Digitaal ondertekenen is, zeker nu met werken op afstand, erg actueel in de branche. Vandaar dat wij een gids uitbrengen rondom digitaal ondertekenen. Het rapport bevat een uitgebreide toelichting op de juridische en organisatorische aspecten, een zeer complete begrippenlijst en een toepassingsscenario voor administratie- en accountantskantoren. Aan het rapport is een index gehecht met een vergelijkingsoverzicht waar ruim 20 ondertekenoplossingen aan hebben meegewerkt.
Veel onduidelijkheden
De werking van de digitale, of beter gezegd elektronische, handtekening is voor veel accountants een ongrijpbare materie. Vooral omdat er veel methoden zijn, verschillende richtlijnen binnen en buiten Europa en omdat er onduidelijkheid is over de verschillende rechtsgevolgen. Juist dit maakt het ongrijpbaar: het is niet zo klip-en-klaar als verondersteld en gehoopt wordt. Bij het kiezen van de juiste ondertekenmethode dient gekeken te worden naar bijvoorbeeld de omstandigheden.
Nonchalance
Het vraagt om professionele afwegingen, kijkende naar omstandigheden. De complexiteit resulteert in de praktijk in nonchalance rond het onderwerp. De veelgehoorde uitspraak “ik mag er toch vanuit gaan dat het goed geregeld is en/of mijn leverancier hier aan denkt”, toont (te) weinig verantwoordelijkheidsbesef. Een zorgvuldige weging en toepassing van digitaal ondertekenen binnen het accountantskantoor is van groot belang, omdat een ondertekening een rechtshandeling is. Niet zonder meer zonder gevolgen.
Groot deel ondertekeningen houden geen stand bij een rechter
Reindert Doorn, auteur van het rapport en adviseur bij DOCCO, verwacht dat een overgroot deel van de ondertekeningen die zich voltrekken binnen de branche omkleed zijn met onvoldoende waarborgen. Ze zullen niet of moeilijk standhouden bij de rechter. “We zien dagelijks, dat secretaresses afbeeldingen inplakken (gescande handgeschreven handtekening), uit hoofde van bijvoorbeeld de tekenend accountant. Of slechts een vinkje zetten. Het is ondoenlijk om vervolgens aan te tonen, dat je als accountant een wilsbesluit hebt genomen om zo’n document of verklaring te ondertekenen.” Enig compliance-besef is hier op zijn plaats. Hoe kleiner het kantoor, des te minder knowhow en aandacht er in de praktijk vaak voor is.
Mindshift
Daarbij vraagt de implementatie van een elektronische ondertekening om een mindshift. Te vaak wordt de papieren werkelijkheid één-op-één gedigitaliseerd. Denk aan een digitaal ‘postboek’. Een elektronisch ondertekenproces vraagt echter om een andere procesinrichting. Zeker als je wilt dat de elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen kent, als de handtekening die je voorheen zette. Administratie- en accountantskantoren doen er daarom goed aan eerst hun (soll)proces te schetsen alvorens meteen aan de slag te gaan met digitaal ondertekenen.
Op weg helpen
Alle reden voor DOCCO om informatie te bundelen en dit in een gids uit te brengen. Het adviesbureau hoopt kantoren hiermee op weg te helpen. De meest voorkomende misvattingen worden uitgelegd en kretologie wordt, voor zover mogelijk, in begrijpelijke taal uitgelegd. De gids bevat daarnaast een lijst met ongeveer 50 (o.a. functionele) aspecten rondom ondertekensoftware. Deze kan gebruikt worden door kantoren om na te denken over de mogelijkheden en als keuzehulp. Bijna alle brancheleveranciers hebben hun medewerking verleend aan het rapport en hun (on)mogelijkheden transparant vermeld.
De gids is gratis te downloaden via www.ondertekenenvooraccountants.nl.
Reindert Doorn
Adviseur