0318-830376 info@docco.nl

Mail , mail, mail… Ik stuur er één naar 3 collega’s en krijg er 3 terug met alle anderen weer in de cc. En die hebben er voor de zekerheid nog meer in ge-cc’t, want ja, iedereen moet toch geïnformeerd worden…

We verwerken zoveel informatie via mail, dat het soms bijna niet meer te doen is. Ik ken iemand die alleen nog maar rechtstreeks geadresseerde mail leest, alle cc wordt automatisch weggegooid via een regel in Outlook…

En zeg nou eens eerlijk: waar vind je veel informatie over en communicatie met de klant? Juist, in de submappen van Outlook. En als je pech hebt in die van je collega. Kortom: versnipperde informatie en versnipperde communicatie.

Maar daar is toch het CRM-systeem voor bedoeld? Klopt, alleen is CRM binnen accountants- en administratiekantoren geen core-applicatie en we zien het in de dagelijkse praktijk bij vrijwel geen enkel kantoor volledig in gebruik. Want… mail. En oh ja: whatsapp…

Hoe krijg je communicatie centraal?

Als je Teams binnen je organisatie gebruikt kun je de interne mailstromen sterk terugdringen. De communicatie centraliseert zich namelijk binnen een Team of kanaal. Doordat een kanaal binnen Teams altijd een onderwerp is (vakgroep x, afdeling y, klant z, enz) bundel je de communicatie en bijbehorende bestanden in dit kanaal. Weten hoe je dit kunt opzetten en waar je op moet letten?

Zet 14 september van 13.00-14.00 uur vast in je agenda voor een gratis webinar

Tip: gebruik de Mail-to-Teams knop!

Teams integreert steeds verder met de andere 365 apps en in Outlook zit nu een “Delen in Teams” knop. Echt superhandig om een mail in een betreffend kanaal (onderwerp) in Teams te zetten. Vanuit Teams ga je vervolgens verder communiceren over deze mail. Je stuurt daardoor geen mail meer door binnen je organisatie! En ook niet meer naar 3 collega’s. En je krijgt dus ook geen 3 mails terug!!

Daarnaast is deze informatie centraal voor iedereen terug te vinden in het kanaal in Teams en ligt deze niet meer opgesloten ergens in een submap in Outlook (van je collega).

Je vindt de knop in Outlook in de taakbalk van je lokale app of via “Meer acties” in de webapp.

Meer weten over Teams binnen Accountancy en Administratiekantoren? Volg 14 september het gratis webinar of neem vrijblijvend contact met Henk. 

Henk Overbosch

Henk Overbosch

Adviseur

henk@docco.nl

06 23353387

 

 

Share This