0318-830376 info@docco.nl

Veranderen is en blijft lastig. Van origine willen we het graag doen op de manier die ons vertrouwd is en dat is ook logisch. Dat geeft ons houvast en zekerheid over wat er gaat gebeuren, zeg maar een stukje veiligheid. De ontwikkelingen om ons heen en ook zeker in onze branche gaan echter zo snel, dat afwachten geen zin heeft. Ben je aan het digitaliseren en standaardiseren, dan ben je goed bezig! Er is echter één grote valkuil. De meeste processen zijn niet te digitaliseren en standaardiseren, je moet ze echt opnieuw inrichten! Ik zal een aantal voorbeelden behandelen waarin ik zie, dat het stelselmatig mis gaat bij kantoren en hoe je hiermee om kunt gaan.

Denken in journaalposten is achterhaald

Toen ik Accountancy ging studeren, een jaar of 15 terug leerde ik boekhouden met het boek ‘Boekhouden geboekstaafd’. De basis die ik toen heb geleerd is prettig en nog vrijwel dagelijks nuttig in de dingen die ik doe, maar boekhouden an sich is nu toch passé? Hetzelfde boek is nu nog steeds volop verkrijgbaar wat aangeeft, dat de toekomstige generatie opgroeit met de welbekende dagboeken. Door mogelijkheden als bankkoppelingen, UBL-facturen, RGS, no-hands accounting heb je toch niks meer te zoeken in een dagboek? En ja, af en toe wil je een correctie kunnen maken. Een kwestie van daar iets erbij en daar iets eraf. De uiteindelijk output van alle transacties zal beoordeeld en gepresenteerd moeten worden in wat voor vorm en waar dan ook. De weg hier naartoe kan voor minimaal 99% volautomatisch. Blijf dus niet denken in journaalposten en dagboeken. Denk bij het voeren van een administratie aan hoe je dit zo efficiënt mogelijk kunt doen en laat los hoe je dit voorheen deed.

SBR Jaarrekening randvoorwaarde

Deponeren via SBR doen we al een aantal jaren, maar dit gaat niet van harte. Ik hoor zo vaak dat er kosten gemaakt moeten worden om via SBR te kunnen deponeren en dat dit niks oplevert. Sterker nog, het kost meer tijd volgens een aantal mensen. Logisch als je het rapportageproces niet opnieuw inricht! Een jaarrekening opstellen in het rapport zoals je altijd al deed (inclusief toeters en bellen) en uiteindelijk een publicatiestuk omzetten naar SBR is inderdaad een extra stap in je proces en gaat je alleen maar extra tijd en geld kosten. SBR dwingt je de jaarrekening ook in SBR op te stellen op basis van de taxonomie. De jaarrekening wordt dan wel heel standaard. Willen accountants dat? Meestal niet: “want dan kan ik me niet meer onderscheiden” is vaak de gedachte. Met deze instelling ga je het op lange termijn zeker niet redden. Wees bereid de jaarrekening te standaardiseren op basis van SBR. Hiermee zorg je er enerzijds voor, dat het publicatiestuk daadwerkelijk een afgeleide is van de jaarrekening en je dus niet voor het feit komt te staan, dat de jaarrekening zaken bevat die niet of op dezelfde wijze terugkomen in het publicatiestuk. Anderzijds is het steeds beter mogelijk een gestandaardiseerde jaarrekening te genereren op dusdanige wijze dat je dit echt als commodity aan kunt bieden naar je klanten. Ik blijf hierin nog steeds bij het standpunt zoals opgenomen in mijn scriptie uit 2009: “Ik denk zelfs dat er straks geen uitstelregeling meer is. ….. Door XBRL zijn de processen zo versneld, dat we geen jaar meer achter hoeven te lopen.”

Digitaal ondertekenen

Documenten en rapporten worden steeds vaker digitaal uitgewisseld met klanten. Deze stukken worden ook steeds vaker digitaal ondertekend. De manier waarop dit gaat, verdient niet altijd de schoonheidsprijs. Vaak worden bestaande processen inclusief printkamer en/of secretariaat ingezet als sluitstuk voor dit proces. Bij het ene kantoor worden de op papier getekende stukken ingescand, getekend en gemaild en bij het andere kantoor wordt het plaatje van de handtekening van de desbetreffende ondertekenaar door het secretariaat in de PDF geplakt. Compliant en professioneel is dit allerminst. Het is hierin raadzaam te kijken naar een geïntegreerd proces waarin je de ondertekenaar zelf laat ondertekenen en hem de regie laat houden over het gebruik van zijn eigen handtekening. De ontvanger van de handtekening wil immers kunnen valideren of de handtekening rechtsgeldig is. Dit kan hij doen met bijvoorbeeld Adobe wanneer er een elektronische handtekening is gezet. Oplossingen als PKIsigning en Validsign voorzien hierin. Zorg er bij de implementatie van dit soort oplossingen wel voor, dat de processen opnieuw worden ingericht. De rol van bijvoorbeeld het secretariaat wordt een andere dan we gewend zijn.

Mark Bisschop

Mark Bisschop

Adviseur

Share This