0318-830376 info@docco.nl

Eigenlijk een hele vreemde vraag. Want zeg nou zelf, als je een notebook koopt vraag je toch ook niet of de Verkenner erop staat? Maar ik begrijp de vraag vanuit de “dossieropbouw in verkenner”- gedachte. We zijn zo vergroeid met de werkwijze om bestanden vanuit een herkenbare dossierstructuur binnen verkenner te openen, dat in de Office365 omgeving je eerst een tijdje ‘de weg kwijt kunt zijn’. Ondanks het feit dat je huidige dossierstructuur herkenbaar terug te vinden is in Sharepoint 

Het bestanden-landschap is de afgelopen jaren sowieso aan het veranderen. Specifieke bestanden betreffende communicatie of lopend jaarwerk worden steeds vaker binnen applicaties opgeslagen: fiscale stukken, samenstel- en controle-dossiers, administratiepakketten, CRM-systemen, enz. Hierdoor kan de situatie ontstaan dat al je ‘werkbestanden’ met bijbehorende data binnen de gebruikte applicaties staan en je alleen een aantal permanente stukken nog ergens wilt plaatsen. Voor het opslaan van deze bestanden is Sharepoint een prima oplossing. Je zult wel binnen je organisatie afspraken moeten maken waar je bestanden kunt vinden. En soms moet je interne afspraken maken dat, als binnen een applicatie het werk is afgerond, bepaalde bestanden gedeeld worden met de organisatie (omdat er bijvoorbeeld maar voor een deel van de medewerkers licenties zijn afgesloten…). Maar binnen de applicatie heb je de benodigde bestanden meteen beschikbaar als je bezig bent met specifiek werk voor de klant. 

In deze denkwijze kun je ook Teams plaatsen: als je met een project bezig bent waarbinnen je met anderen samenwerkt en samen aan documenten gaat werken zet dan Teams in. Niet alleen de relevante bestanden, maar ook ondersteunende apps (zowel Office 365 als externe apps!) zijn binnen je Teams direct beschikbaar. Ook communicatie over het project, zelfs chats en vergaderingen, sla je op en vind je terug binnen Teams. En je bestanden: die vind je onder bestanden binnen Teams. En waar ze dan staan? Is dat nog relevant om te weten? Oké, ze worden op de achtergrond in Sharepoint opgeslagen.  

Maar wanneer is iets een project? En als ik samenwerk met mijn klant, ga ik dat dan in Teams doen? En ga ik dan Teams aanmaken voor al mijn klanten? De diverse mogelijkheden en scenario’s met bijbehorende discussie vindt plaats tijdens de training Office 365. Je kunt dan voor jezelf kijken welke wijze van omgaan met klanten, klantwerk, bestanden en samenwerken past bij jou organisatie.  

Misschien zul je je nog afvragen: en OneDrive dan? Hoe moet ik dat zien? In OneDrive staan je ‘persoonlijke documenten’. Het is de vervanging voor je home-directory zoals we die jarenlang gebruikt hebben binnen bedrijven. OneDrive for Business geeft je daarnaast de mogelijkheid om een Sharepoint omgeving te benaderen vanuit je verkenner. Maar goed, als je werkt vanuit de Cloud heb je geen OneDrive meer nodig 😉 

Er is dus helaas geen generieke oplossing voor het opslaan van bestandensimpelweg omdat je klanten en klantgroepen specifiek bedient én elke organisatie haar eigen processen en applicatielandschap heeft. Maar als je hier met elkaar afspraken over maakt, kun je wel voor je organisatie komen tot een inzichtelijk en logische plaatsing. 

Een laatste opmerking: één van de krachtigste functionaliteiten van Office 365 is het delen van bestanden. Het echt samenwerken binnen 1 bestand, zonder mailen en lastige revisies, en met de mogelijkheid om binnen documenten te communiceren op een eenvoudige wijze!!  

.

Share This