0318-830376 info@docco.nl

‘Geen idee of dat kan met mijn software’ hoor ik veel als ik in gesprek ben met een kantoorhouder binnen de accountancybranche. In deze klantgesprekken worden de onderwerpen aangesneden voor het verwerken van data en de output binnen de kantoor- en klantprocessen van kantoren. Software is een bepalende factor in de processen. Deze blog helpt kantoren om eens kritisch te kijken hoe zij haar software daadwerkelijk gebruiken als hulpmiddel voor het optimaliseren van haar processen.  

Waan van de dag

Uiteindelijk blijkt dat de kantoorhouder en zijn collega’s vaak worden geleefd door de waan van de dag. De processen lopen zoals ze lopen, klanten betalen zonder te klagen. Ongemerkt wordt het kantoor ingehaald door de tijd. Softwareleveranciers ontwikkelen door met diverse functionaliteiten die niet beschikbaar waren bij aankoop van de applicatie. De e-mails met lancering van alle nieuwe functionaliteiten worden niet gelezen. De kansen om klanten beter te bedienen worden hierdoor niet benut door het kantoor. Het gat met de mogelijkheden en het gebruik van de software door een kantoor wordt hierdoor steeds groter. Het meenemen in IT ontwikkelingen van collega’s en klanten wordt hierdoor een steeds grotere drempel tot een grote berg als de Mount Everest.

Vermijd de Mount Everest

Hoe kan uw kantoor ondervangen dat de Mount Everest beklommen moet worden? Dus hoe worden IT ontwikkelingen in kleine stappen geïntegreerd in de kantoor- en klantprocessen?

De software moet goed zijn ingericht. Dit vormt de basis. Als bepaalde data in de software missen, dan werken de functionaliteiten niet. Het lijkt alsof de software niet werkt, maar deze moet altijd worden gevuld met data om te functioneren. In beginsel kost dit vaak veel tijd waar kantoren niet op zitten te wachten. Echter het is dus een noodzakelijk goed!

Vervolgens is het simpel gezegd bijhouden van de IT ontwikkelingen, de ICT Roadmap van de eigen applicaties opvragen en vervolgens toepassen op de klantportefeuille. Echter in de praktijk blijkt het minder eenvoudig.  Volgende 4 stappen kunnen hierin helpen:

1.     Creëer ruimte in de dagelijkse werkzaamheden om te werken aan uw kantoor.

2.     Ga intern op zoek naar collega’s met affiniteit voor IT.

3.     Doe klantenonderzoek wie geïnteresseerd is om als eerste de IT ontwikkelingen te proberen.

4.     Schakel een externe partij in zoals DOCCO die kennis van de accountancybranche hebben en alle IT ontwikkelingen op de voet volgen.

Tevreden klant

Door het bijhouden en gebruik te maken van de functionaliteiten in de software zal het kantoor- en klantprocessen optimaliseren. Het kantoor legt namelijk de IT ontwikkelingen continu tegenover de bedrijfsprocessen. Het kantoor wordt uitgedaagd door de technieken. Wat zijn de mogelijkheden, hoe helpt het intern om efficiënter te werken en hoe kan de klant beter worden bediend? Dit zijn vragen die het kantoor naar een hoger niveau kunnen tillen. Echter is het dus belangrijk dat de software goed is ingericht en de basis dus goed staat.  

Hulp nodig?

De markt met softwareleveranciers voor de accountancybranche kennen we binnen DOCCO als geen ander. In een tiental verschillende software hebben we ons verder verdiept. Hierdoor kunnen we consultancy verlenen voor diverse vraagstukken. Zelf ken ik bijvoorbeeld Exact online als geen ander. Mocht uw kantoor behoeften hebben om de inkoopfacturen van uw klanten geautomatiseerd te verwerken, laat hier uw contactgegevens achter met het verzoek. Of stel een andere vraag over jouw software. 

Kees Wolswinkel

Kees Wolswinkel

Adviseur

Share This