0318-830376 info@docco.nl

Met de handen in het haar door mijn softwareleverancier!

Binnen onze klantenkring van accountants- en administratiekantoren hoor ik vaak de opmerking dat software het ‘net niet’ is. Altijd ontbreekt een bepaalde functionaliteit die een andere software wel heeft. De ene software kan bijvoorbeeld koppelen met de nieuwste versie van RGS, maar heeft op haar beurt geen mooie dashboardtool om inzicht te krijgen in de werkvoorraad. Contact opnemen met de accountmanager van de softwareleverancier levert vaak gouden bergen op. Helaas blijkt in de praktijk dat er minder prioriteit eraan wordt gegeven. In deze blog krijg je praktische tips om de juiste keuze te maken voor software die aansluiten bij de wensen van kantoor. 

Wensenlijst

Het is belangrijk om helder te hebben wie je als kantoor wil zijn voor je klanten en hoe je deze klantbehoeften kan vervullen. Formuleer dit in een visie, missie en strategie. Indien deze al in het verleden is geformuleerd, beoordeel kritisch of deze overeenkomt met de huidige denkwijze.

Breng alle processen van het kantoor in kaart. Bepaal vanuit hier welke IT-middelen het kantoor hierbij kunnen helpen. Maak een wensenlijst waaraan bepaalde software moet voldoen in verschillende processen. Maak gebruik van externe bronnen om inspiratie op te doen om processen te optimaliseren door middel van automatisering.

Externe partij inschakelen

Kennis over IT-middelen en mogelijkheden is vaak een ondergeschoven kindje binnen een accountants- en administratiekantoor. Het is daarom moeilijk om een goede IT-strategie te formuleren met bijbehorende wensenlijst voor software. Om de kennis binnen te halen is het een verantwoorde keuze om een externe partij in te schakelen. DOCCO is bijvoorbeeld een partij die verschillende diensten aanbiedt om een selectietraject te begeleiden of een eigen ICT Roadmap op te stellen.

Open API

Bij het opmaken van een wensenlijst is een (open) API-koppeling een tip die ik wil meegeven als wens. Een (open) API-koppeling betekent dat een applicatie met diverse software kan koppelen om data uit te wisselen. Dit maakt software flexibel en zorgt ervoor dat een bepaalde functionaliteit/wens mogelijk wordt door andere software te koppelen als oplossing. Waarbij later in het proces geen handmatige handelingen uitgevoerd hoeven te worden.

Let op dat softwareleveranciers niet alleen willen koppelen met eigen software. In dit geval maken ze gebruik van een API koppeling, echter deze is niet toegankelijk voor externe partijen. Op de website van de softwareleveranciers staan vaak de partners waar ze mee samenwerken en waarmee de API-koppeling standaard gelegd kan worden. Indien hier veel externe partijen genoemd zijn is het een indicatie dat ze een open API-koppeling hebben.   

ICT Roadmap softwareleverancier

Binnen de organisatie kan men lezen en schrijven met software, doordat zij hier (jarenlang) dagelijks mee hebben gewerkt. Het kan daarom zwaar wegen om überhaupt over te stappen naar een andere softwareleverancier. Echter moet software toekomstbestendig zijn voor de ontwikkelingen binnen de branche, het kantoor en klantbehoeften. Houd daarom de wensenlijst naast de software die al wordt gebruikt binnen kantoor. Indien wensen ontbreken binnen de functionaliteiten van de software is het slim om de ICT Roadmap op te vragen bij de softwareleverancier. Dit is de planning wat een softwareleverancier gaat ontwikkelen, weergegeven in bepaalde perioden van het jaar. Dit maakt duidelijk of bepaalde wensen worden ontwikkeld op korte termijn. Hierdoor wordt het dus duidelijk of het noodzakelijk is om over te stappen van softwareleverancier.

Softwareleverancier

Mocht het besluit zijn gevallen dat het beter is om over te stappen van softwareleverancier, dan is het goed om een selectie te maken aan de hand van de wensenlijst. Uiteraard wordt ook hier de ICT Roadmap opgevraagd. Bij het selectietraject is het verstandig om niet alleen naar de functionaliteiten van software te kijken. Maar ook naar de softwareleverancier zelf. Vraag bijvoorbeeld op hoeveel medewerkers er werken en hoeveel daarvan softwareontwikkelaars zijn. De slagkracht van 1 medewerker als softwareontwikkelaar zal minder groot zijn dan 10 medewerkers in dezelfde functie. Andere gegevens zoals het opvragen van de ontwikkelingen van het afgelopen jaar zal meer vertellen over de slagkracht van een softwareleverancier.

Doelgroep softwareleverancier

Grote softwareleveranciers hebben veel slagkracht met betrekking tot het ontwikkelen van functionaliteiten. Echter dit wil niet zeggen dat de software aansluit op de wensen van een kantoor. Als een kantoor buiten de doelgroep van de softwareleverancier valt is de kans groot dat het geen match wordt. Bijvoorbeeld leveranciers van ERP software richten zich vaak op grote bedrijven. De administratiesoftware is een relatief klein onderdeel van de gehele ERP software. Het is daarom de vraag in hoeverre ze prioriteit geven aan de gebruikers van de administratiesoftware.   

Uitnodigen softwareleveranciers

Aan de hand van het wensenlijstje zijn verschillende softwareleveranciers afgevallen. Echter blijft de keuze maken voor een softwareleverancier moeilijk. Daarom is het goed om de overgebleven softwareleveranciers uit te nodigen op kantoor om haar software te demonstreren. Hierbij mogen ze niet hun eigen verkooppraatje houden, maar gaan ze aan de hand van het wensenlijstje laten zien of het mogelijk is in de software. Hier komen de voor- en nadelen snel aan het licht.

Gebruiksvriendelijkheid software

Uiteindelijk komen er uit het selectietraject 2 of 3 softwareleveranciers. Het is dan niet onderzocht wat de gebruiksvriendelijkheid van bepaalde software is. Het is heel moeilijk om dit objectief te meten, aangezien ieder zijn eigen voorkeuren heeft. Het ligt er maar net aan wat iemand gewend is en of de software voor de gebruiker de knoppen op een logische plek heeft staan. Daarnaast zijn uiteraard meer aspecten die software gebruiksvriendelijk maken of niet.

Een goede manier om te testen of software gebruiksvriendelijk is en zo wordt ervaren binnen een kantoor is door het aanmaken van een demo account. Hierbij kan vaak 30 dagen lang gratis gebruik worden gemaakt van de software. Laat daarom een aantal collega’s die in de toekomst ermee gaan werken een demo account aanmaken en verzamel de bevindingen. Vanuit hier kan dan een weloverwogen keuze worden gemaakt. 

Share This