0318-830376 info@docco.nl

Jorrit Vermeulen, AFAS Expert @ DOCCO

Een AFAS Open in maart? Dan zal de Accountancy editie vast geen bezoekers trekken! Dat bleek toch mee te vallen… op 16 maart zat het Da Vinci Theater bomvol met accountants. Iedereen heeft zichzelf keurig aangemeld via de evenementen module van AFAS en je bent een uitzondering als er nog een bezoekerspas gemaakt moet worden. Met een bleep ben je present gemeld en hoor je de machine achter de bar al bonen voor je malen. Of verse munt? Of jus d’orange? Het lijkt bijna gewoon te worden. Kan AFAS nog verrassen? Ik neem je in deze blog graag mee langs de belangrijkste ontwikkelingen die er in de volgende release (Profit 3) aankomen, gericht op Accountancy.

Payroll Cloud

We hadden al een Nmbrs en Loket, maar AFAS zet een tandje bij. Ondanks dat 1,1 miljoen Nederlanders de strook met rechts onderin het AFAS logo ontvangen, gaat AFAS hier verder op inzetten. Een veelgehoorde wens ook van kantoren waar ik over de vloer kom. Anno 2017 nog mutaties via Excel verwerken… daar wordt niemand blij van.
AFAS lanceert de Payroll Cloud. Een soort OutSite waar klanten (van het accountantskantoor) op kunnen inloggen om mutaties door te geven. Denk aan medewerkers, uren, bonussen en onkosten. De proefberekening laat direct de bruto-netto berekening zien. Het wordt een heen-en-weer gepingpong van digitale mutaties en goedkeuringen. Klant voert in, salarisadministrateur controleert, biedt weer aan, klant beoordeelt de concept stukken, geeft akkoord, waarna de salarisadministrateur de stroken digitaal kan verstrekken, inclusief (SEPA!) betaalbestand. Tot slot volgt dan nog een aangifte LH waar ook nog een groen vinkje voor gevraagd kan worden.

😊😊😊

  • Online samenwerken met de klant binnen het proces.
  • Er wordt een strakke template meegeleverd. Of deze ook goed bruikbaar is als je Payroll Cloud integreert in je bestaande OutSite is nog onduidelijk.

☹☹☹

  • Geen ESS of app voor het personeel van de klant.
  • Heb je werkgevers verspreid over meerdere omgevingen? Dan kun je geen gebruik maken van één centrale Payroll Cloud.

TIP: Er wordt gebruik gemaakt van de Accountancy Verantwoordelijken voor de bestemming van taken. Gebruik je hier vrije velden voor, zet die alvast om naar de standaard velden. Meerdere omgevingen in gebruik? Overweeg een conversie naar één omgeving.

Digitale handtekening

Elk document – mits PDF – kan straks binnen de software ondertekend worden. Vooral geschikt voor HR gerelateerde documenten zoals arbeidscontracten. De Signing Service van AFAS waarborgt wie ondertekend heeft door een extra authenticatieslag via de Pocket App of SMS. Er is geen ondersteuning voor beroepsgebonden certificaten. Voor het ondertekenen van stukken zoals een jaarrekening zal gebruik gemaakt kunnen worden van Printless, met een rechtstreekse integratie op AFAS.
Aandachtspunten: een digitaal ondertekend document verliest zijn rechtsgeldigheid bij het afdrukken. Houd hier rekening mee bij het inrichten van het proces. De wederpartij zal betrokken moeten worden in dit digitale proces. En een 😊 want er worden geen kosten voor het gebruik gevraagd.

OutSite

Waar ik OutSite eerder nog niet 123 als portaal zag om bestanden mee uit te wisselen, is op dit punt wel een grote verbetering aanstaande… meerdere bijlagen tegelijk vastleggen binnen één dossieritem. Nu hoor ik u denken, dat kon toch al? Nou ja, er werd één ZIP van gemaakt. Dat is niet gebruiksvriendelijk. De bestanden zijn straks los te selecteren én worden ook in OutSite geïntegreerd weergegeven wanneer het een PDF of afbeelding betreft.

TIP: laat klanten hun IB-stukken uploaden via OutSite. Veilig en direct beschikbaar in het fiscale dossier. Vermoei de klant alleen niet met een waslijst aan categorieën, dat gaat geen klant begrijpen.

Een andere verbetering is het opnemen van zelf te kiezen velden in het berichtsjabloon, de e-mail die klanten informeert dat er iets in OutSite is geplaatst of gewijzigd. Ideaal voor bijvoorbeeld aanslagen! Die verstuur je natuurlijk liever niet als bijlage per e-mail. Plaats het in het dossier van de klant en koppel hier een berichtsjabloon aan met een samenvatting van de (geautomatiseerde) controle.

Fiscaal

U maakt wellicht gebruik van een eigen workflow voor de afhandeling van de aangifte IB en Vpb. Best verwarrend dat je ook binnen de aangifte nog stappen moet aftekenen. Er is goed nieuws, deze zijn straks aan elkaar te koppelen. Dus afhandeling op één plek.

AFAS heeft aangekondigd straks BTW aangiften te kunnen invoeren binnen Fiscaal. Deze kan vervolgens aangeboden worden voor akkoord via OutSite aan de klant. Daar werden een hoop mensen blij van in de zaal.

Uren

Uurtje factuurtje, of voor de bewaking van het project… we hebben er allemaal mee te maken. Alleen wordt niemand er blij van! AFAS heeft met de nieuwe release de urenregistratie via InSite opnieuw ontworpen, waarbij wordt uitgegaan van een herkenbare agenda weergave en suggesties worden gegeven voor projecten die je veel gebruikt. Daarnaast kun je makkelijk switchen tussen verschillende weken en altijd direct opgeslagen. Zo is een kwartiertje voor de BTW en een kwartiertje voor de loonaangifte zo geboekt! Of zat dat al in de afgesproken prijs?
Een hele dikke 😊 voor de nieuwe gegevensverzameling die meekomt met Profit 3, namelijk die van ontbrekende uren! Ik weet dat dit bij enorm veel kantoren een worsteling is om tot een goed overzicht te komen van uren compleetheid. Ik kijk er naar uit om dit bij kantoren in te stellen!

Tot slot

Ik vind het tof om te zien dat AFAS elk jaar weer haar deuren opent om klanten persoonlijk te informeren over de nieuwste ontwikkelingen. En de eerste slides van Bas kennen we allemaal, “het gaat goed met AFAS”, maar wat betekent dit voor de klanten die de software dagelijks gebruiken? Nieuwe klanten profiteren het meest, die krijgen met de branche specifieke template de beschikking over voor geconfigureerde functionaliteit. Toch probeert AFAS ook de trouwe klant te betrekken, door het toevoegen van ingerichte onderdelen (denk bijvoorbeeld aan de gesprekscyclus met personeel) en het aanbieden van tips en artikelen op de pagina van Succesbeheer.

Wil je stappen zetten met AFAS, maar ontbreekt de tijd of kennis? Ik kom met alle plezier langs om door te spreken waar quickwins te realiseren zijn of – het andere uiterste – een compleet optimalisatietraject op te zetten.

En anders, heel veel succes met de nieuwe functionaliteit die vanaf mei beschikbaar komt!

Jorrit Vermeulen
AFAS Expert bij DOCCO
jorrit@docco.nl – 06-13237053

Share This