0318-830376 info@docco.nl

In de blog van vorige week stond ik kort stil bij urgentie van dashboarding. Een administratiestraat is ook een must voor elk kantoor. De laatste tijd hoor je steeds vaker de term ‘robotic accounting’ voorbij komen. Echt weer zo’n marketingterm maar ondertussen weten we ook dat het traditionele boekhouden verdwijnt. Een administratiestraat is daarom een hot topic bij veel kantoren. Ik zal in deze blog de eerste 5 tips geven. Binnenkort volgen er nog meer.

1. Klanten wel of niet zelf laten boeken en meekijken

Veel kantoren laten klanten die dat willen nog zelf boeken. Op zich is dit mooi voor de klant want dit bespaart hem kosten. Voorwaarde is uiteraard wel dat hij goed kan boeken. Als er gestandaardiseerd moet worden dan is een zelfboekende klant niet altijd handig. Om goed advies te kunnen geven aan klanten is het zaak om over zoveel mogelijk klantdata te beschikken. Als je een administratiestraat dusdanig efficiënt hebt ingericht dan is het juist goedkoper om de administratieve verwerking van de klant over te nemen. Zaak is wel dat alle transacties en facturen op tijdige en efficiënte manier in de administratiestraat terecht komen. Straks zal ik hier verder op ingaan. Meekijken door klanten wordt steeds minder relevant als je dashboards aanbiedt. Dit scheelt ook aanzienlijk in kosten voor online boekhouden omdat je waarschijnlijk gebruik maakt van een ander abonnement.

2. Administratie moet real-time bij zijn

Dat een administratie real-time bij moet zijn daar zijn we het allemaal wel over eens. Misschien niet a la minute maar toch zeker wel dagelijks. Bankmutaties worden nog vaak s ’nachts automatisch ingelezen zodat de administratie aan het begin van de dag weer bij is.

3. Standaardrekeningschema en RGS

RGS (Referentie Grootboekschema) is terrein aan het winnen doordat steeds meer softwareleveranciers dit ondersteunen. Voordeel hierbij is dat deze al aan de taxonomie gekoppeld is waardoor aanlevering van SBR efficiënter kan en je dus niet meer hoeft te koppelen in een rapportagetool. Het mooiste zou zijn dat de inkoopfacturen in UBL-formaat de administratie worden ingeschoten en deze reeds voorzien zijn van een RGS-tag. Ik verwacht dat dit op zijn vroegst in 2017 van de grond gaat komen. Een standaardrekeningschema is nodig om te standaardiseren. Doe dit op een dusdanig abstract niveau dat deze voor alle administraties te gebruiken is. Werk je met verschillende branches dan is het overwegen van verschillende typen rekeningschema’s wellicht handig. Let wel dat hoe meer rekeningschema’s er actief zijn, hoe meer werk het kost om te koppelen aan de taxonomie en hoe meer tijd aan onderhoud je kwijt bent.

4. Gebruik maken van scan-en-herken

Scan-en-herken is een term waar we al jaren over spreken. Steeds meer kantoren maken hier ook gebruik van. Was de kwaliteit in het begin nog twijfelachtig en de kosten zo ongeveer 1 Euro per scan. Tegenwoordig is de kwaliteit een stuk beter en zijn de kosten aantrekkelijker. Het is niet meer nodig om de kosten van scan-en-herken naast een inboeker te leggen want de voordelen zijn substantieel. Als je een workflow inricht voor scan-en-herken dan is het straks gemakkelijk om UBL te ontvangen. Deze past naadloos in je workflow en is nog efficiënter doordat er niets gescand hoeft te worden.

5. Bankkoppelingen inregelen

De bankkoppeling vind ik zelf een no-brainer. Als ik zie hoe gemakkelijk deze te activeren is en welke voordelen dit oplevert dan schrik ik van wat ik zie bij kantoren. Allerlei ‘smoesjes’ om de koppeling niet te activeren. De één zegt dat door het beperkt aantal transacties de koppeling niet loont. De ander zegt dat de transacties het grootboek vervuilen. Wat een bullshit! Een ieder die geen gebruik maakt van een bankkoppeling moet zich schamen.

Ik zal in de volgende blog nog meer tips geven. Heb je in tussentijd vragen of ben je op zoek naar input bij de inrichting van een administratiestraat, schroom dan niet om contact op te nemen.

Mark Bisschop

DOCCO

Share This