Inmiddels werken we al jaren met online (webbased) software en integreert alles met alles. Of toch niet? De techniek staat voor niets zou je zeggen, maar helaas werkt het niet zo. Technisch is er veel meer mogelijk dan we vermoeden en gebruiken, maar er wordt door de softwareleverancier pas iets gebouwd bij een klantbehoefte. Ik kom nog steeds koppelingen en integraties tegen op basis van verouderde techniek of dusdanig omslachtig dat de output niet te vertrouwen is. We willen IT toch optimaal inzetten? Laten we dan in actie komen!
Handmatig invoeren van klantgegevens in meerdere pakketten
Welk softwarepakket beschikt niet over moderne rest API’s? Helaas nog te veel. Dit heeft enerzijds te maken met het feit dat er nog veel gebruik wordt gemaakt van on-premise software en anderzijds omdat niet alle SaaS-software hiermee is uitgerust. Als er API’s aanwezig zijn dan leveren deze niet altijd de functionaliteit zie je zou willen. Ik zie de laatste tijd ook dat de overnames in softwareland niet positief bijdragen aan de integraties. Als je een nieuwe klant aanmaakt in het CRM-pakket en de gegevens real-time ophaalt bij KvK, dan zou je willen dat deze automatisch worden overgenomen door alle applicaties waar desbetreffende klant mee in aanraking komt. Denk hierbij aan het aangiftepakket of de portal. Te vaak worden CRM-gegevens nog handmatig in deze applicaties ingevoerd. Dit leidt tot slechte datakwaliteit en veel dubbelwerk. Het ontbreken van de gewenste API’s is hier voor veel kantoren een doorn in het oog.
Documenten printen en inscannen leidt tot veel extra werk
In tijden van digitalisering en krapte op de arbeidsmarkt zou het efficiënter inzetten van IT bovenaan elke management agenda moeten staan. Helaas is dit niet het geval. Er wordt nog steeds te veel gescand en geprint, terwijl digitaal het nieuwe normaal zou moeten zijn. Oplossingen zoals PKIsigning werkt met API’s en de mogelijkheid om documenten automatisch op te slaan. Ondertekenen op het hoogste niveau met de zekerheid dat de handtekening jaren later nog steeds geldig is. Hoeveel tijd en geld kun je hiermee besparen? In ieder geval een hoop stress, want je houdt tijd over voor de dingen die belangrijker zijn. Prijzen gaan omhoog, terwijl het proces niet wordt geoptimaliseerd. Dit kunnen we onze klanten toch niet verkopen?
Zeker in tijden van personeelstekorten is digitalisering als voorbeeld van procesoptimalisatie een must. Als je hier op korte termijn geen stappen zet, dan wordt de inhaalslag die gemaakt moet worden steeds uitdagender. Wacht je te lang, dan is degradatie een feit. Of promotie dan nog mogelijk is, dat lijkt me niet. Zo ver laat je het toch niet komen?
Welke integraties zou jij nog willen realiseren of welke integratie ben je het meest trots op?
Moet je langer dan een dag wachten met het bedenken welke eerste stap je moet zetten? Neem dan contact met me op.
Mark Bisschop
mark@docco.nl