0318-830376 info@docco.nl

Nog een paar maanden en dan zullen we publicatiestukken via SBR moeten deponeren. Dit betekent dat elk accountants-, administratie of advieskantoor moet beschikken over SBR-software. In deze blog ga ik in op de 3 belangrijkste aandachtspunten die spelen bij aanlevering van SBR-publicatiestukken. Deze aandachtspunten zijn op elke intermediair van toepassing die publicatiestukken opstelt voor haar klanten.

1. Aanlevering met jouw kantoorcertificaat betekent aanpassing van proces en voorwaarden

Wanneer jij de publicatiestukken opstelt voor je klanten dan kan je klant niet aanleveren en neem jij deze verantwoordelijkheid van hem over. Wanneer het publicatiestuk gereed is, dient deze te worden aangeleverd bij de Kamer van Koophandel via Digipoort. Voor aanlevering maak je gebruik van het PKIoverheid services server certificaat, welke je waarschijnlijk reeds gebruikt voor het versturen van aangiftes via SBR. Door de aanlevering met je kantoorcertificaat faciliteer je de zijn aanlevering. In de praktijk zie je nog vaak dat de papieren variant aan de klant wordt verstrekt met het verzoek deze z.s.m. te deponeren bij de KvK. Deze systematiek werkt met SBR dus niet meer. Mogelijk dat er iets in de voorwaarden naar je klant moet worden aangepast.

2. Akkoord klant geborgd?

Nu je verantwoordelijk bent voor de aanlevering naar Digipoort is het des te belangrijker dat de klant akkoord heeft gegeven alvorens de rapportage wordt aangeleverd. Hoe borg je zoiets? Het valt me op dat kantoren hier verschillend me omgaan. Het ene kantoor geeft aan dat zij aan de voorkant een machtiging heeft ontvangen van haar klant waarin staat dat ze alles mogen aanleveren namens deze klant. Het andere kantoor vraagt per post een akkoord. Weer een ander kantoor biedt de SBR-rapportage aan via een klantenportal. Nadat de klant akkoord heeft gegeven, wordt de rapportage vervolgens direct verzonden naar Digipoort. Uiteraard met het certificaat van het kantoor. Persoonlijk vind ik de laatste oplossing de meest logische. Bij een elektronische aanlevering lijkt het voor de hand om elektronisch akkoord van de klant te vragen. Dit is efficiënter en uiteindelijk ook een stuk goedkoper. Steeds meer leveranciers bieden functionaliteit om klanten online te laten goedkeuren.

3. Hoe ga je om met status- en retourinformatie

Na aanlevering van de SBR-rapportage wil je ook zeker weten dat de rapportage goed is aangekomen. Bij aanlevering van SBR-publicatiestukken kun je aan twee zaken zien dat de aanlevering succesvol heeft plaatsgevonden. In de eerste plaats moet je de zogenaamde statusinformatie bij Digipoort opvragen. Als deze de eindstatus 500 bevat (“Validatie bij de uitvragende partij gelukt”) dan is de jaarrekening succesvol door de KvK geaccepteerd. De tweede manier waarop je kunt zien dat de deponering geslaagd is, is door het ontvangen van een gerenderde SBR-rapportage in het PDF-formaat. Om dit te ontvangen moet het e-mailadres van de contactpersoon worden ingevuld. Welk adres vul jij hier in? Een algemeen info adres of het e-mailadres van diegene die hem opstelt, of van de klant? Om er zeker van te zijn dat de aanlevering succesvol heeft plaatsgevonden is het handig te checken dat de PDF is ontvangen. Is het een goed idee om deze PDF op te slaan in het dossier?

Hoe ver ben jij?

Niet iedereen is al productief met het aanleveren van SBR-publicatiestukken. De één heeft nog geen software, de ander is bezig met de inrichting van het werkproces inclusief online accordering. Er zijn er ook die nog tegen issues aanlopen of die niet weten waar te beginnen. Hiervoor hebben we onlangs het Meldpunt SBR gelanceerd. Dagelijks komen hier meldingen binnen. Naast software en proces gaan de medewerkers en klanten ook iets merken de komende periode.

Is jouw proces nog niet volledig SBR-proof? Dan daag ik je uit te komen sparren op 29 september aanstaande.

Mark Bisschop,

DOCCO

Share This