Data verzamelen, automatisch verwerken, analyseren, controleren, toepassen, presenteren en verzenden. Wie gaat dat allemaal overzien? Jij! Als regisseur van het (financiële) dataproces. Welkom in de wereld van de accountant als dataregisseur!
In rap tempo zien we in allerlei sectoren data een hoofdrol krijgen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Voorspellende waardes en signalering worden mogelijk door standaardisatie van data en toegankelijke en beschikbare technologie. Als data het nieuwe fundament is voor andere sectoren, dan is het naïef om te denken dat dit in onze sector niet zou gaan spelen.
De kunst is om correcte data te verzamelen, kwalitatieve verwerking uit te voeren en met jouw waarborg, bijvoorbeeld digitaal ondertekend, data veilig aan te leveren aan uitvragende partijen. Maar de grootste uitdaging zit in een toepasbaar advies voor de klant. En daar zit een probleem. We hebben veel klanten waar we veel werk voor uitvoeren, maar hoe krijgen we vanuit de data een voor de klant toepasbaar advies. En dat op het moment dat het nodig is. En daarbij is elke klant uniek in haar informatiebehoefte en sturing. De sleutel in deze ontwikkeling bij kantoren is de mate van aanwezige interne kennis. Denk nu niet meteen: hoe kom ik aan mensen die dit allemaal gaan doen? Het probleem van het vinden van de juiste mensen zal zich niet oplossen. Denk daarom eerder: welke techniek gaat mij daarbij helpen?
5 IT aandachtsgebieden om je (kantoor) voor te bereiden op je rol als dataregisseur
Cloud first
Eén van de kenmerken van webapplicaties is dat data makkelijker uitgewisseld kan worden. Als dataregisseur zul je dus vooral uit deze applicaties data verzamelen. Data die nog opgesloten zit binnen je serveromgeving, of dit nu lokaal of gehost is, zal hiervoor minder makkelijk in te zetten zijn. De ontwikkeling naar webapplicaties zal zich voortzetten. Maar daar waar je binnen je eigen interne omgeving een complete beheerschil kon opbouwen fragmenteert het beheer in de cloud. Er zal dus inzichtelijk moeten worden waar de data zich bevindt hoe je deze kunt verzamelen en zeker ook hoe je deze kunt beveiligen. Door de snelle ‘ver-Saas-ing’ het van applicatielandschap, hebben steeds minder kantoren behoefte aan een eigen IT-infrastructuur. Het opzetten van een online werkomgeving vergt een andere inrichting, beheer en beveiliging. En juist op dit vlak zie ik ICT-partijen nog niet voldoende schakelen. Als dataregisseur wil jij flexibel en op afstand kunnen werken en overal toegang willen hebben tot de juiste data. Het is dus zaak om op zoek te gaan naar een ICT-partij die jou kan ondersteunen.
Digitale Identiteit
Zekerheid van data vraagt om zekerheid rondom de identiteit van die data en van de klant. Uitvragende partijen willen weten van wie deze data afkomstig is, zie dit maar als een kwaliteitswaarborg vanuit je kantoor! Gelukkig zijn er al diverse technieken beschikbaar die deze waarborgen rondom identiteit van data kunnen vastleggen. Databestanden kunnen digitaal worden ondertekend met bijvoorbeeld een beroeps- of een persoonlijk-certificaat waardoor data rechtsgeldig ondertekend is. Zo is altijd herleidbaar waar deze data vandaan komt. Deze digitaal ondertekende data (of rapporten) worden vervolgens via een laagdrempelig, maar sterk beveiligd platform aan de klant of uitvragende partij aangeboden. Als kantoor zul je dus een omgeving moet inrichten voor het centraal beheren van identiteiten voor zowel klanten als voor medewerkers. En mede doordat steeds meer gevoelige identiteitsgegevens gelekt zijn in de afgelopen jaren (datalekken en identiteitsfraude), zal het belang van beveiliging sterk toenemen.
Beveiliging & privacy
Het beveiligen van je data zul je hoge prioriteit moeten geven. Want het laatste wat je wilt als dataregisseur is dat je data gegijzeld wordt of op straat komt te liggen! Dat de prioriteit achterblijft blijkt uit een onderzoek van Microsoft over beveiliging in januari 2022: 73% heeft de standaard beschikbare MFA (Multi Factor Authenticatie) niet aanstaan! Alsof je een slot op je deur hebt, maar deze nooit gebruikt. Het ontbreekt bij veel kantoren op dit moment aan een visie op databeveiliging! Maar deze visie en bijbehorende operationele uitvoering hoort bij de corebusiness van een dataregisseur.
Automatisering
De presentatie op basis van een ‘rapport’ maakt plaats voor dynamische rapportage op basis van data. RGS, PSD2, UBL, PEPPOL, allemaal techniek die de basis kan zijn om je verwerkingsprocessen automatisch uit te laten voeren. Er zijn voorbeelden dat automatische verwerking van de administratie tot 85% al mogelijk is. Feit is wel dat dit niet binnen enkele dagen gerealiseerd is, maar dat kantoren die hier al mee bezig zijn hier wel succesvol in zijn. Als dataregisseur heb je hiervoor de hele keten nodig: de klant, maar ook de leveranciers van de klant. En het meenemen van mensen in een andere werkwijze, dat kost gewoon tijd. Dus hoe eerder je het verzamelen van data hebt ingericht hoe beter. Daarnaast kom ik binnen kantoren nog veel te veel handmatige processen tegen. En juist het automatiseren van processen binnen kantoren kan steeds beter door verdergaande standaardisatie en digitalisering in de keten en het beschikbaar zijn van laagdrempelige automatiserings-software. Als dataregisseur wil je data geautomatiseerd verzamelen en de analyse voor je laten uitvoeren. En ben je thuis in deze techniek, dan zul je zien dat je dit ook bij je klant kunt toepassen!
Data interpretatie
In de interpretatie van data zit nu juist de kennis en kunde van de accountancybranche. De toegevoegde waarde van de dataregisseur is om met data, gecombineerd met vakkennis en kennis van de klant, de klant te informeren, te adviseren en de juiste rapportages met de klant te bespreken. Van data-gestuurd naar inzicht-gestuurd. Binnen het eigen kantoor is al veel data aanwezig om hiermee te starten. Neem bijvoorbeeld interne managementinformatie of rondom administraties met tussentijdse cijferpresentatie en prognose, uitgebreid met de analyses op meta-gegevens bijvoorbeeld verwerkingstijden. Of de kwaliteitsmonitoring van de automatisch ingeboekte administraties. Vervolgens kun je data-infrastructuren opzetten waarbij administratieve-, salaris- en fiscale bronnen worden gekoppeld en gecombineerd. Hieruit kun je dan slimme triggers maken rond advies, subsidies en (fiscale) regelingen.
Verschil tussen kantoren groeit
De mate waarin kantoren invulling geven aan al deze ontwikkelingen verschilt sterk. Het valt mij op dat het deel van de kantoren dat actief bezig is met de toepassing van nieuwe technologische ontwikkelingen, een duidelijk zichtbare (technologische) voorsprong krijgt ten opzichte van andere kantoren. Het is daarom tijd om te starten met kennisopbouw van deze technieken. Je hoeft niet meteen alles toe te toepassen, maar je gaat pas zien hoe het voor je kan werken als je er mee aan de slag gaat. Dan zul je ervaren dat op deze wijze aan de slag gaan met data “je op een andere manier leert denken”. Nu starten om nieuwe technologie te ontdekken door te investeren in IT-kennis geeft over een paar jaar het verschil!
Henk Overbosch
Adviseur