Zo vlak voor het einde van 2021 kijken veel accountants terug op afgelopen jaar en realiseren zich dat ze dankbaar zijn voor de mooie opdrachten en kansen die ze hebben gehad. In deze tijd van het jaar is het ook belangrijk om vooruit te kijken. Waarom doe ik wat ik doe? Waar ga ik volgend jaar op inzetten? Welke innovaties zijn voor mij belangrijk? Wat wil ik gaan ontwikkelingen? Hoe ga ik dit vormgeven? Hoe wil ik mijn werkdag indelen? Deze vragen zijn goed om jezelf te stellen.
Ik geef je alvast wat inspiratie om nog verder te kijken dan alleen 2022. Ik neem je mee naar de werkdag van een MKB accountant in “busy season” 2023 door de ogen van mijn innovatiebril.
0:00 De accountant van 2023 begint zijn werkdag wanneer het hem uitkomt. Hij klapt zijn laptop open waar het hem uitkomt. Als eerste checkt hij zijn signalen lijst die geautomatiseerd gegenereerd wordt op basis van query’s die hij heeft ingesteld. De acties uit de signalen voert hij uit en dan is het tijd om de dashboards van zijn klanten door te lopen.
Bij de eerste klant ziet hij dat de klant zijn beste omzetweek van het jaar heeft gehad en stuurt hem meteen een bericht via de chat met het fantastische compliment en vraagt hoe het kan dat de ondernemer zo’n goede week heeft gehad. De klant zijn reactie markeert hij meteen voor in het continouis reporting dossier.
Bij zijn volgende klant ziet de accountant dat de gemiddelde brutomarge per klant fors is gedaald en markeert dit als een bespreekpunt voor de bespreking van morgen. Het systeem noteert dit bespreekpunt ook meteen in de online agenda.
0:30 Wanneer hij zijn acties uit de signaal lijst heeft afgewerkt controleert hij zijn ingekomen en openstaande berichten. De berichten waarop hij actie moet ondernemen markeert hij als taak en plant deze meteen in zijn agenda. De berichten waar hij gelijk op kan reageren werkt hij af.
1:00 Dan is het tijd om gefocust aan de slag te gaan met de review van een aantal administraties. Hij opent het reviewdashboard en bij één van de dossiers en ziet dat hij over 2 posten nog een subjectieve toelichting moet schrijven. Bij 1 van de posten heeft hij hulp van vaktechniek nodig. Hij opent de vaktechniek chatbot en stelt de robot de vraag. Het antwoord van de vraag wordt toegevoegd aan de dossierpost. Hij dicteert zijn de toelichting op de 2e post en kan zo de geconstateerde risico’s afwerken.
2:00 Vervolgens is het tijd om de wekelijkse bespreking te voeren met de klant. De accountant stapt de auto in en doet onderweg nog een aantal telefoontjes met klanten en collega’s om even bij te kletsen.
Aangekomen bij de klant gaat het zoals gebruikelijk eerst over de voetbaluitslagen van afgelopen weekend. Dan opent de klant zijn administratie en geeft aan dat hij een aantal vragen had over de cijfers in zijn dashboard. Zijn klant heeft tevens de vraag of het wel verstandig is, gezien de huidige liquiditeit en fiscale regelingen, om die investering te doen. Samen voeren ze meteen het soll scenario van de investering op in de administratie. Op basis van de output concluderen ze samen dat de klant de investering prima kan dragen en dat er ook nog eens een subsidiemogelijkheid is voor dit type investering. De klant geeft aan dat hij graag heeft dat de subsidie aanvraag door het kantoor wordt aangevraagd en de accountant start meteen op basis van het scenario uit de administratie de workflow subsidie aanvraag.
De accountant en de klant praten nog door over de inzichten die ze halen uit de dashboards. Ze zien dat omzet in de klant zijn regio noord wat achterblijft maar ze constateren ook dat daar nog wat openstaande saleskansen in staan. De klant maakt meteen voor een van zijn accountmanagers een taak om die saleskansen binnen te halen.
Gedurende het gesprek maakt de accountant meteen een besprekingsverslag welke geautomatiseerd toegevoegd wordt aan het continous reporting dossier en ter info verspreid wordt aan het klantteam. Voor de overige acties die volgen uit de bespreking worden meteen workflows afgetrapt.
4:30 De accountant stapt in de auto naar kantoor voor de wekelijkse scrum-meeting over de actuele innovatieprojecten binnen kantoor. Hij luistert onderweg zijn favoriete podcast over persoonlijke ontwikkeling. Bij de scrum-sessie wordt geconstateerd dat er wat aanpassingen gedaan moeten worden in een aantal algoritmes om zo de liquiditeitsprognoses van alle HORECA-Klanten naar een hoger niveau te tillen. Dit wordt meteen in de sprint van de programmeurs ingepland zodat ze volgende week de aanpassingen in de dashboards op kunnen leveren.
5:30 Dan belt er een klant dat hij een financieringsaanvraag wil insturen bij de bank en dat de bankmedewerker vraagt om laatste cijfers. De accountant start de administratie op en een geeft de bankmedewerker inzage toegang voor de komende twee weken tot het dossier waarin de actuele dashboards geraadpleegd kunnen worden met daarin de gecontroleerde cijfers tot en met vorige week en de bijbehorende begrotingen en prognoses. Daarnaast vraagt de bank ook een verklaring hiervoor. De accountant genereert tevens meteen van het administratiepakket een SBR rapport van de cijfers tot en met afgelopen week en met zijn digitale handtekening ondertekend hij meteen de verklaring waarna het ondertekende SBR rapport toegevoegd wordt aan het dossier voor de financieringsaanvraag. De bankmedewerker is dus meteen van alle informatie voorzien en kan de aanvraag in behandeling nemen.
6:15 De accountant heeft nog wat tijd over aan het einde van zijn werkdag en neemt zijn klantenlijst door. De lijst filtert hij op klanten waar het langst geen contact mee is opgenomen en neemt hun laatste notities door. Vervolgens belt hij een paar van die klanten om zo nog even bij te praten en waar nodig zijn hulp aan te bieden. Een van zijn klanten weet hem te vertellen dat ze bezig zijn met een mogelijke overname. De accountant noteert dit meteen als een verkoopkans. De afdeling Corporate Finance ontvangt hier direct een signaal van.
7:00 Oh ja nog even zijn automatisch geschreven uren autoriseren en dan is het tijd om zijn laptop dicht te klappen. Zijn eigen dashboard is meteen bijgewerkt en ziet dat 60% declarabel is geweest vandaag en zijn projecten nog binnen budget zijn.
Ahh wat een heerlijke dag was het weer! Alweer geen jaarrekening gereviewd of besproken maar alleen met actuele gegevens bezig geweest.
Na het lezen van deze innovatieve werkdag denk je vast “Nee joh, dat duurt nog jaren voor we hier zijn of misschien komen we daar nooit?” Wat nou als ik je zeg dat de techniek al beschikbaar is binnen de accountancybranche, maar dat het niet lukt om zo de werkdag in te delen omdat men nog te veel waarde hecht en te veel tijd besteedt?? (omzet binnen haalt) aan het maken van geschiedenisboekjes, controleren van details en het onbenut laten van technieken die bestaan.
Als jij jezelf als deze accountant van 2023 ziet willen wij graag met jou sparren over de nieuwste technieken en inspireren om deze veranderingen te borgen binnen jouw organisatie!
Mitchel Klaassen
Adviseur