0318-830376 info@docco.nl

Tips voor ICT 2018 (en 2019)

Ik spreek veel kantoren die allerlei plannen hebben, maar vaak zo veel tegelijk willen dat ze aan een eerste stap niet toekomen. Daarom even een paar tips voor komend jaar om je door ICT te laten ondersteunen in de doelstellingen die je als kantoor nastreeft.

Tip 1: Stel je ICT-strategie op en maak een concreet ICT plan voor 2018

Een ICT strategie helpt je om je uitgangspunten duidelijk te hebben. Een helder doel waarom je je ICT-keuzes maakt, gebaseerd op je kantoorstrategie. Een concreet plan geeft vervolgens inzicht welke stappen je gaat nemen. Je kunt niet alles tegelijk, maar een plan helpt je om stap voor stap in beweging te blijven. En dat is zeker nodig in deze tijd!

Tip 2: Zoek de efficiëntie op

Uit cijfers van eind 2017 bleek dat pas 4% van de inkoop in administraties verwerkt wordt via scan/herken. Deze techniek, die als cloudoplossing al zo’n 7 jaar bestaat en offline al veel langer, blijkt in de praktijk nog maar bar weinig te worden toegepast. Datzelfde geldt voor bankkoppelingen (check een hoeveel er echt gekoppeld zijn), elektronisch factureren naar uw klanten maar ook voor de VIA. Vraag bijvoorbeeld voor al je klanten de VIA aan, zo heb je alle basisgegevens die je als controlemiddel kunt gebruiken of als de klant niet tijdig aanlevert je kunt uitgaan van deze gegevens en tijd bespaard om gegevens op te vragen. En hoe verstrek je output (rapporten) aan je klant? Wij komen dagelijks nog zoveel papierstromen tegen. Pak in 2018 eens door en begin met het uitbannen van deze tijd- en papier vretende processen…..

Tip 3: Laat de systemen voor je werken en inzicht geven

Analyse-tools die je administratie monitoren, monitoring tools die je proces inzichtelijk maken, ubl-facturen die via het facturatienetwerk (PEPPOL) verzonden en afgeleverd worden en op regelniveau geboekt kunnen worden. Ik kan nog wel even doorgaan, maar dit is geen toekomst meer. De beschikbare tools zijn goed inzetbaar op je kantoor. Maar ja, dan moet je wel investeren. Geen budget? Zomaar een idee: zet (een deel van) je omzetgroei eens in voor innovatie en training van medewerkers!

Tip 4: Cloud en virtuele werkplekken

De markt voor cloudapplicaties is volwassen aan het worden en de mogelijkheden die aan de cloudapplicaties worden toegevoegd zijn langzaam zichtbaar. Denk aan bijvoorbeeld de inzet van machine learning waarbij in administratieve pakketten op basis van de big data automatisch een boekingsvoorstel doen of zelfs kunnen boeken (als je dat aandurft…). Maar voordat je deze nieuwe techiek wilt inzetten zijn er de “basis-cloud-applicaties” die voldoende functionaliteit bieden om de stap naar de cloud te zetten. Voor de beveiliging van je cloud omgeving zijn ondertussen ook diverse mogelijkheden beschikbaar, van een uitbesteedde virtuele werkplek tot een beveiligde centrale login-omgeving, ook in de cloud natuurlijk.

Tip 5: Digitaal samenwerken met de klant

2018 wordt het jaar van verdere stappen in het online samenwerken met de klant. Alleen al uit het oogpunt van de AVG is het zinvol om via een beveiligd platform stukken met uw klant uit te wisselen. Software die je hierbij kan helpen zijn bijvoorbeeld een portaal, attatchingit, cyptshare of zyvver. Daarnaast levert het accorderen van stukken door de klant via een portaal voor zowel de klant als uw kantoor veel voordelen op.

Tip voor 2019: het einde van ISDN 

het einde van ISDN Nog een laatste aandachtspunt betreffende telefonie: in 2019 wordt ISDN uitgefaseert. Maak je nog gebruik van ISDN kijk dan in 2018 eens rond naar de nieuwe oplossingen die beschikbaar zijn. En vraag je af hoe je telefonie inzet voor de klant en binnen kantoor. Een koppeling met je CRM lijkt mij geen overbodige luxe in een tijd waarin je steeds meer inzicht wilt krijgen op je klanten.

 

Wil je verdere praten over invulling van deze tips? Bel me gerust: 06 23353387.

 

Auteur: Henk Overbosch, Docco

Share This