0318-830376 info@docco.nl

Vanuit DOCCO help ik veel accountants- en administratiekantoren met het digitaliseren van werkprocessen. Soms is het nodig om daarvoor andere software in te zetten. Maar in de praktijk zie ik vaak, dat veranderingen op kantoren ingezet worden of software gekozen worden, zonder dat getoetst wordt of dit bij de visie van het kantoor past. Visie??? ….ja visie, dat ontbreekt vaak.

Als er geen stip op de horizon is, hoe weet je dan welke stappen je moet nemen om daar te komen?  

Neem als voorbeeld de jaarrekening. Vroeger werd daar een mooi boekje van gemaakt. De vennoot ondertekende deze met de hand en vervolgens werd het aan tafel met de klant besproken. Als de klant geluk had, gebeurde dat ergens in het (late) voorjaar, als hij pech had of zelf laat zijn stukken aanleverde, dan pas na de zomer. Van linksboven tot rechtsonder werden alle posten doorgenomen: winst- en verliesrekening, margepercentage t.o.v. voorgaande jaren, etc…de 40+’ers onder ons kennen het wel. De klant luisterde aandachtig, maar begreep vaak weinig van alle ‘accountantstermen’, voelde de klok tikken (uur x tarief) en wilde eigenlijk alleen weten wat zijn resultaat was en hoeveel belasting hij moest betalen. Ik chargeer een beetje, maar zo ging het wel vaak. We zijn best ver gekomen sinds toen….of niet?

Nu kunnen we de jaarrekening digitaal aanbieden (lees een .pdf maken) en zelfs digitaal ondertekenen (in de praktijk vaak alleen een plaatje van een geschreven handtekening, verre van iets met enige rechtsgeldige waarde) en online laten goedkeuren door de klant. Al met al gebeurt er nog steeds hetzelfde, maar dan iets meer digitaal.

Daarnaast hoor nog steeds wekelijks van kantoren: “dat wil mijn klant”. Maar misschien weet de klant niet wat er allemaal mogelijk is en hoe het anders zou kunnen. Dat er gedurende het jaar inzicht kan zijn in de huidige stand van zaken, dat dit op een leuke en begrijpelijke manier gepresenteerd kan worden, dat er daardoor vaker contactmomenten zijn, dat er tools zijn om prognoses, benchmarking en data analyses uit te voeren, etc. Dat ‘mooie boekje’, hardcopy of digitaal, wordt dan veel minder interessant.

Deze verandering van werkwijze binnen een kantoor begint met visie…hoe wil je jouw klanten bedienen? Hoe wil je je dienstverlening daarop afstemmen? Hoe zorg je ervoor, dat jouw medewerkers dit omarmen en uitdragen? Welke software past daar bij? Hoe vertel je jouw klanten, dat je niet meer met ze in de achteruitkijkspiegel blijft kijken, maar vooruit gaat kijken? Deze vragen moet ik steeds vaker stellen bij kantoren met een hulpvraag over het digitaliseren van een proces of het kiezen van een softwareapplicatie. Anders gaan zij nieuwe software inzetten voor verouderde processen. En dat is natuurlijk zonde van alle tijd en moeite wat daar mee gepaard gaat.

Wil je ook een keer van gedachten wisselen over jouw visie? Ik help je graag om jezelf de juiste vragen te stellen, zodat de stip op de horizon helder wordt. Dan kunnen we ook samen de stappen definiëren om daar te komen.

Tina Meeuwisz

Tina Meeuwisz

Adviseur

Share This