De administratiestraat is meestal het belangrijkste productieproces binnen een administratie- of accountantskantoor. Daar zie ik dan ook veel technische ontwikkelingen en een mooi beschikbaar cloud-based applicatielandschap. Toch zie ik in de praktijk ook nog steeds ‘te veel’ handmatig boekwerk. We hebben daarvoor dan allerlei smoesjes om het niet verder te automatiseren, zoals:
- Ja maar, de klant wil het niet anders aanleveren
- Ja maar, het kost me meer tijd om het te automatiseren dan te verwerken
- Ja maar, deze klant wil geen gestandaardiseerde administratie
- Ja maar, enzovoorts…
Als we het dan hebben over standaardisatie dan vinden we dat nog vaak lastig. Dat komt mijns inziens vooral omdat we nog niet veel doen met de gestandaardiseerde output. Ons brein is zo gewend in het maken van uitzonderingen, dat we altijd wel iets vinden dat niet binnen de standaard past. Nu personeel schaars is, heb je de kans om je administratiefabriek echt te gaan automatiseren en robotiseren. Maar hoe doe je dat dan? (En zeg nu niet ik heb hier geen tijd voor….)
1. Maak het belangrijk!
Mijns inziens is een goede administratiestraat dus het belangrijkste productieproces. Maak dit ook belangrijk in je organisatie en maak er niet het ondergeschoven kindje van, omdat men vindt dat dit ‘dom’ werk is. Ik ben er namelijk van overtuigd dat als je dit goed doet en gestandaardiseerd, dat het maken van het boekje met als titel jaarrekening een fluitje van een cent is en dat je het gratis weg kunt geven. Ja, ik weet het. Je moet aan een aantal dossierformaliteiten voldoen, maar als je administratie tiptop is zijn die formaliteiten zo gepiept. Een van die formaliteiten is WWFT, opdrachtaanvaarding en dat kun je natuurlijk ook al aan de voorkant regelen en automatiseren. Niet pas doen als je het boekje – jaarrekening gaat samenstellen.
Genoeg over de samenstelfabriek terug naar de administratiefabriek. Hoe richt je deze nu efficiënt in. Ik geef jullie nog meer tips en ik hoop ook vooral dat jullie je eigen tips hieraan toevoegen.
2. Standaardiseer je administratie en maak maximaal gebruik van standaarden
Standaardiseer je rekeningschema en koppel dit aan RGS. Zorg ervoor dat je een template voor je administratie hebt ingericht waarin je een geminimaliseerd en gestandaardiseerd rekeningschema hebt ingericht en dit correct hebt gekoppeld aan RGS. Ik zie in de praktijk nog vaak dat men de essentie van RGS niet snapt, er niets mee doet en het dus ook nog niet echt geadopteerd is. Mocht je nou echt met RGS aan de slag willen en er echt iets van willen snappen ga dan snel naar www.stipac.nl en Boekhoudplaza.nl – Boekhoudplaza, platform van Onderzoeksbureau GBNED
Het voordeel van een gestandaardiseerd rekeningschema is dat ik de KPN-facturen (telefonie) bij alle klanten op RGS code WBedKanTef geautomatiseerd kan laten boeken.
Zorg er verder voor dat je maximaal inzet op standaarden zoals: RGS, PSD2, UBL, Peppol en XBRL.
3. Maak gebruik van alle opties in je administratiepakket
Veel kantoren houden buiten de administratie om nog veel sub-administraties bij. Uiteraard zorg je voor een PSD2 bankkoppeling, maar denk hierbij ook aan de Materiele Vaste Activa Staat, btw-rondrekeningen, Rekening-courant verhoudingen en het genereren van bijvoorbeeld de verkoopfacturen. Ja, dat doen nog steeds veel bedrijven in Excel. Waardoor debiteurenbeheer een ramp kan worden en je nog veel tijd kwijt bent aan het afletteren van je bankmutaties.
4. Haal alles uit een pre-accounting applicatie
Kies voor een goede ‘pre-accounting’ oplossing die de inkomende facturen gerobotiseerd en gestandaardiseerd kan verwerken. Tegenwoordig zijn er wel meer dan 20 verschillende softwareoplossingen die zeggen dat ze dit kunnen, maar of ze allemaal even effectief zijn dat betwijfel ik. Als ik een selectie voor een pakket moet maken en het gaat om het maximaal robotiseren van mijn administratie let ik op o.a. de volgende zaken:
- Kan ik boekingsregels instellen over meerdere administraties heen?
- Heb ik inzicht (liefst met efficiency rapportages) over meerdere administraties heen?
- Moet ik een factuur openen voordat ik hem kan verwerken of heb ik een dashboard waarin ik kan boeken, zodat ik alleen bij de uitval in het factuurscherm moet?
- Ondersteund het platform UBL en Peppol?
- Kan het pakket boekingen automatisch verrichten?
Verder zou ik ervoor zorgen dat alle klanten een inkoopfacturen@bedrijf.nl e-mailadres hebben waarna ze alle inkoopfacturen automatisch kunnen forwarden, zodat deze direct in de pre-accounting software terecht komen.
5. Maak maximaal gebruik van API-koppelingen
Wat ik in de praktijk ook nog vaak tegen kom is dat men niet voldoende gebruikt maakt van de beschikbare koppelingen van branchesoftware of andere software die leiden tot boekhoudkundige mutaties. De salarisadministratie is vaak wel nog gekoppeld voor het automatisch doorzetten van de loonjournaalpost, maar daar houdt het vaak ook mee op. Kansen zijn er nog genoeg voor het realiseren van Webshop, Kassa, CRM en andere koppelingen. Breng de systemen en processen van een klant goed in kaart die leiden tot boekhoudkundige transacties en koppel deze direct via de API aan elkaar. Dat scheelt ook weer handwerk en interpretaties van collega’s die leiden tot afwijkingen van de standaard.
6. Train je teamgenoten en klanten
Dit is misschien wel de allerbelangrijkste factor. Het trainen van je teamgenoten en klanten in ‘digitale vaardigheden’, uitleggen van de toegepaste standaardisatie en het waarom hierachter is cruciaal voor de adoptie en de efficiency van je administratiefabriek. Help je klanten op weg met een strak ingericht onboardingsproces, geef inzicht in het verwerkingsproces en hun bijdrage hierin. Je teamgenoten moeten een mindset hebben waarin ze handmatige handelingen signaleren, melden en oplossingen hiervoor aandragen. Zo blijf je samen continue streven naar verbeteringen en het implementeren van kansen.
7. Kies voor één gestandaardiseerde output
Natuurlijk streef je ernaar om je klanten realtime inzicht te geven met prachtige management dashboards. Maar ook hier begint het qua efficiency met één mooie standaard. Wanneer je RGS goed hebt toegepast en gebruik maakt van een RGS mapping in je dashboards kun je een template maken die je over al je klanten direct kunt toepassen. Je kunt dan ook nog eens analyses maken over de administraties heen die kunnen leiden tot benchmarking, voorspellingen en het identificeren van kansen voor je praktijk. Oh ja, ga uiteraard ook voor een gestandaardiseerd boekje – jaarrekening op basis van RGS, zodat je daar heel snel mee klaar bent (die mooie uitgebreide toelichtingen leest je klant echt niet meer hoor).
8. Blijf met een lean bril kijken naar je processen
De theorie van Lean Six Sigma wordt al jaren effectief toegepast in fysieke productieprocessen, maar ik ben van mening dat je ook de administratiefabriek lean moet inrichten met de hiervoor genoemde stappen. Dat je continue moet blijven kijken naar verbeteringen en het elimineren van effecten. Het helpt dan om een efficiency dashboard in te richten waarin je een aantal KPI’s opneemt die je hier inzicht in geven. Denk hierbij aan:
- Verwerkingstijd per inkoopfactuur
- Verwerkingstijd per bankmutatie
- Aantal handmatige boekingen per administratie
- Aantal mutaties per uur per medewerker
- Aantal afwijkingen toegepast standaard rekeningschema per administratie/medewerker
Maak van het streven naar continue verbetering onderdeel van de cultuur van je bedrijf. Lean Sig Sigma kan je hierbij helpen. De DMAIC-elementen van lean zie je hieronder. 
Ik hoop je hiermee inzicht te hebben gegeven in mijn visie op een efficiënte administratiefabriek en ben erg benieuwd naar jouw mening. Heb je nog tips en tricks deel ze vooral. Want ik denk dat je het leven zoveel makkelijker kunt maken door echt te automatiseren en robotiseren. Daardoor kun jij je richten op wat je echt leuk vindt om te doen zoals het sparren met je klanten over de informatie die voortvloeit uit je administratiefabriek.
Mitchel Klaassen
IT-adviseur
mitchel@docco.nl