0318-830376 info@docco.nl

Microsoft Teams heeft binnen kantoren een enorme vlucht genomen. Het is een prima ICT-middel voor processen als communicatie, bestanden en functionaliteit; gecentraliseerd rondom de klant of dossier. Voeg daar de online bespreking met de klant eraan toe en je hebt de beschikking over een flexibel, centraal platform. Teams, en daarmee de veelheid aan ondersteunende apps, is wel dusdanig breed in te zetten, dat je als organisatie een goed plan wilt hebben voor inzet en uitrol. Daar komt bij, dat als je Teams gewoon aanzet, iedereen alles (lees: te veel) kan en dat wil je als organisatie in elk geval kanaliseren. Maar…hoe ga je daarvoor zorgen? 

Hoe kom je tot een juiste inzet van Teams?
Voor het op een juiste manier inzetten van Teams binnen je organisatie start je met het bepalen op welke manier deze tool onderdelen van je proces kan ondersteunen. De ene organisatie gebruikt teams alleen voor online meetings of interne werkgroepen, andere gebruiken het volledig voor centralisering van alle operationele communicatie en om bestanden van klanten binnen een Team of kanaal op te slaan.  

Nadat de inzet van functionaliteit is bepaaldkun je binnen Teams-beheer de juiste instellingen voor de organisatie toepassen zodat de inrichting, beveiliging en beleid aansluit bij afgesproken inzet van Teams. Deze werkwijze is noodzakelijk om er binnen je kantoor voor te zorgen dat Teams veilig wordt toegepast voor de gewenste functionaliteit. Ik geef je twee voorbeelden: 

  • Voorbeeld 1: Teams bestanden
    Binnen Teams-bestanden heb je standaard de mogelijkheid om Cloudopslag toe te voegen. Hier zijn standaard een aantal cloudopslagdiensten beschikbaar zoals Google Drive, Dropbox, etc. Als dit niet via beheer is uitgezet, loop je het risico loopt dat documenten en financiële gegevens via deze kanalen ongewild buiten je organisatie terecht komen. Deze AVG-gerelateerd verantwoordelijkheid wil je afgeschermd hebben. Of… je hebt bewust gekozen om via deze opslag documenten met externen uit te wisselen en dit in procedures vastgelegd met bijbehorende uitleg over inzet hiervan aan medewerkers. In dit geval wordt alleen de afgesproken cloudopslagdienst toegestaan. 
  • Voorbeeld 2: Teams apps
    Binnen kanalen kun je apps toevoegen die je Team kunnen ondersteunen met functionaliteit. Standaard worden er op dit moment bijna 700 (!!) apps aangeboden die je aan een kanaal kunt koppelen. Elke van deze apps heeft Privacy- en Gebruikersvoorwaarden. Daarnaast werken veel apps met een betaald abonnement. Ook hier wil je grip houden op de datastromen en de kosten. Dit wil je dus inregelen via Teams beheer. 

Uitrol
Om ervoor te zorgen dat Teams voor je kantoor gaat werken is de vervolgstap uitleg aan de gebruikers. Hierbij dient de focus te liggen op de uitleg over de wijze waarop Teams processen binnen je organisatie ondersteunt, uitgaande van de spelregels voor jouw kantoor. Daarnaast hoort bij nieuwe software uitleg over hoe deze software werkt. Als je dat nalaat gaat iedereen z’n eigen weg volgen of juist niet. Het gevaar bestaat dat door tijdsdruk Teams onvoldoende wordt ingezet of op onjuiste wijze wordt gebruikt. Teams gebruiken doe je dus als Team en voor het hele Team! 

 Wil je het gelijk goed aanpakken? Lees hier meer 

 

Henk Overbosch

Henk Overbosch

Adviseur

Share This