0318-830376 info@docco.nl

Veel kantoren zijn dit jaar aan de slag gegaan met de (nieuwe) productivity-apps die Microsoft biedt in haar 365-suite. Met name Microsoft Teams, SharePoint en Power BI staan in de belangstelling. Stuk voor stuk mooie toepassingen. De kracht schuilt echter in de interactiemogelijkheden tussen deze apps. Een handig hulpmiddel daarbij is Microsoft Flow. Wie ooit weleens heeft gewerkt met Zapier, IFTTT of “Opdrachten” op de iPhone snapt het principe van Flow: een ‘trigger’ zorgt ervoor dat er automatisch een handeling wordt uitgevoerd. Je hebt trouwens niet altijd Flow nodig, de apps van Microsoft werken vaak al heel goed samen. Zo is bijvoorbeeld je data uit Teams, opgeslagen in Sharepoint en werkt de agenda in Teams samen met Outlook.

Ik laat je drie kleine, maar handige interacties zien tussen Teams en Power BI en leg ze stap voor stap uit. Vandaag deel 3!

Automatisch ontvangen van een waarschuwingssignaal in je Team-kanaal als een KPI in Power BI een bepaalde waarde overschrijdt.

Case: niet elke collega zal dagelijks de tabbladen van Teams bij langs gaan, om de rapportages te bestuderen. Wellicht zijn er wel bepaalde KPI’s die essentieel zijn om in de gaten te houden. Je kunt collega’s triggeren door automatisch een bericht in het gesprekskanaal te plaatsen als een KPI een bepaalde waarde aanneemt. In het bericht kun je ook direct een hyperlink opnemen voor de collega om door te klikken.

Stappen

1. Als je nog geen ‘dashboard’ hebt gemaakt in Power BI -service dien je daar te beginnen.

2. Ga naar je rapport en selecteer de betreffende KPI, selecteer de punaise en kies ‘Visueel element vastmaken’.



3. Selecteer het gewenste, of een nieuw dashboard.

4. Ga binnen de werkruimte naar het dashboard.

5. Selecteer de tegel en kies aan de rechterbovenzijde voor de […]

6. Kies waarschuwingen beheren. Let op deze optie zie je alleen bij rapportvisuals van meters, KPI’s en kaarten, dus niet voor alle type visuals.

7. Maak een nieuwe waarschuwingsregel aan, aan de rechterzijde. Kies een duidelijk omschrijving en kies op basis van welk criteria de waarschuwing moet worden gegeven.

8. Kies opslaan en sluiten.

9. Start Microsoft Flow (flow.microsoft.com) en log in met je 365-account

10. Kies ‘mijn stromen’ aan de linkerzijde en kies vervolgens ‘nieuw’

11. Kies ‘Automatisch: op basis van een leeg item’

12. Geef de stroom een naam en kies als trigger ‘Als er een gegevensgestuurde waarschuwing wordt geactiveerd’. Kies ‘maken’

13. Selecteer de zojuist aangemaakte waarschuwingsregel.

14. Kies ‘nieuwe stap’, selecteer de Teams app en kies voor ‘een bericht plaatsen’.

15. Selecteer je het gewenste Team en het gewenste kanaal

16. Maak het bericht op. Kies voor ‘dynamische inhoud’ toevoegen om de titel van de waarschuwing over te nemen of een directe link op te nemen. Kies opslaan.

17. Rechtsbovenin kun  je de werkstroom controleren, testen en opslaan.

Meer weten of leren over de productivity tools van Microsoft?

We helpen je bij DOCCO als Microsoft partner op weg met een 365-boosterprogramma en trainingen rond bijvoorbeeld Microsoft Power BI en Teams. Neem contact met ons op voor advies, training of hands-on consultancy.

www.docco.nl – 0318-830376

Auteur

Reindert Doorn | Adviseur

Share This