0318-830376 info@docco.nl

Doe gelijk mee met de korting peiling: www.accountancymonitor.nl

Het applicatielandschap van een gemiddeld administratie- en accountantskantoor verandert in een rap tempo. Niet zozeer wisselingen van leverancier, maar vooral de beweging naar webbased (SaaS)-applicaties zijn hierin bepalend. Alle softwareaanbieders bieden momenteel online applicaties aan of hebben deze in ontwikkeling. De kracht van online, met betere connectiviteit en eenvoudiger beheer en updates, heeft een keerzijde: bij veel kantoren lopen de IT kosten flink op. Het prijsmodel van online software is hier debet aan: per maand een klein bedrag dat bij grote volumes flink oploopt. Om kosten te besparen kunnen kantoren hun werkplek en IT-infrastructuur aanpakken.

Inherent aan online software is, dat de kosten voor onderhoud zoals beheer en updates zijn inbegrepen. De leverancier neemt deze voor zijn rekening. Veel kantoren hebben echter ook een duur onderhoudscontract op de eigen IT-infrastructuur voor bijvoorbeeld het server- en applicatiebeheer. En dat terwijl er steeds minder apps zijn die nog binnen deze werkplekomgeving gebruikt worden. Op deze manier worden dubbele kosten gemaakt.

Eerste kantoren werken al zonder eigen servers

Als het kantoor zijn volledige applicatielandschap heeft ingevuld op basis van online applicaties is het denkbaar, dat er volledig afscheid wordt genomen van het eigen (hosted) serverpark. De opkomst van platformen zoals Microsoft 365 met Exchange Online en SharePoint maken het mogelijk om ook functies als e-mailservers en bestandsservers te vervangen door online alternatieven. Er is dan voor kantoren geen noodzaak meer om zelf dure werkpleksystemen in stand te houden op basis van Remote Desktop of Citrix. De eerste tientallen accountantskantoren hebben afgelopen jaar deze stap al gemaakt.

Groot verschil in kosten

Waar een gemiddelde prijs per werkplek per medewerker in een traditionele vorm schommelt tussen de € 80,- en € 180,- euro per maand, kan een online werkplek vaak al worden aangeboden in een bandbreedte van € 25,- tot € 60,- euro per maand.  Bij een online werkplek wordt dan uitgegaan van het gebruik van applicaties via de browser, waarvoor geen installaties vereist zijn.

De praktijk leert echter, dat de mate van legacy in het applicatielandschap sterk bepalend is voor zowel de kosten, als ook de mogelijkheid om überhaupt volledig webbased te kunnen werken. Binnen de branche blijft met name de ontwikkeling van online applicaties voor samenstel- en rapportagetoepassing achter en is hierin een remmende factor.

Waar je tegenaan kunt lopen

Het achterblijven van het aanbod van online applicaties is zeker niet het enige struikelblok. Om toch de stap naar de goedkopere webbased werkplek te maken kan je bijvoorbeeld ook te maken hebben met:

  • Een inflexibel contract of recente investering in ‘nieuw ijzer’. Naarmate je steeds meer met online applicaties werkt, zullen de exploitatiekosten in dit geval niet evenredig dalen.
  • Onzekerheid ten aanzien van ‘de Cloud’: wordt het er wel veiliger op en wordt mijn kantoor niet te afhankelijk van grote aanbieders als Google, Microsoft en Amazon.
  • Onvoldoende waarborgen (bijv. certificering) van clouddienstverleners bij uitbesteding.

Een beheervrije omgeving is een utopie

Tot slot is het een misvatting dat een webbased werkplek zonder eigen servers, geen beheerslast kent. De compliancy vraagstukken die kantoren ervaren bij een goedkopere (web)werkplek kunnen ook reden zijn om toch vast te houden aan de traditionele werkplek en infrastructuur.

Een voorbeeld hiervan is het bestandsbeheer op een laptop. In een Remote Desktop of Citrix-werkplek staan alle data veilig in een besloten omgeving. Op een laptop die direct verbinding maakt via de browser naar online applicaties, zullen vaker bestanden op het lokale systeem ‘rondslingeren’, waarbij er onvoldoende grip is qua security compliancy.

Hiervoor zal het kantoor dus nieuwe tools moeten inzetten en kan men in de praktijk niet zonder een dienstverlener die hierbij doeltreffend advies en technische ondersteuning biedt. De kosten van deze aanvullend benodigde maatregelen resulteren echter nog altijd in een goedkopere werkplek per medewerker per maand. Zo kunnen de oplopende IT-kosten getemd worden.

Tips voor in de praktijk

DOCCO voert momenteel een groot onderzoek uit naar de ideale werkplek binnen het administratie- en accountantskantoor. Daarin komt ook naar voren hoe ver kantoren staan in de ommekeer naar online werken én waar kantoren tegenaan lopen.

Kantoren worden opgeroepen om mee te werken aan deze korte peiling via: www.accountancymonitor.nl

Medio mei worden de uitkomsten uitgebracht. Deelnemers aan de peiling krijgen daarbij het onderzoeksrapport voorzien van toelichtingen en tips van experts.

Share This