0318-830376 info@docco.nl

datacenter_slider

Hosting (uitbesteding van ICT) is sterk in opkomst, ook in de accountancybranche. Echt nieuw is deze dienstverlening niet, maar door de nieuwe term ‘cloud computing’ en sterke marketing hieromtrent neemt de belangstelling toe. Een uitleg voor een juiste begripsvorming en de mate van ontzorging publiceerde DOCCO eerder op haar website. De behoefte aan focus op (verbeteringen in) het primaire proces binnen de branche stuwt de wens om de ogenschijnlijke technische details van dagelijks beheer uit te besteden. Een selectie- en uitbestedingstraject vraagt wel om de nodige aandacht. U wilt er immers zeker van zijn dat u vooruitgang boekt met deze stap en geen onplezierige afhankelijke relatie aangaat met de geselecteerde partij. Een aantal aandachtspunten die u op weg kunnen helpen bij het selectie- en uitbestedingstraject zijn op een rij gezet.

1. Besteed aandacht aan juridische zaken. Spit het contract en bijgaande ‘SLA’-overeenkomst goed door. Welke aansprakelijkheid is van toepassing? Zorg dat er inzake data directe opeisbaarheid en toegang tot gegevens is. Kijk daarnaast naar de mogelijke exit-scenario’s. Hoe lang loopt het contract, is het wijzigbaar in omvang en hoe wordt een eventueel vertrek gefaciliteerd?

2. Maak concrete afspraken rond applicatieperformance. Veel kantoren maken gebruik van een ‘best-of-breed’ concept. Een veelvoud aan applicaties die elk hun eigen architectuur kennen, opereren op één generieke IT infrastructuur. Dit geeft soms performancevraagstukken. Leg in elk geval contractueel vast hoe snel uw applicaties in de hostingomgeving moeten werken.

3. Beoordeel de servicegaranties. Hoeveel uur per jaar mag de dienstverlener zijn ‘service’ aan u onderbreken? Vaak wordt dit uitgedrukt in een uptimepercentage. Is gepland onderhoud een onderdeel van deze onderbreking en wanneer vindt onderhoud plaats? Kijk ook goed naar de reactie- en hersteltijd rond incidenten: is dit voor u voldoende?  En het is voor menig kantoor niet onbelangrijk dat –met name in het eerste half jaar- de supportafdeling natuurlijk buiten standaard kantoortijden bereikbaar is.

4. Verzoek een proof-of-concept. Laat de dienstverlener een werkende omgeving voor u klaarzetten en door u testen en beoordelen alvorens de contractperiode ingaat. Leg vooraf expliciet vast waar de proof-of-concept aan moet voldoen. Vaak komen in een testperiode zinvolle issues naar voren. Een aantal veelvoorkomende.

  • Performanceproblemen met bulk scan- en printverwerking van multifunctinals. Op dat moment wordt er veel data naar uw hostingomgeving verstuurd. Reserveer aparte internetbandbreedte voor de hostingverbinding en/of printverkeer.
  • Integratie van uw bestaande (hosted)VOIP telefonie infrastructuur met eventuele applicaties in de hostingomgeving. Stem dit tijdig met uw telefonieleverancier af.
  • Maakt u gebruik van meerdere hostingaanbieders? Als u naast uw hostingomgeving nog andere verbindingen heeft, bijvoorbeeld een payroll pakket, geeft dit uitdagingen rond het gebruik van meerdere beeldschermen en centrale data-opslag.

5. Beschouw de continuïteitsmaatregelen. Welke maatregelen treft de hostingaanbieder om de continuïteit te borgen. Vraag hier expliciet naar evenals naar eventueel onderliggende contracten met diens leveranciers. Kijk verder dan de dagelijkse back-ups en toets of de maatregelen voldoen aan uw wensen. Op welke wijze en hoe snel kunt u verder werken als het datacentrum onbruikbaar wordt door een calamiteit?

6. Maak zorgvuldige afwegingen rond veiligheid. Wenst u gebruik te maken van multi-factor authenticatie? Bij sommige hostingaanbieders is dit niet mogelijk. Bevraag tevens hoe men voldoet aan wet & regelgeving, of er normeringen (ISO/ISAE3402) overlegd kunnen worden en welke maatregelen de aanbieder zelf neemt om betrouwbaarheid en integriteit te garanderen.

7. Is één productieomgeving voldoende? Overweeg of u gebruik wilt maken van een eigen testomgeving waar u ingrijpende test-, installatie- en updatewerkzaamheden kunt uitvoeren zonder dat dit de ‘productieomgeving’ beïnvloedt. Het voortdurend beschikbaar hebben hiervan is een kostbare zaak, maar informeer naar mogelijkheden om tijdelijk schaduw te draaien.

8. Wie beheert uw zakelijke mobile devices? Onderzoek welke afspraken hierover in het servicecontract staan. Welke mogelijkheden voor mobile devices worden ondersteund? Naast de toegang tot Email & Agenda kan ook gedacht worden aan ‘mobile device management’. Het georganiseerd beheren van de devices verkleint risico’s rond informatiebeveiliging.

9. Denk na over resterende taken. Na het uitbesteden van uw ICT infrastructuur en beheer houdt u nog enkele werkzaamheden op uw locatie over. Denk hierbij aan de uitgifte en het beheer van werkstations, laptops en telefoons. Ook mutaties in het medewerkersbestand vragen om actie van een aangewezen verantwoordelijke. Vergeet tenslotte niet na te denken welke software (zoals Microsoft Office en Anti-virus software) u op uw werkplekken beschikbaar wilt houden.

“DOCCO helpt u graag op weg met selectie- en implementatietrajecten. Ook als u alleen even wilt sparren staan we voor u klaar!”

Share This