwe software past in het landschap en hoe de invoering gaat. Maak bijvoorbeeld een visuele weergave waarin hiaten duidelijk worden.
  8. Meer draagvlak! Maak een keuze een keuze van het héle kantoor. Werk bijvoorbeeld twee scenario’s uit en laat de twee aanbieders een live-demo geven. Niet voor jezelf, maar voor een groep collega’s. Zij bepalen vervolgens aan de hand van anonieme stemming welke oplossing de voorkeur geniet. Zien is geloven.
  9. Contractfase? Dit is hét moment om je aanbieder nog wat in beweging te krijgen. Eenmaal getekend ben je je onderhandelingspositie kwijt. Onderhandel bijvoorbeeld softwarekoppelingen mee, eventuele (maatwerk)wensen en vraag of je als kantoor met de doorontwikkeling van de software mag meedenken. Gelukkig zijn er ook voldoende aanbieders die na de contractfase nog graag met je in gesprek blijven!

En nummer 10 dan?
Juist. Die toegift is voor de leveranciers. De bedreven salesmanagers. Of accountmanagers. Of executive …  Enfin hoe dat ook heet. Het valt ons op dat kantoren in toenemende mate wars zijn van gelikte (in jouw beleving; gewoon goed verzorgde) verkooppresentaties. Het gaat eens temeer om authenticiteit in het zakendoen, met gunning als resultante. Vind je het lastig op die ‘klik’ te krijgen? Neem dan gewoon één van je klanten mee. Dat geeft een leuke dynamiek in de ontmoeting. Kantoorhouders onderling begrijpen elkaar vaak sneller!

 

Auteur: Reindert Doorn, adviseur IT & Verandermanagement bij adviesbureau DOCCO. DOCCO helpt accountantskantoren om IT optimaal in te zetten. www.docco.nl

Share This