0318-830376 info@docco.nl

Heb je naar aanleiding van mijn blog vorige week je startpagina ingesteld op Office.com? En ben je nu dagelijks ingelogd om van daaruit ‘slimmer samen te werken’? In deze blog zoom ik in op de technische mogelijkheden van ‘slimmer samenwerken’ met aan het eind een aantal praktische tips.

Samenwerken
Office365 is een zeer krachtig platform als het gaat om omgaan met informatie en data. Het uitgangspunt van dit platform is samenwerking. Er is al veel gezegd en geschreven over ‘het nieuwe werken’, waarbij er in het verleden vanuit de techniek werd gedacht aan werktijd- en werkplek-onafhankelijk werken, maar ondertussen zitten veel bedrijven in de overgang naar de echte toegevoegde waarde van het nieuwe werken: samenwerken. En in de praktijk blijkt het al lastig genoeg om vanuit onze traditionele denk- en werkwijzen en bijgeleverde (lokale) ICT over te schakelen naar een open houding tegenover dit nieuwe werken. Niet iedere werknemer voelt zich prettig met alle technologische mogelijkheden. De één pikt het snel op, de ander vraagt zich af wat hij met al die techniek moet. Maar niemand kan er omheen, de ontwikkelingen gaan snel. En de technologie biedt ons de middelen om het werk sneller, leuker en makkelijker te doen.

Zo maar wat voorbeelden van ‘sneller en makkelijker’:

  • Het delen van documenten is één van de krachtigste tools binnen Office365. Delen met collega’s, maar ook met klanten of andere externen. Het grote voordeel is, dat je met meerderen tegelijk (en plaats en tijd onafhankelijk) in dat document kunt werken. Je bent af van ‘Dit document is op dit moment in gebruik’-meldingen. Ik adviseer bijvoorbeeld kantoren om hun ‘planning in Excel’-document op het Office365-platform te zetten en op deze manier samen te werken.
  • Nog een hele prettige bijkomstigheid is, dat wijzigingen direct en automatisch worden opgeslagen. Geen Ctrl-s of appeltje-s meer! Deze manier van delen kan ook met alle andere documenten en geeft je legio mogelijkheden. Denk eens aan wat dit voor invloed heeft op een groot deel van je mail-verkeer!
  • Bijkomend voordeel is dat de documenten centraal onder het dossier van de klant of in de kantooromgeving staan en niet meer in allerlei mailboxen. 
  • Leuk detail bij delen: een document kan ook tijdelijk beschikbaar worden gesteld, je stelt een ‘houdbaarheidsdatum’ in. Zo voorkom je dat documenten altijd open blijven staan, dit wil je zeker voorkomen naar externen.
  • Over die externen gesproken, niet iedereen heeft een account om aan te kunnen loggen bij het document. Ook hiervoor is een oplossing: je stuurt de lezer een gastkoppeling.

Zo kan ik nog wel even doorgaan over de voordelen die ik ervaar met deze manier van werken. Maar het is wel een nieuwe manier van werken die je jezelf moet aanleren! In mijn volgende blog vertel ik meer over het terugvinden en opzoeken van documenten in je omgeving.

Meer voordelen op een rij willen zien en de inzet daarvan voor je kantoor zelf ervaren? Kom 17 april naar de training in Veenendaal: https://www.docco.nl/pe-training-office365-eruit-halen-wat-erin-zit. Deze tweede training loopt alweer snel vol. Daarom plannen we in mei en juni nog een aantal van deze trainingen, onder andere op kantoor van Microsoft op Schiphol op 7 mei. Houd de site in de gaten!

  • Henk Overbosch

Share This