0318-830376 info@docco.nl

Veel kantoren zijn dit jaar aan de slag gegaan met de (nieuwe) productivity-apps die Microsoft biedt in haar 365-suite. Met name Microsoft Teams, SharePoint en Power BI staan in de belangstelling. Stuk voor stuk mooie toepassingen. De kracht schuilt echter in de interactiemogelijkheden tussen deze apps. Een handig hulpmiddel daarbij is Microsoft Flow. Wie ooit weleens heeft gewerkt met Zapier, IFTTT of “Opdrachten” op de iPhone snapt het principe van Flow: een ‘trigger’ zorgt ervoor dat er automatisch een handeling wordt uitgevoerd. Je hebt trouwens niet altijd Flow nodig, de apps van Microsoft werken vaak al heel goed samen. Zo is bijvoorbeeld je data uit Teams, opgeslagen in Sharepoint en werkt de agenda in Teams samen met Outlook.

Ik laat je drie kleine, maar handige interacties zien tussen Teams en Power BI en leg ze stap voor stap uit!

Automatisch bijwerken van je Power BI rapporten als er een nieuwe Excelsheet in Teams wordt toegevoegd onder ‘bestanden’.

Case: ik zie de meeste kantoren die starten met Power BI, starten met data-analyse op basis van Excel of CSV- exports. De stap naar het koppelen van live bronnen of het opzetten van datawarehousing volgt meestal later, omdat hier meer kennis voor vereist is. Als je een rapportage in Power BI hebt gebaseerd op lokale bestanden, bijvoorbeeld Excel-exports, ben je zelf ook de enige die de bestanden en daarmee de rapportage bijwerkt. Niet heel handig. Je kunt er voor kiezen op de bronbestanden in een Sharepoint-bibliotheek toe te voegen. Collega’s die toegang hebben, bijvoorbeeld via Teams, kunnen de Excel-exports hier maandelijks toevoegen en overschrijven. Door middel van Flow, kun je zorgen dat je rapportage direct wordt bijgewerkt als collega een nieuwe Excel-dump in Teams/Sharepoint toevoegt.

Stappen:

  1. Start PowerBI desktop
  2. Kies ‘gegevens ophalen’ en vervolgens ‘Sharepoint-map’

3. Geef hier de Sharepoint URL in. Dat is de URL naar de Sharepoint-site, zonder submappen! Bijv. https://<kantoornaam>.sharepoint.com/sites/<sitenaam>/

4. Je krijgt een popup met de gevonden files. Kies voor gegevens transformeren.

5. Geef een filter op in de kolom ‘Folder path’, om alleen een bepaalde subdirectory uit te lezen.

6. Kies (eventueel) in het lint voor ‘bestanden combineren’ als er meerdere files zijn. Voor de uitwerking hiervan verwijs ik je naar de training Power BI basisvaardigheden.

7. Sluit de Power Query editor en maak de gewenste visualisatie. Publiceer je rapport naar Power BI service.

8. Start Microsoft Flow (flow.microsoft.com) en log in met je 365-account

9. Kies ‘mijn stromen’ aan de linkerzijde en kies vervolgens ‘nieuw’

10. Kies ‘Automatisch: op basis van een leeg item’

11. Geef de stroom een naam en kies als trigger ‘Wanneer een bestand wordt gemaakt of gewijzigd in een map’. Kies ‘maken’

12. Geef bij Siteadres, de site-URL in van Sharepoint, selecteer bij Map-ID de submap waar naar gekeken dient te worden

13. Kies ‘nieuwe stap’, selecteer de Power BI app en kies ‘een gegevensset vernieuwen’.

14. Selecteer de werkruimte om naar te verbinden, en selecteer de gegevensset.

15. Rechtsbovenin kun  je de werkstroom controleren, testen en opslaan.

Aanstaande woensdag volgt deel twee

Meer weten of leren over de productivity tools van Microsoft? We helpen je bij DOCCO als Microsoft partner op weg met een 365-boosterprogramma en trainingen rond bijvoorbeeld Microsoft Power BI en Teams. Neem contact met ons op voor advies, training of hands-on consultancy.

www.docco.nl – 0318-830376

Auteur

Reindert Doorn Adviseur

Share This