0318-830376 info@docco.nl

Geplaatst op Accountancy Vanmorgen

Een visie op software ontbreekt bij veel accountantskantoren. Een mooier vertrekpunt om een IT-adviesbureau te beginnen, is er niet. Dirk Kreijkes en Mark Bisschop van adviesbureau Docco hebben die wel degelijk: alle administratieve werkzaamheden standaardiseren en digitaliseren door alle softwarepakketten in de cloud te zetten en te koppelen. ‘De problematiek ligt niet zo zeer in de software maar in het gebruik ervan.’

De drijfveer om Docco te starten, was de visie en IT-successen die Kreijkes (één van de oprichters van Docco) heeft geboekt in zijn carrière. Kreijkes hield zich bij zijn vorige werkgever succesvol bezig met de implementatie van portalen. Hij had bovendien naar eigen zeggen binnen zijn kantoor al in 2010 alle communicatie naar uitvragende partijen in XBRL georganiseerd. Efficiënt samenstellen en het personeel hierin opleiden is daarnaast zijn specialiteit. Bisschop houdt zich al jaren bezig met SBR/XBRL bij overheid en accountantskantoren. Genoeg ingrediënten aanwezig om als zelfstandig adviesbedrijf te opereren samen met IT-specialisten Reindert Doorn en Tom van Bolhuis. In mei 2014 is Docco gestart en direct succesvol doordat accountantskantoren zelf aanklopten voor advies over IT. De Accountancy Expo waar softwareleveranciers hun waar aanprijzen aan accountants is het marketingparadepaardje van Docco.

Geen visie op software
Het bestaansrecht van Docco ligt in het gebruik van software, stelt Dirk Kreijkes. ‘Softwareleveranciers zijn erg goed in het verkopen, maar kantoren hebben geen visie op software. Het komt daardoor best vaak voor dat software ongebruikt op de plank blijft leggen. De keuze voor het gebruik van software moet gestoeld zijn op de visie van het kantoor en de bedrijfsdoelstellingen. Als ik dat aangeef, dan zie ik bij wijze van spreken al de angst in de ogen van accountants verschijnen. Onze visie op automatisering? Ehh… omzetbehoud?’

Geen noodzaak onderscheidend te zijn
Volgens Mark Bisschop is het niet vreemd dat accountants geen visie op IT hebben ontwikkeld, omdat ze nooit de noodzaak hebben gevoeld om onderscheidend te zijn. ‘Dat is helemaal niet erg als de markt groot genoeg is. Maar diensten die accountants aanbieden en 70-80 procent van de omzet uitmaken, bestaan uit standaard administratieve dienstverlening. Die is straks zeer efficiënt te doen. De jaarrekening? Die kost straks 1 euro want dat is afrekening met de Belastingdienst en aandeelhouders. Vergelijk de jaarrekening met een eindafrekening van het jaarlijkse gasgebruik. Die komt zo uit de computer rollen en levert verder geen toegevoegde waarde.’
DOCCO_Dirk_Mark_kl
Drie factoren
Er zijn drie factoren die dit proces volgens Bisschop in een stroomversnelling zullen brengen: elektronisch factureren, standaardisatie (op basis van SBR/RGS) en software-integratie. Deze ontwikkelingen gaan heel hard. ‘Willen accountants straks niet voor verrassingen komen te staan omdat de klanten weglopen naar een goedkoper alternatief, moeten ze nadenken over hun bedrijfsvoering. Beoordeel waar je goed in bent en maak een keuze in het type klant, branche en dienstverlening. Standaardisatie betekent dat je concessies moet doen in flexibiliteit.’

Risicogericht samenstellen
Kreijkes noemt als voorbeeld risicogericht samenstellen. ‘Vijf jaar geleden werd dat al geroepen. Sommigen gingen er mee aan de slag, maar andere kantoren keken totaal niet naar de impact die deze werkwijze zou kunnen hebben en hoe ze er mee om moeten gaan. Nu met de prijsdruk die gaande is in de branche, zien we dat dit soort kantoren risicogericht samenstellen tot doel stellen. Dat is fout. Kantoren moeten eerst bepalen welke diensten ze (willen) leveren en aan wie. En vervolgens kijken welke processen eronder liggen, welke mensen en software er nodig zijn. Het doel is daarbij niet om een rapportagepakket aan te schaffen maar de functionaliteit die nodig is om het werk goed te kunnen doen.’

 

Zeven aandachtspunten voor accountantskantoren die worstelen met hun toekomst

1.Allereerst is het goed om na te denken: vind ik het accountancyvak nog wel leuk? Is dit niet het geval stop er mee. Vind je het wel leuk, vraag jezelf dan af hoe je al de veranderingen het hoofd gaat bieden. Kreijkes: ‘Dat houdt zoveel in want we zitten in een andere samenleving. Er zijn kansen genoeg, maar dat vergt wel een andere manier van organisatie. Het vak wordt leuker: waar accountants van oudsher veel tijd kwijt zijn met het verzamelen van data daar is die nu met een druk op de knop beschikbaar en is dit mooi te presenteren.’
2.De accountant wordt meer ketenregisseur. Accountants behouden hun toegevoegde waarde maar het werk verandert: Accountancy as a Service. Bisschop: ‘Er zullen een paar grote fabrieken komen die de administratie verwerken. Die geven ze vervolgens aan de ondernemer. Deze ziet bijvoorbeeld de post Voorraad en vraagt zich af hoe die te waarderen. Dan gaat hij naar zijn accountant voor advies. Die hoeft zich niet meer druk te maken over de totstandkoming van de cijfers maar past de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving toe voor de waardering van de voorraad.’
3.Denk na hoe je kantoor er over drie tot vijf jaar uitziet.
4.Investeer in je mensen in plaats van apparatuur. De software zit in de cloud. Het geld dat werd uitgeven aan een nieuwe server kan beter worden gebruikt om personeel beter met de software te laten werken. Of voor andere opleidingen. Kreijkes: ‘Dat zorgt er tevens voor dat personeel zinvol werk ervaart, het naar de zin heeft en niet zomaar wegloopt. Een vent maakt de tent dus als medewerkers vertrekken heb je als kantoor ook niets meer.’
5.Ga niet als een kip zonder kop een dienst aanbieden zonder je echt weet wat je ermee wilt bereiken. Kreijkes: ‘Dus denk niet: we moeten iets met benchmarking, prognose of rating en kopen daar softwaretools bij. Ontwikkel dienstverlening vanuit je visie en zoek daarbij ondersteunende functionaliteit.’
6.Benader standaardisatie als kans in plaats van bedreiging. Bisschop: ‘Standaardisatie betekent concessies doen: in de inrichting van je grootboek, de manier van werken en de communicatie. Standaardisatie zorgt voor kwaliteitsborging en efficiency dat is essentieel voor het bestaansrecht van accountantskantoren’
7.Er wordt een schaarste aan gespecialiseerde accountants verwacht. Dat drijft de prijs dus bijscholing en specialisatie is een kans op meer omzet.

Durven investeren

Succes bij accountantskantoren draait om daadwerkelijk durven investeren in mensen en software. Dat is enkel mogelijk als er een business case is waarin nut en noodzaak in zijn beschreven. Kreijkes: ‘We krijgen te horen: onze klant vraagt er niet naar dus waarom zouden we die investeringen doen? Dan zeggen wij: hebben jullie het wel aan de klanten gevraagd? Nou, dat niet, want we weten toch wel wat ze gaan antwoorden. Die redenatie is zo fout. Niemand heeft om een iPad, een UHD televisie of Chromecast gevraagd. Die zaken waren opeens op de markt en iedereen wil ze hebben.’

Technologie-adviesbureaus als Gartner stellen dat de afgelopen twintig jaar technologieën zijn ontwikkeld waar accountants helemaal geen gebruik van maken. Nu is het moment dat ook accountants er gebruik van moeten maken, vindt Bisschop. ‘De tijd dat een MKB accountant 3.000 euro kon vangen voor een simpele jaarrekening, is echt voorbij met elektronisch factureren, de bankenkoppeling en SBR. Door de technologie is de jaarrekening veel sneller te vervaardigen en ondernemers willen een betere prijs in combinatie met (close-to) real-time inzicht.’

Het werk van de accountant wordt ook weer leuk, stelt Bisschop. De cijfers komen geautomatiseerd tot stand. Die kan je als accountant interpreteren en dat biedt weer kansen op advies.

 

(foto: Jolanda van Eek)

Share This