0318-830376 info@docco.nl

Dit is alweer blog nummer drie in een serie blogs over Office365. In de eerste twee blogs zijn de verschillen tussen Office365 in de cloud of lokaal en een aantal slimme functionaliteiten die het platform biedt besproken. In deze blog kijk ik met je naar de inzet van Teams voor je dagelijks werk. 

“Teamwork is de gezamenlijke inzet om een doel te bereiken of een taak af te ronden op de meest efficiënte en effectieve manier”. Om dit te bereiken zet je zogenaamde teamtechnieken in: communiceren, kennis delen, vragen stellen, antwoorden vinden. Microsoft Teams biedt nu de techniek om juist deze genoemde teamtechnieken te ondersteunen. De kracht van Teams ligt in de flexibiliteit die je hebt om ieder team op maat in te richten, te koppelen met allerlei andere applicaties en zo af te stemmen op de behoeftes die jij en je team hebben. Deze flexibiliteit en de vele beschikbare koppelingen maken dat Microsoft Teams perfect aansluit op de behoeftes van heel uiteenlopende teams. 

Sinds eind 2018 is Teams een volwassen samenwerkingsplatform dat direct inzetbaar is. Toevoeging van (externe) apps en het inzetten van connectoren maken dat je 1 werkomgeving per project creëert waarbinnen je alle tools beschikbaar hebt die dat team nodig heeft. Voor inzet van teams binnen accountants- en administratiekantoren denk ik bijvoorbeeld aan: interne zaken (Intranet), applicatie-kennis-groepen, vaktechnische werkgroepen, het vennoten- en management-team. Allemaal voorbeelden waar het direct zinvol is om de vele documenten, mailberichten en kennis te bundelen en beschikbaar te hebben, centrale planning te organiseren en bijvoorbeeld online te vergaderen (gepland of ad-hoc). 

Het samenwerken met een groep mensen doe je dus binnen een Team. Wil je aan projecten werken binnen het team, dan maak je gebruik van kanalen. Binnen de kanalen vind je de tabbladen waar de gewenste functionaliteit per team beschikbaar is. Denk hierbij aan communicatie en bestanden, maar ook aan invoegtoepassingen (apps) zoals Planner, Flow, OneNote en de integratie met Word, Excel en PowerPoint (zodat je binnen het platform een document kunt bewerken), etc. En bijvoorbeeld een Wiki. Een Wiki is bedoeld om informatie over het Team vast te leggen die vooral voor nieuwe teamleden nuttig is. Een nieuw teamlid start met het lezen van de Wiki en is zo snel op de hoogte van de gemaakte afspraken, werkwijzen, etc. Laagdrempelige kennisoverdracht dus! Projecteer je dit op je kantoor denk dan eens aan de hoeveelheid kennis die een nieuwe collega over zich heen krijgt bij indiensttreding! Daar is laagdrempelige overdracht erg welkom. 

Zo wordt het samenwerkingsproces binnen Teams een bedrijfsmiddel waarbinnen je kennis opbouwt en overdraagt. 

Wat ook erg handig is, is het mobiel beschikbaar zijn van Teams. Voor als je een geniale ingeving hebt (of gewoon een kritische vraag). Je kunt dat ter plekke kwijt op je smartphone en ben je het kwijt uit je hoofd. Geeltjes overwerken of jezelf een mailtje sturen hoeft dan ook niet meer. Teams is beschikbaar op je mobiel en als een app voor zowel Windows als Mac, maar kan ook gebruikt worden vanuit een browser. Als je op kantoor of thuis werkt is de app de handigste optie.  

Nog even twee ideeën vanuit de logische gedachte die voortvloeit uit de filosofie van Teams: je zou zelfs zover kunnen gaan om een klantenteam per klant of klantengroep te maken.  En wat dacht je van het inzetten van teams bij bedrijfsovernames waar je ook externen beveiligd toegang kunt geven…? Ik zou dit graag eens in de praktijk willen brengen. Wie meldt zich aan??

Kortom, een veelheid aan mogelijkheden om bestaande techniek in te zetten om op een nieuwe manier samen te werken. Met teamwork, om gezamenlijk het teamdoel te bereiken! 

Meer voordelen op een rij willen zien en de inzet daarvan voor je kantoor zelf ervaren? Kom naar de (PE) training in Veenendaal, Amsterdam, Zwolle of Eindhoven: https://www.docco.nl/pe-training-office365-eruit-halen-wat-erin-zit!  

Share This