0318-830376 info@docco.nl

Het voorjaar is, helaas eigenlijk, nog altijd een drukke tijd voor menig kantoor. Wellicht heb je daarom helemaal geen tijd voor ‘10 stappenplannetjes’. Toch zou ik deze niet aan je voorbij laten gaan. Er zijn namelijk een aantal belangrijke stappen die je moet regelen of tenminste voorbereiden de komende tijd. Hele kleine, praktische, maar essentiële taken. Waar je misschien aan voorbij gaat. Ik zet ze voor je op een rij:

  • 1. BTW omnummering in je softwarepakket? In elk geval de factuursjablonen aanpassen.

Naar aanleiding van het verwerkingsverbod van de Autoriteit Persoonsgegevens, waarbij duidelijk is gemaakt dat het BSN-nummer geen onderdeel mag uitmaken van het btw-identificatienummer van zelfstandigen, is de belastingdienst aan de slag gegaan. Een commissie heeft dit uitgezocht en adviseert een separaat btw-identificatienummer. Kort en bondig: alle eenmanszaken in Nederland krijgen voor 1 januari 2020 een nieuw btw-identificatienummer. Het nieuwe nummer wordt einde van dit jaar verstrekt en dient per 1 januari 2020 te zijn toegepast.

Help! Moeten we dit dan aanpassen in al onze softwarepakketten zoals CRM, administratie en klantportalen? Met alle conversiewerkzaamheden van dien? Nee, daar lijkt het (nog) niet op. Het nieuwe nummer komt er aanvankelijk namelijk naast te staan. Het is alleen bedoeld voor publicatie op facturen en websites (en Europese afrekening). In de communicatie met de belastingdienst mag nog het oude nummer worden aangehouden. De fiscus zal zelf voor de nodige ‘mapping’ zorgen tussen het oude en het nieuwe nummer. Voor nu dien je er in elk geval voor te zorgen, dat je de ondernemer gaat helpen bij de aanpassingen, bijvoorbeeld op het factuursjabloon. Voor software waar dit factuursjabloonveld automatisch correspondeert met het ‘oude-btw-nummer’ is er ook een beetje werk aan de winkel.

  • 2. Als je dacht dat je net klaar was: een periodieke herijking van de AVG-maatregelen

Waarschijnlijk heb je de voorbereidingen, na de gewenningsperiode van twee jaar voor het van kracht worden van de AVG nog maar nét afgerond. Of ben je er nog steeds mee bezig. Het afgelopen jaar was hard werken voor veel kantoren. De (media)rust die nu heerst rond de AVG doet vermoeden, dat dit hoofdstuk gesloten kan worden. Waar de toepassing van de AVG naar de praktijk soms is verworden tot een ‘kunstje’ slaat het de plank mis: de invoering is in essentie bedoeld om meer in control te zijn. En dat is een doorlopende exercitie. Ondertussen adresseert de NBA het in toetsingen en kwam de Autoriteit Persoonsgegevens recent met concreet boetebeleid.

Twee aspecten bijvoorbeeld, die je doorlopend of periodiek goed moet onderhouden:

  • Het verwerkingsregister. Het gemak en de snelheid waarmee we nieuwe gegevensverzamelingen starten of andere leveranciers inzetten binnen ons kantoor, zorgt ervoor dat er veel onderhoud is voor het register.
  • Het evalueren van de technisch en organisatorische maatregelen. Bij verwerkingen die langere tijd voortduren is het essentieel om te evalueren of de genomen maatregelen in de huidige situatie nog steeds passend zijn. Veel kantoren hebben zichzelf een jaartermijn gesteld voor het “op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.” (Artikel 32, lid 1). Een prima termijn en in dat geval werk aan de winkel.
  • 3. Klanten moeten UBL’s kunnen sturen naar de decentrale-overheid

Vanaf 1 januari 2017 is het al verplicht geworden voor Rijksoverheid om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Omdat niet alles en iedereen daar klaar voor was is er een backdoor gecreëerd (leveranciersportaal). Enfin, inmiddels zijn we al weer wat verder in tijd en begint e-facturatie steeds meer gemeengoed te worden. En dat is maar goed ook, nu ook de decentrale overheden en aanbestedende diensten per 18 april aanstaande verplicht klaar moeten zijn om e-facturen te ontvangen en verwerken. Een aansluiting op het netwerk van SimplerInvoicing lijkt hierbij de ideale route om e-facturen aan te bieden. Dubbelcheck nog even bij je klanten of het facturatiepakket de juiste (UBL)-output geeft en op het netwerk is aangesloten!

  • 4. Eherkenning, verhoging betrouwbaarheidsniveau en ketenmachtiging

De meeste kantoren hebben al een brief van het UWV ontvangen waarin is aangekondigd, dat er vanaf 1 november 2019 alleen nog maar met eHerkenning kan worden ingelogd op betrouwbaarheidsniveau 3. Dit alles nadat de Autoriteit Persoonsgegevens het UWV een last onder dwangsom heeft opgelegd om het UWV-portaal beter te beveiligen. Help jij klanten met UWV-gerelateerde vraagstukken en ziek- en hersteldmeldingen? Dan heb je de komende tijd wat te regelen! Overigens zal dit betrouwbaarheidsniveau (genaamd substantieel) voor meer overheidsdiensten gaan gelden. Let er daarbij op, dat als je zaken voor je klant wilt kunnen regelen, je beiden gebruikt maakt van een certificaatdienstverlener die ketenmachtiging ondersteunt. Zie voor een overzicht: https://www.eherkenning.nl/inloggen-met-eherkenning/leveranciers/leveranciersoverzicht en scroll naar niveau 3.

  • 5. Je bankkoppelingen gaan verlopen!?

We hebben en krijgen dit jaar te maken met PSD2. Deze nieuwe wet beoogt kortgezegd de exclusiviteit van transactieverwerking bij de banken weg te halen. Hierdoor dienen fintechs de ruimte te krijgen om te innoveren. Betalen en boekhouden zullen dus geen gescheiden toepassingen meer blijven. Om gegevens te delen dient er wel altijd toestemming gegeven te worden aan de wederpartij. In de meeste gevallen zelfs uitdrukkelijke toestemming, alleen voor rekeninginformatiediensten niet (wel ophalen van transacties, geen betalingen). In die gevallen stemt een relatie in met de dienst en is de autorisatie 90 dagen geldig. Deze zal wel steeds vernieuwd moeten worden. Voor zover ik nu begrijp, en vul me aan als je meer weet, zullen de huidige automatische bankkoppelingen onder dit regime vallen. Voor het kantoor zou het dan belangrijk worden om een register met vervaldata te onderhouden of hiervoor workflows in te stellen.

  • 6. De SBR Jaarrekening voor de bank

Deze zesde, die eigenlijk nog niet in rijtje van ‘moeten’ thuishoort, mag niet ontbreken. Het gaat om het indienen van de SBR Jaarrekening op het SBR Nexus platform. “Wat?” hoor ik je denken. Vroeger stuurde je de kredietrapportage via de BIV naar SBR Banken, dat doet vast een belletje rinkelen. Dat kon echter niet op zoveel draagvlak rekenen van intermediairs. Ondanks dat dat al prima technisch kon: reeds in 2012 was ik betrokken bij een kantoor die 100 kredietrapportages in drie maanden wist aan te leveren. Enfin, na jaren van duwen en trekken is er nu gelukkig een nieuwe koers uitgezet (met o.a. de nieuwe naam SBR Nexus). Door het aanleveren van de jaarrekeningen moet nu ook het proces voor de kantoren eenvoudiger worden. Caseware en Unit4 trappen deze maand af met een Webinar om de werking uit te leggen en de eerste reviews zijn positief. Niet alleen de top-30, maar ook andere kantoren bereiden zich inmiddels voor op deze aanleverwijze. Zorgt dat je ook je eigen proces hierop aanpast. Banken hebben inmiddels brieven gestuurd naar ondernemers met het verzoek de SBR Jaarrekening aan te leveren.

Reindert Doorn

Reindert is adviseur bij DOCCO, een innovatie- en adviesbureau dat accountantskantoren helpt bij het optimaal inzetten van ICT.

Als je aanvullingen hebt op deze blog, geef ze gerust door!

Heb je vragen over een van deze onderwerpen of wil je hulp in de praktijk?
Neem contact op met een van de adviseurs/consultants van DOCCO!

Share This