0318-830376 info@docco.nl

DOCCO IT & VerandermanagementIk heb in de afgelopen acht jaren veel ervaring opgedaan met SBR. In die periode heb ik ook veel over dit onderwerp geschreven. Om niet met die goede gewoonte te breken, schrijf ik vanaf nu elke week een blog over ‘SBR-publicatiestukken KvK’. Waarom? Om 3 redenen: in de eerste plaats omdat het vanaf boekjaar 2016 verplicht is om te deponeren via SBR. Deze verplichting geldt dan voor kleine rechtspersonen en micro-entiteiten. Ten tweede merk ik dat er in de praktijk nog veel onduidelijkheden bestaan over het deponeren van publicatiestukken in SBR. Een aantal van deze onduidelijkheden fileer ik in de komende blogs. Dit brengt me gelijk bij de derde reden om blogs te publiceren; ik bied graag praktische handvatten op dit gebied!

SBR zit natuurlijk voor het grootste gedeelte onder de motorkap. Maar op het moment dat je publicatiestukken moet aanleveren via SBR, zul je toch je software, je processen en je manier van werken moeten aanpassen. Die motorkap moet dus open! Het impliceert ook dat je vaktechnisch scherp moet kijken naar wat er daadwerkelijk wordt uitgevraagd. Hoe ga je daar als organisatie mee om? De recente introductie van de nieuwe categorie rechtspersonen ‘de micro-entiteit’ is in die zin illustratief. Deze grote groep ondernemingen hoeft alleen maar een nog kortere balans aan te leveren met een paar aanvullende gegevens. Die afgezwakte verplichting werkt onmiddellijk door in je processen, je software en raakt ook nog eens je omzet.

Onderwerp van de eerstkomende blogs: het proces van een SBR-publicatiestuk. Het papieren proces vervangen door aanlevering in SBR verlangt aanpassingen. Er worden andere gegevens uitgevraagd en de communicatie verloopt elektronisch in plaats van dat je op een printknop drukt. Alhoewel de validatiestap misschien wel de belangrijkste stap in het gehele proces is, krijgt deze vreemd genoeg toch de minste aandacht. In de praktijk gaat hier het nodige mee mis. Zo geeft Digipoort je verschillende fout- en/of statuscodes als je er een SBR-publicatiestuk naartoe gezonden hebt. Maar beschik je wel over voldoende kennis om die informatie ook correct te kunnen interpreteren? Want let wel, vanuit je software wordt het SBR-publicatiestuk aangeleverd met het certificaat van jouw organisatie, waardoor jij verantwoordelijk bent voor de aanlevering. Als je het SBR-publicatiestuk voor de deadline aanlevert en na de deadline een foutcode van Digipoort ontvangt, betekent dit maar één ding: je klanten krijgen problemen. (En geloof me, er zijn echt leukere manieren om aan klantenbinding te doen.)

In het verlengde hiervan zie je een aanverwant fenomeen bij het gebruik van portalen. Steeds meer kantoren zetten portalen in om hun klanten een efficiënte omgeving te bieden waarin zij verschillende rapportages kunnen goedkeuren. Die werkwijze roept echter ook vragen op. Want waar ligt welke c.q. wiens verantwoordelijkheid in het proces van autorisatie en verzending? Zijn hierover de juiste afspraken gemaakt met de klant – en liggen deze ook vast?

Ik kan nog wel even doorgaan met het opsommen van allerlei vraagstukken die voor veel kantoren: a) nu al relevant zijn; of b) de komende maanden relevant gaan worden. Deze behandel ik de komende periode zoveel mogelijk. Heb je in de tussentijd vragen? Bewaar ze niet, maar stuur ze naar mark@docco.nl.

In ieder geval tot volgende week!

Mark Bisschop,

DOCCO

Share This