0318-830376 info@docco.nl

20150709_MarkWe hebben de Accountancy Expo weer gehad! De tweede keer en ook gelijk de leukste denk ik. Vorig jaar zijn we enthousiast gestart met het organiseren van de eerste Expo. Na veel wikken en wegen besloten we dit jaar toch weer een Expo te organiseren. De uitgangspunten bleven hetzelfde: een beurs met softwareleveranciers met een beperkt aantal kleine presentatiesessies. Doelgroep blijft de ICT-beslisser van het accountants- of administratiekantoor. We hebben de opzet dit jaar naast deze uitgangspunten behoorlijk aangepast t.a.v. vorig jaar. DOCCO is van de vernieuwende concepten dus hetzelfde nog een keer herhalen was geen optie. We kozen bewust voor de Rijtuigenloods, omdat de setting perfect past bij het evenement. De organisatie van een dergelijk evenement vergt erg veel inspanning. Een tweede keer gaat natuurlijk efficiënter, maar kost nog steeds veel tijd.

Op 5 november startten we met de vorming van het concept. Een maand later stuurden we een ‘save-the-date’ naar de softwareleveranciers waar we contacten mee hebben. Dit waren er destijds ruim 200. Omdat de Rijtuigenloods op 18 juni niet beschikbaar bleek is later gekozen voor 23 juni. Begin februari is de webshop voor de exposanten live gegaan. Vanaf toen ging het direct al hard met leveranciers die zich als exposant aanmeldden. Bijzonder was ook te zien dat er in de afgelopen maanden tientallen potentiële exposanten informatie aanvroegen over een eventuele Expo deelname. Allemaal softwarepartijen die we niet in scope hadden. Begin mei hadden dusdanig veel exposanten hun deelname toegezegd dat we genoodzaakt waren om de plattegrond aan te passen om meer ruimte te creëren voor partijen die zeker nog gingen aansluiten. Hiervoor moesten twee treinwagons naar buiten gereden worden want anders was er te weinig ruimte. Op 1 juni, 3 weken voor het evenement was de Expo uitverkocht voor exposanten. Uiteindelijk deden er 57 mee. Dit waren er 17 meer dan vorig jaar. Meer stands, maar ook grotere stands. De beursoppervlakte was in 2014 nog 1.500 vierkante meter tegen dit jaar 3.000 vierkante meter.

De Special Topics Mobile en Security bleken lastig ingevuld te kunnen worden. Uiteindelijk is dit allemaal gelukt met als resultaat dat wij als DOCCO het topic Mobile zelf gingen invullen zodat we de mogelijkheden van apps aan de bezoekers konden tonen. We hadden de afspraak met onszelf gemaakt dat wij 4en (Dirk, Tom, Reindert en ondergetekende) dit jaar niet mee zouden draaien in de productie, zodat we met iedereen een praatje konden maken want dit is vorig jaar niet gelukt. Tom heeft samen met een aantal anderen het Special Topic Mobile ingevuld. Tom moest dus alsnog flink aan de bak. Gezien de drukte en het succes meer dan hulde hoe Tom dit heeft ingevuld!

Tot 23 april kon iedereen zich gratis aanmelden als bezoeker. Hierna kon dit alleen met exclusieve actiecodes die met name door de partners van het evenement werden verspreid onder hun relaties. Al vrij snel was duidelijk dat we het aantal aanmeldingen van vorig jaar zouden overtreffen. Uiteindelijk zijn we uitgekomen op meer dan 1.100 aanmeldingen inclusief exposanten en crew. Leuk was ook het radiospotje op BNR Nieuwsradio welke vanaf begin juni te horen was. Het voordeel van een tweede keer organiseren van de Expo is dat we beter wisten wat ons te wachten zou staan. Daags voor het evenement was de conclusie dat we er echt klaar voor waren! De voorbereidingen zijn uitgevoerd door een groot team van ongeveer 20 mensen. De organisatie was door de bijdrage van onder andere VinkeVision een stuk professioneler. Eigenaar van VinkeVision Henri Vinke, was tijdens de Expo eindverantwoordelijke. Dit gaf ons zeker een goed gevoel zodat we de productie ook goed los konden laten. De toegangskaarten werden opgestuurd naar de bezoekers. Deze kaarten leken op treinkaarten, maar duidelijk is volgens mij wel dat dit geen toegangsbewijs is voor reizen per trein. Gek was dan ook de mail die we daags voor de Expo ontvingen van iemand die vroeg of je er mee kon treinreizen. We antwoordden dat dit niet de opzet was en dat de NS dit natuurlijk niet zou accepteren.

Hoe heb ik de Expo zelf beleefd? Een Crew van 35 mensen zonder dat ik in de productie mee ging draaien. Ik was dus ambassadeur. Voor de verandering was ik eens nergens verantwoordelijk voor. Fijn was wel dat we het meeste al daags voor de Expo konden opbouwen. Vroeg maar relaxt opstaan om op tijd in Amersfoort te zijn. Ik kwam rond half 9 aan. Gelijk werd ik opgevangen door de crew want er waren behoorlijk wat manschappen aangerukt om de exposanten te helpen met sjouwen. Ik had weinig te sjouwen dus dat was niet nodig. Een rondje over de beurs, de laatste laptops voorzien van de presentaties voor de subsessies, een praatje hier, een praatje daar. Veel bekenden dus voor ik het wist was het half 12. Nog snel even het kostuum aangetrokken. Half 12: de deuren gaan open en het is direct druk. Doordat het buiten regende hadden veel mensen zich al verzameld voor de registratiebalie. Overal waar ik keek stonden bekenden. Ik heb lang niet iedereen gesproken die ik wel even had willen spreken. 12 uur: Fouk doet de aftrap met de woorden: ‘Welkom op het DOCCO event!’, uh…de Accountancy Expo, maakt niet uit! De aftrap was meteen goed. Direct een volle zaal en een enthousiast verhaal van Fouk. Hierna was het de beurt aan Yuri van Geest. Hij had toch wel een overduidelijk boodschap voor accountants dat wachten met innoveren geen optie is! Uiteindelijk is de rest van de middag als een roes aan me voorbij gegaan. Ik heb helaas niks meegekregen van de BNR live uitzending, geen presentaties gezien, niet bij de special topics kunnen kijken en ook lang niet alle exposanten gezien, laat staan gesproken. Fantastisch was de sfeer en beleving die te proeven was op de Expo. Leuke gesprekken gevoerd met enthousiaste mensen. Echt trots om te merken dat er geen gekke dingen zijn gebeurd en dat de crew haar werk fantastisch heeft uitgevoerd. Ik vond het soms lastig om me er niet mee te bemoeien want dit was totaal niet nodig. Dat is het aard van het beestje laten we maar zeggen. Mijn tijdsbesef was totaal zoek. De Expo is werkelijk voorbij gevlogen. Het afbouwen ging ook als een trein zodat we rond half 8 alweer weg konden met een bus vol spullen welke we nog op ons kantoor in Veenendaal moesten afleveren. Werkelijk elke exposant die ik sprak was enthousiast over hoe de dag was verlopen. Goede gesprekken en mooie resultaten. Ik heb zo ongeveer 30 keer de vraag gekregen of er volgend jaar nog een Accountancy Expo zal komen. Ik moest het antwoord schuldig blijven want ik wist het echt nog niet. Het is bizar om te merken wat we in die twee jaar met z’n allen hebben neergezet!

Eenmaal in Veenendaal aangekomen, hebben we alle spullen uitgeladen en natuurlijk direct al even kort de Expo beschouwd onder elkaar. Uiteraard kwam de vraag op tafel of we ons een derde Expo op onze hals moesten halen. We zijn geen evenementenbureau maar we krijgen hier wel een enorme bak energie van. Andere kant van de medaille is wel dat het ons erg veel tijd kost die we natuurlijk ook aan andere en misschien nog wel leukere dingen kunnen besteden. De positieve reacties bleven op Twitter binnenkomen. Tijdens de Expo stonden we met de hashtag #accexpo zelfs even op de derde plaats als trending topic.

Uiteindelijk was ik zo rond een uurtje of 11 thuis. Moe maar zeer voldaan, en trots natuurlijk! De volgende dag had ik mezelf een relaxte dag gegund. Relaxt opstaan, beetje grasmaaien je kent het wel. Natuurlijk kwamen er veel reacties binnen, bijna allemaal louter positief. Eén bericht wil ik er nog even uitlichten. Ik had het al eerder over het toegangsbewijs waar sommige mee wilden treinreizen. Nou, dit is ook echt gebeurd! Er is een bezoeker welke eerste klas heeft gereisd. Op de heenweg is zijn ticket schijnbaar geaccepteerd als geldig vervoersbewijs door de conducteur. Op de terugweg is hij echter ‘tegen de lamp gelopen’ met als resultaat een boete van € 35 omdat zijn kaart niet als geldig was…tsja….wij zijn dan ook wel weer zo om dit voor hem te betalen…volgend jaar weer een Expo? Wie weet, ik heb er in ieder geval zin in!

Mark Bisschop

Share This