0318-830376 info@docco.nl

rgs_opreisDe laatste tijd wordt er steeds meer gesproken over het Referentiegrootboekschema. Gaan we in Nederland dan toch standaardiseren? We werken toch met SBR? We werken in Nederland met zo’n 1,2 miljoen rekeningschema’s. Hoe gaan we dit in ooit standaardiseren? In ons Polderland werken we niet met een standaardrekeningschema zoals in België. Het RGS komt eraan! Dit is echter geen standaard rekeningschema. Het maakt het ons allemaal wel veel makkelijker.

Achtergrond RGS

Eind 2011 is vanuit de overheid het idee ontstaan om aan de slag te gaan met een referentie grootboekschema. In het najaar van 2012 is dit idee ook tegen marktpartijen aangehouden. Deze 45 partijen reageerden enthousiast waarna er gestart is met de uitwerking van het RGS in werkgroepen. Medio 2014 is een eerste versie van het RGS opgeleverd waarna marktpartijen zijn gestart met de implementatie. In tussentijd wordt verder gewerkt aan doorontwikkeling van het RGS en wordt de beheerorganisatie ingericht. Inmiddels is er een versie 1.1 beschikbaar van het RGS.

De meeste intermediairs werken met rapportagetools zoals CaseWare, Infine, Pro Management en Unit 4 Audition. Elk softwarepakket heeft als zijn eigen ‘rapportagecodes’. Dit zijn eigenlijk al (eigen) referentie grootboekschema’s. De schema’s van de verschillende softwarepakketten zijn met elkaar geïntegreerd welke heeft geresulteerd in het uiteindelijke RGS. Dit RGS bevat meerdere niveaus. Op mutatieniveau zijn er bijna 2.000 regels. Dit betekent niet dat je alle 2.000 regels moet implementeren of gebruiken. Er zijn meerdere niveaus waarop je kunt aanhaken.

RGS in de praktijk

Zoals gezegd bevat het RGS zo’n 2.000 grootboekregels. Dit biedt mooie mogelijkheden. Zo zijn er 90 regels die onderdeel uitmaken van de WKR. Elke regel heeft een unieke code. Aan de code is te zien dat deze onder de WKR valt. Dit biedt de mogelijkheid om een selectie uit het grootboek (de WKR-codes) te exporteren naar het Loonpakket. Deze dient wel een RGS import te ondersteunen. Je ziet dat communicatie tussen de verschillende pakketten steeds makkelijker wordt. Via webservices, API’s en gestandaardiseerde bestandformaten kan dit real-time en komt er bijna geen handwerk meer aan te pas. Dit levert voordelen op in tijd en kwaliteit van data.

API’s zijn bijna niet meer weg te denken. Steeds meer softwarepakketten communiceren op basis van API’s met elkaar. Alternatief is het gebruik van auditfiles. Dit is echter een stuk lastiger omdat niet alle softwarepakketten de allerlaatste auditfile ondersteunen. Vraag uw softwareleverancier dus naar zijn API’s.

Voorbeeld

Een klant werkt met boekhoudpakket X en heeft een eigen grootboekschema die door de jaren heen zo is ontstaan. De accountant werkt echter voor de klant met een ander grootboekschema die aansluit bij het standaard grootboekschema die 2 jaar geleden binnen het kantoor is ingevoerd. Elke keer moet er dus een vertaling gemaakt worden tussen de twee schema’s.

Het boekhoudpakket van de klant ondersteunt echter het RGS. Deze levert een auditfile op welke ook RGS tags bevatten. Deze auditfile wordt ingelezen in het boekhoudpakket van de accountant. Vertaling naar het eigen standaard grootboekschema is niet meer nodig want deze ondersteunt het RGS.

 

Door RGS worden maatwerkkoppelingen steeds meer overbodig. Wanneer bijvoorbeeld het fiscale pakket RGS ondersteunt dan kan hier de auditfile met RGS worden ingelezen.

Softwareleveranciers

Voor softwareleveranciers kan RGS een bedreiging zijn. Immers, integratie tussen verschillende pakketten wordt gemakkelijker. Ze begrijpen ook dat ze mee moeten gaan in deze ontwikkeling omdat standaardisatie straks een commodity zal zijn. Een pakket gaat zich niet onderscheiden met RGS of SBR. Onderscheidend vermogen zit hem wat mij betreft straks in usability en interface. Een compliment aan de softwareleveranciers is wel op zijn plek. Zij hebben een substantiële bijdrage geleverd aan de realisatie van het RGS.

SBR
Waarom gaan we aan de slag met het RGS als we toch al werken met SBR. Als gevolg van de verplichtstelling komt SBR steeds meer in beweging. Dit is positief en zal uiteindelijk iedereen voordelen op gaan leveren. Dit kost echter tijd en verandering!

SBR wordt nu met name aan het eind van het proces toegepast. De jaarrekening wordt uitgewerkt in de rapportagesoftware en als deze klaar is dan wordt er niet geprint maar een SBR-jaarrekening gegenereerd. Dit levert geen voordelen op. SBR zal eerder in het proces toegepast moeten worden. RGS kan hierbij helpen. Uiteindelijke wens van SBR is het gebruik op transactieniveau. Zo ver zijn we echter nog niet. Het RGS is een mooie stap op weg naar dit doel.

De relatie tussen SBR en RGS zit hem in de koppeling tussen beide. Alle RGS codes zullen uiteindelijk gekoppeld moeten worden aan de SBR codes uit de Nederlandse Taxonomie. Wanneer je gebruik maakt van het RGS dan krijg je SBR er eigenlijk ‘gratis’ bij. SBR is voor softwareleveranciers echter lastiger dan het RGS waardoor het de vraag is wanneer dit realiteit zal zijn.

Voordelen
Elke vorm van standaardisatie biedt voordelen. Dit zijn generieke maar zeker ook specifieke. Ik noem er een paar:

  • Integratie tussen softwarepakketten wordt gemakkelijker bij RGS
  • RGS heeft een relatie gelegd met WKR waardoor dit mogelijkheden biedt op het gebied van integratie met loonpakketten
  • Een koppeling met het RGS in het grootboek betekent straks ook een koppeling met de Nederlandse Taxonomie
  • Het RGS is straks leidend waardoor het niet meer uitmaakt welk grootboekschema de klant gebruikt

Mijn RGS reis
Ik ben een groot voorstander van standaardisatie en heb me dan ook voorgenomen om een bijdrage te leveren aan de adoptie en toepassing van het RGS in Nederland. Ik doe dit op verschillende manieren. Zo ben ik deze week op bezoek geweest bij een tweetal softwareleveranciers die bijna klaar zijn met de implementatie van het RGS.

Uit de demo’s maak ik op dat het voor softwareleveranciers relatief eenvoudig is om het RGS te ondersteunen. RGS-ready betekent wat mij betreft in ieder geval dat de softwarepakketten op basis van RGS met elkaar kunnen communiceren via webservices. Dit is door beide leveranciers gerealiseerd. Er zijn voor de gebruikers ook direct voordelen te behalen.

Ik ben dan ook benieuwd welke softwareleveranciers het RGS ook ondersteunen en wil van hen ook graag weten wanneer hun klanten hiermee aan de slag kunnen. Van accountants wil ik graag weten hoe zij tegen het RGS aankijken. In de ING-sessies waar ik aan meewerk komt het RGS ook naar voren en valt op dat accountants zeker getriggerd zijn.

Ik vervolg in ieder geval mijn RGS reis en zal u hiervan op de hoogte houden.

Mark Bisschop

Share This