0318-830376 info@docco.nl

Blog/review door Renee Verest (AFAS consultant bij DOCCO) & Reindert Doorn (IT-adviseur bij DOCCO)

Beter laat dan nooit: op de AFAS Open 2019 presenteerde het softwarebedrijf de mogelijkheid om ook middelgrote publicatiestukken te laten ondertekenen via haar accountancyportaal. De veel gevraagde feature van auditkantoren komt een jaar nadat het gros van de kantoren te maken kreeg met een verplichtstelling. Door de ondersteuning van SBR Assurance kan AFAS zich nu in het rijtje scharen met Mijn Accountantsportal, Pinkweb, Reeleezee, Creaim en CTRL. Het klantportaal van AFAS – OutSite genaamd- begint met deze en andere ontwikkelen te groeien tot een volwaardig accountancyportaal.

Workarounds

DOCCO ondersteunde de afgelopen jaren het gros van de auditkantoren bij de invoering van SBR assurance. Door lezingen, publicaties, kennissessies, een handboek, een online QuickScan, roundtables, conference calls en hulp op locatie zijn kantoren begeleid. Op één factor had DOCCO beperkte invloed: de ontwikkeling bij softwareleveranciers. Het assurance-proces kwam technische gezien mondjesmaat op gang. Mede door de complexiteit. Het zorgde voor veel workarounds bij kantoren, bijvoorbeeld kantoren met AFAS OutSite als klantportaal. Via een workaround was het al mogelijk om publicatiestukken (klein) van rapportagesoftware naar AFAS te routeren, inmiddels kan dat ook voor middelgroot.

Partnerships
Voor het assurance-proces is behalve het publicatiestuk in XBRL ook een XBRL-verklaring en een detached signature-bestand benodigd. In dit laatste bestand zitten de hashberekeningen en de publieke sleutel van het PKI-Beroepscertificaat van de accountant. Zowel het publicatiestuk als de verklaring en het DS-bestand komen niet uit AFAS zelf. AFAS maakt voor de gekwalificeerde ondertekening en het assurance-proces gebruik van een integratie met PKIsigning. Deze cloud-based ondertekensoftware zorgt voor de ondertekening op het hoogste niveau, die voor dit proces vereist is. PKIsigning leverde eerder al een API-based plug-in voor onder andere Mijn Accountantsportal en Pinkweb.

Hoe het werkt

Het SBR Assuranceproces in AFAS wijkt nog wel af van de meeste portaalleveranciers op dit moment: het linken & signen van de documenten vindt plaats, voordat de documenten binnen AFAS OutSite worden ingestuurd. Hopelijk kiest AFAS in de toekomst ook voor een linking & signing optie direct binnen het proces in AFAS OutSite. Enfin: er is in elk geval een werkend scenario. De routing kan op tweetal manieren, afhankelijk van de gebruikte rapportage software.

  • Je kantoor maakt gebruik van Caseware: Je kunt vanuit Caseware voor de ondertekening met het beroepscertificaat gebruik maken van de plug-in of het platform van PKIsigning. Na ondertekening verstuurt Caseware de drie benodigde bestanden naar AFAS. Hiervoor is het nodig om binnen AFAS een speciale connector in te richten en een werkstroom voor SBR Assurance. De consultants van DOCCO kunnen je hier bij helpen.
  • Je kantoor maakt gebruik van Unit4 of MLE: Je kunt vanuit Unit4 (SBR Manager) of MLE voor de ondertekening met het beroepscertificaat gebruik maken van de plug-in of het platform van PKIsigning. Na ondertekening verstuurt PKIsigning de drie benodigde bestanden direct naar de AFAS werkstroom. Ook hier vindt vooraf in AFAS nog de nodige inrichting plaats.

Je dient voor de beschreven scenario’s gebruik te maken van PKIsigning. Dit ondertekenplatform voor accountants is sterk in ontwikkeling en groeit in belangstelling bij veel kantoren. De wijze waarop het met bestaande applicaties integreert, zoals AFAS, geeft een heel efficiënt proces.

Afhandeling in AFAS OutSite

Als de stukken eenmaal binnen AFAS zijn verwerkt, kan een werkstroom (workflow) worden geïnitieerd. De documenten zijn dan al gekwalificeerd ondertekend door de kantoorgebruiker (dat gebeurt dus niet binnen AFAS). In de stap waarbij de klantgebruiker zijn akkoord geeft op het publicatiestuk kunnen nog twee velden in de XBRL-instance worden gemuteerd: de vaststellingsdatum en het e-mailadres van de contactpersoon. Doorgaans komen deze al mee vanuit de rapportagesoftware. Het kunnen aanpassen van de datum vaststelling door de klant, zorgt voor minder gedoe in het kantoorproces rondom de ‘8-dagen-termijn’. Na akkoord worden de twee XBRL-instances en het DS-bestand in XML via Digipoort aangeboden bij de Kamer van Koophandel. De statusberichten worden ook ontvangen in AFAS. Er lijkt op voorhand in AFAS geen uitgebreide validatie meer plaats te vinden op de instances. Er zijn echter wel een aantal consistentiechecks uitgevoerd. Bijvoorbeeld of het betreffende jaar en het KVK-nummer die zijn opgenomen in de XBRL-controleverklaring en het XBRL-publicatiestuk overeenkomen.

Enkele kanttekeningen

Er zijn ontwikkelingen die weerspiegelen, dat het verantwoordingsproces steeds meer ‘data-gedreven’ wordt en minder sterk op PDF-reporting zal steunen. AFAS OutSite vervult nog niet de rol van SBR-draaideur, bijvoorbeeld voor de SBR jaarrekening. Het ontbreken van rendering-functionaliteit is in die context nog een gemis. In dit geval zal voor het SBR Assurance proces dus vooraf een PDF afdruk gemaakt moeten worden, die meegestuurd wordt met de XBRL-/XML-bestanden. Ook de aansluiting (communicatieprofiel in AFAS) op de BIV ontbreekt nog voor aanlevering aan de banken, die inmiddels de PDF-jaarrekening hebben losgelaten. Voor het aanleveren van de fiscale aangifte voor de natuurlijke persoon aan de banken, zou dit ook een waardevolle feature zijn. Als daarbij ook MFA wordt toegevoegd aan het inlogproces en eind dit jaar de native Pocketapp wellicht te gebruiken is voor OutSite, heeft de portalmarkt voor grotere accountantskantoren er een volwaardig alternatief bij.

Zien in de praktijk?

Ben je benieuwd hoe dit werkt of wil je aan de slag met het inrichten van SBR Assurance in de software van AFAS? Neem dan contact op met Renee, AFAS-specialist binnen het team van DOCCO. Het team heeft met de combinatie van AFAS-kennis en unieke kennis van het assurance-proces de juiste bagage om je verder te helpen.

Kom je op 18 juni naar de Accountancy Expo? Op de stand van DOCCO kun je het proces in werking zien en kun je ons direct consulteren! Met de code DOC2019 kan je je gratis registreren.

Renee Verest

Renee Verest

AFAS Consultant

Reindert Doorn

Reindert Doorn

Adviseur

Share This