0318-830376 info@docco.nl

Door digitalisering en steeds minder toegevoegde waarde van de papieren jaarrekening dreigt deze te verdwijnen, of toch niet? Ondernemers zien steeds minder toegevoegde waarde in de jaarrekening en aanlevering via SBR zorgt ervoor dat de printer het steeds rustiger krijgt. We werken toch allemaal papierloos? In de praktijk valt dit erg tegen.

Toegevoegde waarde jaarrekening

Een aantal jaren geleden heb ik door een aantal studenten laten onderzoeken waar de behoefte van de klant ligt. Op de vraag of de klant liever real-time inzicht dan een jaarrekening wil kwam een antwoord. Uitkomst was dat de klant erg graag real-time inzicht wil met dashboards (75%) maar hij ontvangt ook nog graag de jaarrekening. De toegevoegde waarde daalt steeds meer waardoor de jaarrekening niet meer is dan een soort van ‘eindafrekening’ wat je ook hebt bij je energienota. Na afloop van het jaar moet er een balans opgemaakt worden voor de Belastingdienst en soms ook voor de aandeelhouders. Focus op dashboards in plaats van uren steken in het verfraaien van een papieren rapport waar de klant niet naar omkijkt want de klant wordt blij van dashboards.

Hoe digitaal werken kantoren eigenlijk?

Ik verbaas me elke keer weer wat ik zie bij kantoren. Technisch is er van alles mogelijk maar in praktijk wordt hier maar beperkt gebruik van gemaakt. Het valt me nog erg tegen in hoeverre er wordt gewerkt met uitsluitend digitale dossiers. Digitale dossiers blijken veelal niet gestandaardiseerd te zijn. Dit betekent dat niet alles op één plek is vastgelegd en dat de dossiers een vaste indeling en inhoud kennen. Gebruik van e-mail is lastig te integreren in dossiers maar deze wil je wel in je dossier opnemen, mogelijkheden hiervoor zijn er zeker. Ook zijn er nog dossiers op papier. Soms dubbel en soms gedeeltelijk. Een gestandaardiseerde werkwijze ontbreekt waardoor iedereen zijn eigen gang gaat. Ik hoor ook verhalen dat voor een audit de dossiers op papier aanwezig moeten zijn en dat dit digitalisering tegenhoudt maar is dit wel zo? Standaardiseer dossiers en hanteer een uniforme werkwijze.

Ondertekenen van jaarrekening kan simpeler

Het zetten van handtekeningen is het sluitstuk van het proces. Na de krabbel gaat het rapport naar de klant. Het ene kantoor werkt met postboeken, de ander kent nog een traditionele ‘typekamer’. Aan het eind van de dag worden alle rapporten getekend door de tekenbevoegd accountant. Met een echte Parker of met een simpele ballpoint, vaak nog met eigen bedrijfsnaam erop. Na het tekenen gaan de rapporten door de frankeermachine en worden ze verstuurd maar niet voordat het ondertekende rapport wordt ingescand voor het eigen dossier. Op deze wijze kan het rapport ook gemaild worden naar de klant. Zeker met PostNL die niet elke dag bezorgt is dit een stuk sneller. In dit proces is nog erg veel winst te behalen. Het rapport is na het inscannen niet meer van de beste kwaliteit. Een tool als Printless biedt hierin een oplossing. Elke tekenbevoegd accountant heeft een persoonsgebonden (beroeps)certificaat waarmee hij zijn eigen handtekening digitaal kan zetten op het rapport (of andere correspondentie). Het eigen briefpapier is zelfs in te stellen. Dit scheelt inscannen, is sneller en ziet er een stuk mooier uit!

Kijk voor meer informatie over Printless op de website. Hier is ook een proeflicentie aan te vragen waarmee je zelf kunt ervaren hoe simpel het is en hoeveel tijd dit bespaart.

Mark Bisschop

DOCCO

Share This