0318-830376 info@docco.nl

Het is onvoorstelbaar hoe snel de wereld om ons heen in de laatste weken is veranderd. De huidige maatregelen raken ons allemaal, zowel zakelijk als privé. Als ik een rondje langs accountants- en administratiekantoren beldan hoor ik voornamelijk drie zaken waar de meeste kantoren mee kampen: 

  • Tijdsgebrek! Klanten hebben nu extra aandacht nodig. Ze hebben vragen over de regelingen waar ze gebruik van kunnen maken en hebben hulp nodig bij het aanvragen en regelen daarvan. Op stel en sprong moet er inzicht zijn in historische cijfers en er is behoefte aan inzicht in de verwachtingen. Veel kantoren hebben hierdoor extra werk, omdat ze dit niet standaard op orde hebben. 
  • Interne processen lopen moeizaam. Kantoren die hun processen nog niet optimaal hebben gedigitaliseerd lopen nu tegen allerlei hindernissen aan, omdat de normale gang van zaken is verstoord. Even iets printen, ondertekenen en op de post doen is lastig als je vanuit huis werkt; een dossier of ordner uit de kast pakken om iets in te kunnen zien ook. Klanten die even langskomen om iets af te geven of op te halen gaat nu ook niet. Het zijn zaken die niet onoverkomelijk zijn…maar ze kosten nu extra tijd en extra tijd is nu niet beschikbaar.   
  • Goede communicatie ontbreektWe missen nu allemaal het contact met klanten en collega’s, maar het werk moet wel gewoon doorgaan. Vooral nu is het van groot belang om een goed communicatiemiddel te hebben wat het samen aan tafel zitten kan vervangen. Elkaar kunnen zien voegt zoveel meer toe dan alleen bellen; je kan beter inschatten of iemand begrijpt wat je zegt, je kan samen naar hetzelfde document kijken om te bespreken, je kan echt samenwerken. Dit is niet alleen van belang om met klanten te communiceren, maar ook onderling met collega’s. Blijf verbonden met elkaar, spar over iets, bedenk acties om klanten bij te kunnen staan in deze tijd, vraag gewoon hoe het gaat.    

Er zijn veel kleine stappen die je kunt maken om dat snel te verhelpen en het mooie is, dat deze stappen weinig tijd kosten, maar allemaal zaken zijn waar je blijvend de vruchten van kan plukken. Randvoorwaarden inrichten om actuele cijfers beschikbaar te hebben, tools om deze te presenteren en eventueel prognoses te maken, digitale ondertekening, documenten digitaal delen met en laten accorderen door klanten, inzet van Microsoft Teams om prettig en efficiënt te communiceren: dit zijn slechts een paar voorbeelden van het optimaliseren van processen waardoor je als kantoor nu geholpen bentmaar ook klaar bent voor toekomstige ontwikkelingen.  

Loop je nu ook tegen zaken aan op jouw kantoor die je anders zou willen inrichten, zodat alles wat soepeler loopt? Zodat je weer tijd over hebt om klanten te kunnen bedienen? Bij DOCCO helpen we elke dag kantoren om processen te optimaliseren en klaar te zijn voor de toekomst. Met een uurtje online sparren kunnen we al signaleren waar de pijnpunten liggen en welke stappen genomen kunnen worden om die te verhelpenwaar kunnen we jou mee helpen? 

Tina Meeuwisz

Tina Meeuwisz

Adviseur IT & Verandermanagement

Share This