0318-830376 info@docco.nl

Misschien is het je al opgevallen in Teams, maar recent heeft Microsoft de Lists-app toegevoegd. Een buitengewoon handige app in het 365 portfolio, vooral voor zakelijke gebruikers. Eindelijk een stukje software die een einde maakt aan ‘Excellijstjes’ op de kantoren?

Microsoft kan de komst van Lists al enige tijd aangekondigd. Al gefascineerd door de mogelijkheden kon ik dan ook niet wachten tot het voor iedereen beschikbaar werd gesteld. En velen met mij. Waar SharePoint momenteel vooral te boek staat als ‘cloud-opvolger’ van de Windows Verkenner, zo is deze achterliggende ‘motor’ van bibliotheek- en lijstbeheer nu ook de basis voor de nieuwe Lists app. Een app bedoel om in samenwerkingsverbanden overzicht te houden op activiteiten, middelen, voortgang en meer. Omdat dit aspect binnen Teams nog een ontbrekende schakel is, verwacht ik dat Lists in een grote behoefte gaat voorzien bij veel kantoren. Een korte uitleg:

Wat is het?

Lists is, zoals de naam het al zegt, een tool voor het beheer van lijstjes zoals checklists. Je kunt er in samenwerken met je team en samen overzicht houden. Je kunt de lijsten slim laten vullen en geautomatiseerde taken baseren op de gegevens in de lijst. Bijna alle situaties waarbij je nu binnen je team gegevens bijhoudt in Excel, zijn geschikt voor Lists. Denk aan planningen, checklists voor nieuwe medewerkers, IT middelen, interne trainingen en PE registraties, enzovoorts. Het grootste voordeel zit in de geautomatiseerde verwerkingen die je eraan kunt koppelen.

Waar vind ik het?

Je kunt de app vinden via office.com of bijvoorbeeld via Teams. Je kunt binnen een bestaand team een tabblad toevoegen, je ziet je Lists app daar tussen staan.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

Hoe werkt het?

Je krijgt vier keuzes als je start en een nieuwe lijst toevoegt. Je start met een lege lijst, een lijst gebaseerd op een huidige Excellijst, een bestaande- of een voorbeeldlijst. De issuetracker (probleem bijhouden)-lijst geeft je een format om bijvoorbeeld IT-meldingen in bij te houden. Handig voor keyusers van softwareapplicaties binnen je kantoor. Sowieso zijn de sjablonen handig om te bekijken om een goede voorstelling van de mogelijkheden te krijgen.

De keuze om je lijst te baseren op de spreadsheet is handig als je al een bestaande lijst hebt, deze wordt dan direct ingeladen.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

Nadat je bent gestart met een lijst heb je de mogelijkheid om het format aan te passen, bijvoorbeeld het toevoegen van kolommen of direct te starten met data-entry.

Hoe werken de belangrijkste functies

  • Kolommen maken

Als je gestart bent in Teams scrol je in je lijst naar rechts. De meest rechterkolom heeft de waarde ‘kolom toevoegen’. Je maakt hier een keuze uit een aantal type velden. Via ‘meer opties’ stel je in, dat een veld verplicht is of bijvoorbeeld een unieke waarde moet bevatten. De opties verschillen per veldtype.

  • Data invoeren

Als je al veel data hebt in Excel, kun je beter met Excel als basis starten. Het invoeren van nieuwe regels kan door boven in het scherm te kiezen voor ‘Nieuw item’. Het bewerken kan door op de drie puntjes achter een item te klikken en te kiezen voor ‘Bewerken’. Je kunt ook in-line bewerken door boven in het scherm te kiezen voor ‘Snel bewerken’. Wel weer afsluiten 😊. Erg handig: in de snelbewerkingsmodus kun je hele datareeksen copy-pasten van je klembord naar Lists!

  • Kolomweergaven aanpassen

Binnen Teams merk je al de flexibiliteit op door het slepen met de kolommen in de gebruikersinterface. Je kunt ook eenvoudig kolommen toevoegen en verbergen. De makkelijkste wijze is door op de kolomtitel te klikken, te kiezen voor ‘Kolominstellingen’ en dan ‘Kolommen weergeven/verbergen’. Je krijgt dan een complete lijst te zien, die je kunt aanpassen. Het is een vergelijkbare werkwijze als met SharePoint-lijsten, alleen dan eenvoudiger gemaakt.

Vijf handige toevoegingen

1) Groeperen, optellen en filteren per kolom: via het pijltje achter de kolomtitel kom je bij handige functies (die verschillen per veldtype). Uiteraard kun je sorteren, maar ook groeperen om items te clusteren. Je kunt totalen toevoegen, waarbij de mogelijkheden (aantal, gemiddelde, enzovoorts) afhankelijk zijn van het veldtype. Tot slot kun je filteren per kolom of de kolom toevoegen aan het deelvenster met ‘filters’: een handig paneel aan de rechterzijde.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

2) Kolomweergaven kun je opslaan: handig als je op basis van dezelfde informatie graag naar een iets ander overzicht kijkt en dit telkens wilt kunnen oproepen. Nog handiger is dat je een gecreëerde weergave ook als standaard kunt instellen. Die optie verschijnt in het weergave venster rechts bovenin, enkel als de huidige weergave niet standaard is.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

3) Voorwaardelijke opmaak: door op een kolomtitel te klikken en te kiezen ‘Deze kolom opmaken’ verschijnt een opmaakmenu aan de rechterzijde. Doe je dit bijvoorbeeld op een datumveld, dan komt Lists met automatische relatieve datumopmaak, waarbij verlopen data bijvoorbeeld rood gearceerd zijn. Uiteraard kun je je eigen regelset ook toepassen. De opties verschillen per veldtype. Kenmerkend zijn ook de ‘Keuzepillen’ op invoervelden en automatische gegevensbanken bij cijfervelden. Intuïtief en fraai. Je kunt hier ook aardig de diepte in met ‘opmaak-JSON’.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

4) Chatten: klik je een item aan in je lijst, dan heb je rechts bovenin de mogelijkheid om een gesprek te starten. Er opent zich een Teamschatvenster aan de rechterzijde. Hier kun je met collega’s sparren, comments toevoegen en elkaar taggen. Enig nadeel is dat het chatvenster niet standaard opent als er al comments zijn geweest op een item. Dat maakt het wellicht wat minder geschikt voor essentiële informatie.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

5) Rechten instellen op je lijsten: als je wilt voorkomen, dat collega’s zelf de opzet van de lijst aanpassen kun je de rechten beperken. Als je een lijst hebt toegevoegd binnen een Team, dan wordt de lijst toegekend aan deze 365-rechtengroep. Andersom kan ook: eerst je lijst ontwerpen en daarna toekennen aan een Team. Hiervoor werk je vanuit de online App via office.com of https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/microsoft-lists. Bij het aanmaken van een lijst kun je onderin kiezen ‘Opslaan in’. Je kunt dan een team of je persoonlijke locatie kiezen. Vervolgens klik je in de lijst (of in het overzicht met al je lijsten, op de drie puntjes) en kies je voor delen. Hierin zijn de opties volledig beheer, data-bewerken of alleen-lezen beschikbaar.

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

Dat kan met Excel of Planner toch ook?

Hoewel je in Excel natuurlijk ook mooie lijstjes kunt bijhouden, werkt het opnemen van je lijst als onderdeel van je Teamsite eenvoudiger: je houdt het UX-design van Teams terwijl je samenwerkt.

Bij Planner is het grote nadeel, dat je wel de bucketweergave kunt wijzigen maar niet de gridvelden. In Lists is dit op maat te maken en biedt daarmee meer flexibiliteit. Daarnaast kunt je collega’s direct taggen, wat in Planner niet werkt.

Grote voordeel

Het grootste voordeel zul je behalen met de vervolgstap: het toepassen van Power Apps en Power Automate aan deze lijst. Met Power Apps kun je zelf invoerschermen maken, waarbij gegevens in je lijst terecht komen. Met Power Automate kun je heel slim aan de hand van de data in de lijsten automatische triggers en ‘automations’ regelen. In het voorbeeld van de issuetracker kun je bij een IT-probleem dit bijvoorbeeld na 5 dagen automatisch laten escaleren, een verhoogde status geven en de manager mailen. Een enorm pallet aan automatiseringsmogelijkheden! Daar word ik vrolijk van 😊!

Reindert Doorn

Wil je sparren naar aanleiding van deze blog of zou je samen met onze adviseurs en consultants aan de slag willen? Neem contact op met Mirjam van Wolde: mirjam@docco.nl – 06-81028151

Share This